Registration Associate

Hardship Level

A (least hardship)

Family Type

Family

Family Type

Family

Residential location (if applicable)

Grade

GS6

Staff Member / Affiliate Type

General Service

Reason

Regular > Regular Assignment

Remote work accepted

No

Target Start Date

2024-04-01

Job Posting End Date

January 16, 2024

Standard Job Description

Registration Associate

Organizational Setting and Work Relationships

The Registration Associate is a member of the Registration team and is normally supervised by the Registration Officer. The Registration Associate is responsible for supporting all activities related to registration, and with ensuring that registration is effectively used for the identification of specific protection needs, for the management of operations, and for the achievement of durable solutions.

Depending on the size and structure of the Office, the Registration Associate may provide day-to-day supervision, direction and support to UNHCR staff engaged in registration and related activities (including Reception, Filing and Data Management staff), and monitors the efficiency and quality of registration processes, identity and entitlement documentation activities and population data management. The Registration Associate collaborates closely with Protection, Programme, Operational Data Management and Information Management colleagues as well as with Government authorities and partners on the provision of quality population data for the delivery of registration activities.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties

• Assist in the implementation of registration strategies and methodologies for populations of concern.
• Assist in the supervision and daily running of registration team activities, where required.
• Conduct registration interviews when required in accordance with registration standards and guidance.
• Provide counselling to, and responds to queries from, asylum seekers and refugees regarding UNHCR’s registration procedures and their rights and entitlements.
• Maintain accurate and up-to date records and data related to all registration cases.
• Identify persons with specific needs and ensure timely referral to protection follow-up as required.
• Collaborate with protection staff and/or partners in the delivery of assistance and programming, including provision of identity and entitlement documentation.
• Draft correspondence and reports relating to registration activities in the operation, when required
• Provide statistics and draft reports related to registration data, as requested.
• In consultation with the supervisor, make decisions related to the day-to-day operations of the registration unit and devise registration procedures which are efficient and effective.
• Draft and submit reports and statistics related to registration.
• Support the identification and management of risks and seek to seize opportunities impacting objectives in the area of responsibility. Ensure decision making in risk based in the functional area of work. Raise risks, issues and concerns to a supervisor or to relevant functional colleague(s).
• Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Education & Professional Work Experience

Years of Experience / Degree Level

For G6 – 3 years relevant experience with High School Diploma; or 2 years relevant work experience with Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education

Not applicable.

Certificates and/or Licenses

Social sciences;

Statistics;

Mathematics;

Information technology;

(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience

Essential

Good computer skills, particularly in data management.

Desirable

Training in basic principles of international protection. Experience in working with UNHCR proGres software.

Functional Skills

• IT-Computer Literacy

IT-IT Refugee Systems & Applications

DM-Data Collection and Analysis

• DM-Data Management

CL-Programme/Project Mgmt (formulation, implementation, programme cycles and reporting)

TR-Training – Virtual and face to face

RG-Registration SoPs Design/Implementation

(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements

For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.

For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.

For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Desired Candidate Profile

Le Bureau Multi Pays (MCO Sénégal) du HCR à Dakar, au Sénégal, couvre-le Cabo Verde, la Gambie, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Sénégal et la Sierra Leone et dessert, à la fin du mois d’octobre 2023, une population de 19 235 personnes déplacées de force, y compris des réfugiés, des demandeurs d’asile et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR, dont 94% se trouvent dans des situations prolongées.

En ce qui concerne la réforme juridique, le MCO Sénégal ; a repris et fait avancer avec succès les différents processus d’examen législatif. De nouvelles lois sur l’asile et l’apatridie ont été adoptées pour le Sénégal en avril 2022 (et pour le Bénin en novembre 2022, qui était couvert par le MCO Sénégal jusqu’en décembre 2023). Le MCO Sénégal continuera à travailler avec le Gouvernement pour développer des règlements d’application adéquats et finaliser les révisions législatives en cours. Les perspectives de changements juridiques sur les questions de réfugiés et d’apatridie sont positives pour la Gambie et la Guinée également. La législation et les procédures de détermination du statut sont naissantes, certains progrès ont déjà été réalisés et d’autres sont attendus. Ces progrès nécessiteront l’élaboration de règlements d’application et des investissements importants dans le renforcement des capacités et le développement des systèmes. Il s’agit notamment d’intégrer les variables relatives à l’apatridie dans les systèmes de suivi de l’enregistrement des naissances par le biais de plans nationaux de suivi de l’enregistrement des naissances, y compris par le biais d’activités/de plaidoyers conjoints des Nations Unies, ainsi que de renforcer les partenariats avec des homologues clés tels que le ministère de la Justice.

La plupart des Gouvernements relevant de la couverture du MCO Sénégal ont pris des engagements pertinents pour favoriser l’intégration locale dans le cadre du Pacte mondial pour les réfugiés ou pour éradiquer l’apatridie par le biais du segment de haut niveau de 2019. Ces engagements positifs et ces avancées continueront d’être mis en œuvre et de faire l’objet d’un plaidoyer en vue de leur inclusion dans les plans de développement nationaux.

L’environnement des solutions dans la plupart des pays du MCO Sénégal peut être défini comme positif, avec une intégration sociale et économique de facto, mais sans la composante juridique pour certains individus. Grâce à cet environnement positif, l’intégration des réfugiés a lieu depuis des années dans la plupart des contextes, avec des stratégies de solutions et des feuilles de route discutées, approuvées et partiellement mises en œuvre. Cependant, non seulement la plupart des réfugiés vivent dans des situations prolongées, mais un grand nombre d’entre eux vivent dans la pauvreté avec leurs communautés d’accueil et se heurtent à des obstacles administratifs, à la discrimination et à la stigmatisation qui entravent leurs possibilités de s’intégrer localement. Cela entrave structurellement leurs perspectives de solutions, même dans les contextes où l’environnement de protection juridique et politique est positif.

De même, l’environnement pour l’intégration des questions relatives aux réfugiés et aux apatrides dans les plans de développement nationaux et les plans d’action conjoints des Nations Unies est généralement positif. Toutefois, l’empreinte perçue comme faible du HCR dans certains pays et ses injections directes de fonds limitées dans ces plans constituent un obstacle structurel à l’identification et à la mesure de résultats clairs. D’autre part, les systèmes d’asile dans les pays MCO Sénégal ont tous besoin d’être soutenus par le financement du HCR, et davantage de financement de la part des Gouvernements est nécessaire pour soutenir leurs systèmes d’asile.

Informations particulières :

• Une fois la date de clôture de l’avis de vacance passée, aucune candidature en ligne ne sera possible ;
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés ;
• Les candidats présélectionnés seront tenus de passer un test écrit et un entretien oral ; selon le besoin.
• L’évaluation des candidats se fera sur la base des informations mentionnées lors de la soumission de la candidature. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises.
• Les candidats sérieusement envisagés pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature ;
• Le HCR encourage vivement les candidatures féminines qualifiées pour ce poste. Le HCR s’efforce de garantir que les employés hommes et femmes bénéficient de l’égalité des chances en matière de carrière. Le HCR s’est engagé à réaliser la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture ;
• Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle ;
• Le HCR ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement ;
• Le HCR a une politique de tolérance zéro contre l’exploitation et les abus sexuels (SEA). L’exploitation et les abus sexuels est un comportement inacceptable et une conduite interdite pour le personnel du HCR. Elle constitue des actes de faute grave et motive donc des mesures disciplinaires, y compris le licenciement ;
• Le HCR n’accepte que les qualifications scolaires et académiques reconnues par l’UNESCO

“World Guide to Higher Education” – La liste des établissements accrédités est disponible ici : http://www.whed.net/home.php

• Le HCR est un environnement NON-FUMEUR.

Required languages (expected Overall ability is at least B2 level):

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,

Desired languages

,

,

Operational context

Occupational Safety and Health Considerations:

Nature of Position:

Living and Working Conditions:

Skills

Additional Qualifications

CL-Programme/Project Mgmt (formulation, implementation, programme cycles and reporting), DM-Data Collection and Analysis, DM-Data Management, IT-Computer Literacy, IT-IT Refugee Systems & Applications, RG-Registration SoPs Design/Implementation, TR-Training – Virtual and face to face

Education

Certifications

Information Technology – Other, Mathematics – Other, Social Sciences – Other, Statistics – Other

Work Experience

Competencies

Accountability, Analytical thinking, Client & results orientation, Commitment to continuous learning, Communication, Organizational awareness, Planning & organizing, Teamwork & collaboration, Technological awareness

UNHCR Salary Calculator

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Additional Information

Functional clearance

This position doesn’t require a functional clearance