Responsable Administration – Délégation CESAL Haïti à Jacmel

Description générale: Responsable d’assurer la bonne gestion administrative/financière de la délégation et la responsabilité financière des projets CESAL en Haïti Haïti.

Lieu de travail: La base de travail et de résidence habituelle sera à Jacmel, avec une flexibilité pour effectuer des missions dans les bureaux dans les zones d’intervention du projet.

Dépendance organique: Hiérarchiquement, il sera sous la supervision du Coordonnateur Pays de CESAL Haïti. Au niveau fonctionnel, elle coordonnera son travail avec le superviseur de la gestion des délégations internationales au siège et au niveau contractuel avec le directeur de la coopération internationale en Espagne.

Objectifs et fonctions principales:

1. Assurer un système de gestion administrative/financière adéquat pour toutes les ressources de CESAL en Haïti, y compris la gestion des ressources humaines et de la sécurité : – Garantir les autorisations légales nécessaires au bon fonctionnement et à l’opérabilité de CESAL en Haïti. – Préparer et suivre le budget annuel de la délégation et le projet de structure en collaboration avec le Coordonnateur Pays, – Veiller au respect de la fiscalité en vigueur dans le pays : présentation des rapports, frais et taxes exigés par les autorités nationales. – Responsable en fin de compte de la gestion, du fonctionnement et de la sécurité des bureaux, des véhicules et des équipements de CESAL dans le pays, ainsi que de la gestion des stocks. – Garantir et superviser la comptabilité et le rapprochement des informations économiques de la délégation, contrôle et suivi de la petite caisse, supervision des rapprochements bancaires… – Gestion des comptes bancaires, des contrats, des dépenses et des paiements (ouverture et clôture des comptes bancaires, signature des chèques, classement des relevés bancaires…) – Responsable de la gestion des RH : processus de sélection, embauche, préparation et paiement de la paie, retenues à la source, impôts et assurances. – Préparer et superviser le plan d’achats, l’acquisition des équipements et fournitures, la préparation des TdR, la contractualisation des prestations techniques, les contrats avec les fournisseurs… – Promouvoir et mettre en œuvre des manuels et procédures internes selon les besoins de CESAL en Haïti : o Règlement Intérieur de Travail / Manuel des Ressources Humaines o Manuel de gestion administrative et financière o Manuel d’achat o Plan de sécurité CESAL en Haïti. o Code de conduite, politiques de sauvegarde et toutes les politiques institutionnelles de CESAL adaptées à la réalité d’Haïti 2. Assurer un système adéquat de planification, de contrôle et de suivi économique des interventions de CESAL en Haïti. – Gestion, formation et encadrement de l’équipe administrative, incluant l’équipe logistique, de CESAL en Haïti en termes de comptabilité, de contrôle et de suivi du projet. – Assurer le suivi économique des actions permettant de prévoir et/ou prévenir les écarts et modifications budgétaires dans les projets – Contrôle et suivi de la disponibilité des fonds du projet : demande d’encaissements auprès des financiers et transferts depuis le siège. – Responsable ultime de la responsabilité financière des projets : planification, suivi et préparation des rapports économiques. – Planifier et superviser la préparation de la documentation économique et administrative pour justifier les projets. – Responsable en dernier ressort des audits et de la réponse aux exigences de corrections de justification économique des projets et programmes. – Formation, accompagnement et renforcement spécialisé des organisations partenaires du pays, et révision des accords de collaboration avec elles, au niveau financier. – Soutenir la préparation du budget dans la phase de formulation.

Conditions de contrats : Contrat d’expatrié à durée indéterminée, CDD (continuité selon disponibilité budgétaire) Salaire selon les barèmes de l’organisation. Assurance santé et vie privée internationale. Voyage : 2 vols annuels vers le lieu d’origine par CESAL Congé annuel : 27 jours ouvrables plus les jours de voyage jusqu’au lieu d’origine plus la possibilité de deux pauses R&R (repos et loisirs) Incorporation immédiate.

Profil requis: Seulement les CV des personnes titulaires d’un permis de travail dans un pays de l’Union européenne seront pris en considération.

•La maîtrise de l’espagnol et du français sera requise et la connaissance du créole sera appréciée.

• Minimum essentiel de 3 années d’expérience professionnelle dans la coopération au développement. Une expérience en coordination-direction-administration de délégations nationales au niveau des ONG internationales sera requise. Une expérience professionnelle dans les Caraïbes, et en Haïti en particulier, sera valorisée.

• Formation dans le domaine de la coopération au développement et connaissance approfondie des outils de gestion RH, administrative et financière.

• Capacité à coordonner, planifier, former et gérer des équipes.

• Identification aux principes méthodologiques de CESAL et volonté d’engager un dialogue qui s’en nourrit.