Senior Grants Specialist / Spécialiste principal des subventions

DAI Global is implementing a five-year, USAID program in West Africa. The program supports the efforts of West Africans to address the risks of instability from democratic backsliding and from conflict, and prioritizes targeted governance, conflict and violence prevention, peacebuilding, and preventing and countering violent extremism (P/CVE) interventions across the region. The program will engage with regional partners, and with governments and non-government institutions to address causes of fragility, and focus on good governance approaches, conflict prevention and response, and P/CVE interventions across select target countries in the Sahel and across Coastal West Africa.

Position Description

The Senior Grants Specialist will play a pivotal role in managing and implementing the project’s grants guided by the project’s annual work plan. The Senior Grants Specialist will support the design and management of the grants under contract (GUCs) funds. S/he will be responsible for adherence to the project’s Field Operations Manual (FOM), USAID regulations, contract requirements and limitations, grant policies, procedures, controls, and reporting systems. The individual will proactively coordinate with all staff on planning and implementing grants through open communication, proactive market research, and price analysis. S/he will report to the Grants Manager.

• PERIOD OF PERFORMANCE: 2023 – life of project (5 years)
• MAXIMUM LEVEL OF EFFORT: LTTA
• BASE OF OPERATIONS: Ghana, Cote d’Ivoire, Burkina Faso, Niger, Togo or Guinea
• POSITION REPORTS TO: Grants Manager

Tasks and Responsibilities

Planning and Implementation

• Assist the Grants Manager in overseeing grants management.
• With the Grants Manager ensure that all grant activity follows the approved Grants Manual and complies with all regulations, policies, and procedures.
• With guidance from the Grants Manager, develop and implement the project’s grants manual.
• Participate in work planning and activity planning to align the grants program with overall project activities.
• Lead the development of timeline and details required for any activities needing grants; conduct market research and price analysis in coordination with technical and procurement staff.
• Coordinate with staff requesting grants to prepare Request for Applications (RFAs) or other Notices of Funding or collaborative design opportunities to solicit applications/concepts and assess the capacity and readiness of potential grantees.
• Manage the evaluation and selection committee process for grantees.
• Prepare the required approvals to ensure compliance with internal and external contract and policy requirements.
• Assist the Grants Manager in preparing and submitting for USAID approval all approved applications packages.
• Conduct all due diligence processes for verification of the information submitted by possible grantees.
• Develop and analyze budgets for allowability, allocability, reasonableness and consistency for proposed activities in coordination with the proposed local partners. The Senior Grants Specialist will ensure adherence to budget lines, quantity and frequency/period of performance are in line with activity design. Support the Grants Manager in creating trackers and internal price reasonableness analysis tools to use and maintain.
• Prepare grant agreements and amendments, explaining terms, conditions, roles, and responsibilities. Ensure that identified weaknesses in initial grantee assessments and related requirements are incorporated into the agreements explicitly/clearly with the required monitoring and actions on the part of the grantee.
• Organize kickoff meetings and apprise grantees of the responsibilities, requirements and policies and procedures to be followed during the life of the grant.
• Provide an initial orientation for and perform field visits to grantees, as well as manage the provision of adequate support, training, and capacity development for grantee management and compliance with USAID regulations.
• Ensure post award grant management in accordance with relevant regulations and generate reports of status of grant activities, such as forecasting payment, inventory, amendments, close outs, and sector specific data (i.e., monthly and quarterly reporting).
• Support the Technical and M&E teams in monitoring the work of grantees in accordance with USAID and DAI policies and regulations.
• Coordinate with Operational and Technical Teams to ensure on-time deliverables, payments, and cash flow requests by monitoring milestones and payment schedules.

Management

• Responsible for providing training, guidance, and direction to project grants staff and other project departments (Technical and Operations “Hub” Teams) on planning, implementation, and compliance of grant policies, procedures, responsibilities and instructions.

Compliance

• Provide training, guidance, and direction to project staff on planning, implementation, and compliance of grants policies, procedures, and instructions, specifically their role in the process.
• Use the Field Operations Manual (FOM) to ensure that policies, procedures, and/or practices are being met.
• Responsible for ensuring documentation requirements are met for grants with various project departments i.e., technical, grants, procurement, M&E, and finance.
• Review grants for completeness and appropriateness with the work plan.
• Ensure all required documentation is uploaded in the grants database on TAMIS and SharePoint.
• Review grant milestones and requests for payments against grant agreements to ensure compliance.
• Work with the procurement department to compete and purchase goods and services for in-kind grantees.
• Train on and enforce policies and procedures to prevent improprieties, intentional and unintentional.
• Lead the audit of grant files (physical, digital, TAMIS and SharePoint) at least annually.
• Assist in managing the grant closeout procedures, including disposition plans (as applicable).
• Work with the TAMIS Administrator to customize the Grant Module in TAMIS.
• Troubleshoot grant related issues with the Grants Manager.
• Other tasks as assigned by Grants Manager.

Qualifications

• Bachelor’s degree required; degree in business or related field preferred.
• At least 7 years of grants experience, preferably with international donor-funded organization. Familiarity with USAID rules and regulations strongly preferred.
• Ability to solve complex technical, managerial, or operational problems and evaluation options based on relevant information.
• Regional experience in francophone West Africa highly desired.
• Strong communication skills – both written and oral – in French. English language proficiency required.

En français

DAI Global met en œuvre un programme quinquennal de l’USAID en Afrique de l’Ouest. Le programme soutient les efforts des Africains de l’Ouest pour faire face aux risques d’instabilité liés au recul démocratique et aux conflits, et donne la priorité à la gouvernance ciblée, à la prévention des conflits et de la violence, à la consolidation de la paix, ainsi qu’à la prévention et à la lutte contre l’extrémisme violent dans la région. Le programme s’engagera avec des partenaires régionaux, ainsi qu’avec des gouvernements et des institutions non gouvernementales pour s’attaquer aux causes de la fragilité, et se concentrera sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits, et les interventions P/CVE dans certains pays cibles du Sahel et de l’Afrique de l’Ouest côtière.

Description du poste

Le spécialiste principal des subventions jouera un rôle essentiel dans la gestion et la mise en œuvre des subventions du projet, conformément au plan de travail annuel du projet. Le spécialiste principal des subventions apportera son soutien à la conception et à la gestion des fonds des subventions sous contrat (GUC). Il/elle sera responsable du respect du Field Operations Manual (FOM) du projet, des réglementations de l’USAID, des exigences et des limitations du contrat, des politiques, des procédures, des contrôles et des systèmes d’établissement de rapports relatifs aux subventions. Il/elle coordonnera de manière proactive avec l’ensemble du personnel la planification et la mise en œuvre des subventions par le biais d’une communication ouverte, d’une étude de marché proactive et d’une analyse des prix. Il/elle rendra compte au Grants Manager.

• PÉRIODE D’EXÉCUTION : 2023 – durée de vie du projet (5 ans)
• NIVEAU E’EFFORT: LTTA
• BASE D’OPÉRATIONS: Ghana, Côte d’Ivoire, Niger, Togo, Benin, Guinea ou Burkina Faso
• LE POSTE EST PLACÉ SOUS L’AUTORITÉ DE: Grants Manager

Fonctions et responsabilités

Planification et mise en œuvre

• Assister le gestionnaire des subventions dans la supervision de la gestion des subventions.
• Avec le responsable des subventions, veiller à ce que toutes les activités liées aux subventions suivent le manuel des subventions approuvé et soient conformes à l’ensemble des règlements, politiques et procédures.
• Avec l’aide du gestionnaire des subventions, élaborer et mettre en œuvre le manuel des subventions du projet.
• Participer à la planification du travail et des activités afin d’aligner le programme de subventions sur les activités globales du projet.
• Diriger l’élaboration du calendrier et des détails requis pour toute activité nécessitant des subventions ; effectuer des études de marché et des analyses de prix en coordination avec le personnel technique et le personnel chargé des achats.
• Coordonner avec le personnel demandant des subventions la préparation d’appels à candidatures ou d’autres avis de financement ou d’opportunités de conception collaborative afin de solliciter des candidatures/concepts et d’évaluer la capacité et l’état de préparation des bénéficiaires potentiels.
• Gérer le processus d’évaluation et de sélection des bénéficiaires par le comité.
• Préparer les approbations nécessaires pour garantir la conformité avec les exigences contractuelles et politiques internes et externes.
• Aider le Grants Manager à préparer et à soumettre à l’approbation de l’USAID tous les dossiers de demande approuvés.
• Mener tous les processus de diligence raisonnable pour vérifier les informations soumises par les bénéficiaires potentiels.
• Élaborer et analyser les budgets pour s’assurer qu’ils sont admissibles, attribuables, raisonnables et cohérents pour les activités proposées, en coordination avec les partenaires locaux proposés. Le spécialiste principal des subventions veillera au respect des lignes budgétaires, à la quantité et à la fréquence/période d’exécution, conformément à la conception de l’activité. Il aidera le gestionnaire des subventions à créer des outils de suivi et d’analyse interne du caractère raisonnable des prix à utiliser et à maintenir.
• Préparer les accords de subvention et les amendements, en expliquant les termes, les conditions, les rôles et les responsabilités. Veiller à ce que les faiblesses identifiées dans les évaluations initiales des bénéficiaires et les exigences connexes soient intégrées dans les accords de manière explicite/claire, avec le suivi et les actions requises de la part du bénéficiaire.
• Organiser des réunions de lancement et informer les bénéficiaires des responsabilités, des exigences, des politiques et des procédures à suivre pendant la durée de la subvention.
• Fournir une orientation initiale aux bénéficiaires et effectuer des visites sur le terrain, ainsi que gérer la fourniture d’un soutien, d’une formation et d’un développement des capacités adéquats pour la gestion des bénéficiaires et le respect des réglementations de l’USAID.
• Assurer la gestion des subventions après leur attribution conformément aux réglementations pertinentes et produire des rapports sur l’état des activités liées aux subventions, telles que les prévisions de paiement, l’inventaire, les modifications, les clôtures et les données spécifiques au secteur (c’est-à-dire les rapports mensuels et trimestriels).
• Soutenir les équipes techniques et de suivi et d’évaluation dans le contrôle du travail des bénéficiaires conformément aux politiques et réglementations de l’USAID et de la DAI.
• Coordonner avec les équipes opérationnelles et techniques pour assurer le respect des délais de livraison, des paiements et des demandes de trésorerie en surveillant les jalons et les calendriers de paiement.

Gestion

• Responsable de la formation, de l’orientation et de la direction du personnel chargé des subventions du projet et d’autres départements du projet (équipes techniques et opérationnelles) en ce qui concerne la planification, la mise en œuvre et le respect des politiques, procédures, responsabilités et instructions relatives aux subventions.

Conformité

• Former, orienter et guider le personnel du projet en ce qui concerne la planification, la mise en œuvre et le respect des politiques, procédures et instructions relatives aux subventions, et plus particulièrement leur rôle dans le processus.
• Utiliser le manuel des opérations sur le terrain (FOM) pour s’assurer que les politiques, procédures et/ou pratiques sont respectées.
• Veiller à ce que les exigences en matière de documentation soient respectées pour les subventions avec les différents départements du projet (technique, subventions, achats, suivi et évaluation et finances).
• Examiner les subventions pour s’assurer qu’elles sont complètes et qu’elles correspondent au plan de travail.
• S’assurer que tous les documents requis sont téléchargés dans la base de données des subventions sur TAMIS et SharePoint.
• Examiner les étapes de la subvention et les demandes de paiement par rapport aux accords de subvention afin de s’assurer de leur conformité.
• Collaborer avec le service des achats pour lancer des appels d’offres et acheter des biens et des services pour les bénéficiaires de subventions en nature.
• Former aux politiques et procédures et les faire appliquer afin d’éviter les irrégularités, intentionnelles ou non.
• Diriger l’audit des dossiers de subventions (physiques, numériques, TAMIS et SharePoint) au moins une fois par an.
• Participer à la gestion des procédures de clôture des subventions, y compris les plans de disposition (le cas échéant).
• Travailler avec l’administrateur du TAMIS pour personnaliser le module des subventions dans le TAMIS.
• Résoudre les problèmes liés aux subventions avec le gestionnaire des subventions.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le Grants Manager.

Qualifications

• Licence requise ; diplôme en commerce ou dans un domaine connexe de préférence.
• Au moins sept ans d’expérience dans le domaine des subventions, de préférence au sein d’une organisation internationale financée par des donateurs. Familiarité avec les règles et réglementations de l’USAID fortement souhaitée.
• Capacité à résoudre des problèmes techniques, de gestion ou opérationnels complexes et à évaluer des options sur la base d’informations pertinentes.
• Expérience régionale en Afrique de l’Ouest francophone fortement souhaitée.
• Solides compétences en matière de communication – tant écrite qu’orale – en français. La maîtrise de l’anglais requise.