Procurement Specialist / Spécialiste de l’approvisionnement

DAI Global is implementing a five-year, USAID program in West Africa. The program supports the efforts of West Africans to address the risks of instability from democratic backsliding and from conflict, and prioritizes targeted governance, conflict and violence prevention, peacebuilding, and preventing and countering violent extremism (P/CVE) interventions across the region. The program will engage with regional partners, and with governments and non-government institutions to address causes of fragility, and focus on good governance approaches, conflict prevention and response, and P/CVE interventions across select target countries in the Sahel and across Coastal West Africa.

Position Description

The Procurement Specialist will support the field operating offices in target countries with procurement needs. S/he will oversee solicitations, and price/cost/reasonability analyses. The Procurement Specialist will be responsible for overseeing and ensuring that complete procurement related backup documentation is provided prior to submission to Finance Team.

• PERIOD OF PERFORMANCE : 2023 – life of project (5 years)
• MAXIMUM LEVEL OF EFFORT: LTTA
• BASE OF OPERATIONS: Ghana, Cote d’Ivoire, Niger, Togo, Benin, Guinea or Burkina Faso
• POSITION REPORTS TO: Deputy Chief of Party – Operations

Tasks and Responsibilities

General Acquisition & Procurement Responsibilities

• Manage procurement processes for all grant and technical activities, including determining procurement requirements, ensuring the most appropriate procurement methods are used, and ensuring transparent processes are utilized.
• Conduct procurement and contracting across a variety of industry sectors, contract management, dispute resolution, managing interpersonal relationships and communication, and investigating/following up on vendor/grantee issues.
• Oversee solicitation bids and quotes from vendors in adherence with policies & approved requisitions and quarterly procurement plans.
• Ensure pricing information is accurate and aligns with acquisition policies.
• Conduct price/cost/reasonability analyses.
• Review requisition documentation, cost estimates, statements of work, etc.
• Help staff understand the requirements for submitting accurate and thorough requisitions, cost estimates, statements of work, or to determine other technical specifications.
• Determine source selection methods for complex procurements to ensure compliance.
• Serve as a non-voting chairperson on evaluation committees in accordance with DAI policies, procedures and thresholds.
• Ensure compliance with DAI, USAID and FAR requirements on sub-contract closure/termination.
• Assist project staff in coordinating meetings, facilitating discussions, and developing briefings in support of the source selection process.
• Prepare cost evaluation data, and source selection documentation.
• Through market research efforts, identify and qualify potential suppliers.
• Ensure that beneficial, ethical and open supplier relationships are created and maintained according to procurement policies.
• Provide the grants team with market research and budget expenditure justification. Procurement staff are responsible for any direct purchasing by DAI on behalf of the grantee (in-kind grant).
• Carry out other duties and responsibilities as needed.

Reporting

• Develop acquisition planning reports and present to the Senior Management Team on a quarterly basis at a minimum, or more often as required.
• Monitor and track procurement activities and delivery status of goods/services.

Audit

• Ensure that backup documentation for procurement purchases are submitted to the project’s Finance Team and stored in TAMIS in accordance with DAI policies and regulations.
• Perform regular spot audits of procurement files to ensure completeness, accuracy, and compliance.
• Assist and collaborate in external or internal audits as necessary.

Policies & Procedures

• Ensure integrity, fairness, accuracy, and openness in procurement processes.
• Ensure DAI, USAID and FAR policies, and procedures are followed and enforced.
• Help project staff become more familiar, and understand, DAI policies and procedures related to procurement by conducting trainings as necessary.

Procurement Management Systems

• Enforce use of DAI’s operations and procurement system (TAMIS), etc.
• Maintain electronic procurement records and files in DAI’s system platforms.
• Train other DAI staff in the use of procurement systems, as necessary.

Relations and Stakeholder Engagement Management

• Develop and maintain relationships with internal and external stakeholders such as staff, vendors and home office colleagues.
• Conduct market research for prequalified or preferred vendors and share USAID rules and regulations for procurement.
• Support the Deputy Chief of Party – Operations build knowledge and capacity of staff regarding procurement and logistics processes.

Qualifications

• University degree in relevant field required.
• At least 7 years of relevant technical experience is required.
• Procurement and logistics experience, preferably on USAID programs.
• Ability to multi-task and prioritize tasks. Excellent organizational skills and ability to work as part of a team.
• Fluency in English and French required.
• Knowledge of U.S. Government and FAR regulations and procurement and acquisition aspects of USAID-funded activities strongly preferred.

En français

DAI Global met en œuvre un programme quinquennal de l’USAID en Afrique de l’Ouest. Le programme soutient les efforts des Africains de l’Ouest pour faire face aux risques d’instabilité liés au recul démocratique et aux conflits, et donne la priorité à la gouvernance ciblée, à la prévention des conflits et de la violence, à la consolidation de la paix, ainsi qu’à la prévention et à la lutte contre l’extrémisme violent dans la région. Le programme s’engagera avec des partenaires régionaux, tels que la CEDEAO, ainsi qu’avec des gouvernements et des institutions non gouvernementales pour s’attaquer aux causes de la fragilité, et se concentrera sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits, et les interventions P/CVE dans certains pays cibles du Sahel et de l’Afrique de l’Ouest côtière.

Description du poste

Le spécialiste de l’approvisionnement aidera les bureaux extérieurs de chaque pays à répondre à leurs besoins en matière d’approvisionnement. Il/elle supervisera les appels d’offres et les analyses de prix, de coûts et de raisonnabilité. Le spécialiste de l’approvisionnement sera responsable de superviser et de s’assurer que la documentation de sauvegarde complète liée à l’approvisionnement est fournie avant de la soumettre à l’équipe des finances.

• PÉRIODE D’EXÉCUTION: 2023 – durée de vie du projet (5 ans)
• NIVEAU D’EFFORT: LTTA
• BASE D’OPÉRATIONS: Ghana, Cote d’Ivoire, Niger, Togo, Benin, Guinea ou Burkina Faso
• LE POSTE EST PLACÉ SOUS L’AUTORITÉ DE : Chef de parti adjoint – Opérations

Principales fonctions et responsabilités

Responsabilités générales en matière d’acquisition et d’approvisionnement

• Gérer les processus d’approvisionnement pour toutes les activités techniques et de subvention, y compris la détermination des exigences en matière d’approvisionnement, l’utilisation des méthodes d’approvisionnement les plus appropriées et l’utilisation de processus transparents.
• S’occuper de l’approvisionnement et de la passation de marchés dans divers secteurs de l’industrie, de la gestion des contrats, du règlement des différends, de la gestion des relations interpersonnelles et de la communication, ainsi que des enquêtes et du suivi sur les problèmes des fournisseurs et des bénéficiaires.
• Superviser les soumissions et les soumissions des fournisseurs dans le respect des politiques, des demandes approuvées et des plans d’approvisionnement trimestriels.
• Assurez-vous que les informations sur les prix sont exactes et conformes aux politiques d’acquisition.
• Effectuer des analyses de prix, de coûts et de raisonnabilité.
• Examiner la documentation relative à la demande, les estimations de coûts, les énoncés de travaux, etc.
• Aider le personnel à comprendre les exigences relatives à la soumission de demandes d’achat, d’estimations de coûts, d’énoncés de travaux précis et approfondis ou à la détermination d’autres spécifications techniques.
• Déterminez les méthodes de sélection des sources pour les approvisionnements complexes afin d’assurer la conformité.
• Agir à titre de président sans droit de vote au sein des comités d’évaluation, conformément aux politiques, procédures et seuils de l’IAD.
• Assurer le respect des exigences de la DAI, de l’USAID et des FAR en matière de clôture/résiliation des contrats de sous-traitance.
• Aider le personnel du projet à coordonner les réunions, à faciliter les discussions et à élaborer des séances d’information à l’appui du processus de sélection des sources.
• Préparer les données d’évaluation des coûts et la documentation sur la sélection des sources.
• Grâce à des efforts d’étude de marché, identifiez et qualifiez les fournisseurs potentiels.
• Veiller à ce que des relations bénéfiques, éthiques et ouvertes avec les fournisseurs soient créées et maintenues conformément aux politiques d’approvisionnement.
• Fournir à l’équipe des subventions une étude de marché et une justification des dépenses budgétaires. Le personnel chargé de l’approvisionnement est responsable de tout achat direct par DAI pour le compte du bénéficiaire (subvention en nature).
• S’acquitter d’autres tâches et responsabilités au besoin.

Reportage

• Élaborer des rapports sur la planification des acquisitions et les présenter à l’équipe de la haute direction sur une base trimestrielle au minimum, ou plus souvent au besoin.
• Surveiller et suivre les activités d’approvisionnement et l’état de livraison des biens et services.

Audit

• S’assurer que les documents de sauvegarde pour les achats d’approvisionnement sont soumis à l’équipe des finances du projet et stockés dans TAMIS conformément aux conditions et règlements de DAI.
• Effectuez régulièrement des audits ponctuels des dossiers d’approvisionnement pour vous assurer de leur exhaustivité, de leur exactitude et de leur conformité.
• Aider et collaborer aux audits externes ou internes, au besoin.

Conditions et procédures

• Assurer l’intégrité, l’équité, l’exactitude et l’ouverture des processus d’approvisionnement.
• Veiller à ce que les conditions et procédures de DAI, de l’USAID et des FAR soient suivies et appliquées.
• Aider le personnel du projet à mieux connaître et comprendre les conditions et procédures de DAI liées à l’approvisionnement en organisant des formations au besoin.

Systèmes de gestion de l’approvisionnement

• Imposer l’utilisation du système d’opérations et d’approvisionnement (TAMIS) de DAI.
• Tenir à jour les dossiers et les dossiers d’approvisionnement électroniques dans les systèmes de DAI.
• Former d’autres membres du personnel de DAI à l’utilisation des systèmes d’approvisionnement, au besoin.

Gestion des relations et de l’engagement des parties prenantes

• Développer et entretenir des relations avec les parties prenantes internes et externes telles que le personnel, les fournisseurs et les collègues du bureau à domicile.
• Mener des études de marché pour les fournisseurs préqualifiés ou privilégiés et partager les règles et réglementations de l’USAID en matière d’approvisionnement.
• Aider le chef adjoint de la partie – Opérations à renforcer les connaissances et les capacités du personnel en ce qui concerne les processus d’approvisionnement et de logistique.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent requis.
• Au moins 7 ans d’expérience technique pertinente sont exigés.
• Expérience dans les domaines de l’approvisionnement et de la logistique, de préférence dans le cadre de programmes de l’USAID.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser les tâches. Excellent sens de l’organisation et capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise de l’anglais et du français requise.
• Connaissance des réglementations du gouvernement des États-Unis et des FAR et des aspects liés à l’approvisionnement et à l’acquisition des activités financées par l’USAID est fortement souhaitable.