Senior Administrative Assistant

A (least hardship)

Family Type

Family

Family Type

Family

Residential location (if applicable)

Grade

GS5

Staff Member / Affiliate Type

General Service

Reason

Regular > Regular Assignment

Remote work accepted

No

Target Start Date

2024-01-01

Job Posting End Date

January 16, 2024

Standard Job Description

Senior Administrative Assistant

Organizational Setting and Work Relationships

The Senior Administrative Assistant will provide administrative support to the office where the position is located.

The Senior Administrative Assistant normally has no direct supervisory functions though it rests upon the supervisor of the post to make time specific arrangements subject to a given situation. The incumbent normally works under the direct supervision of more senior local or international staff, who is required to monitor the performance of the incumbent and provide regular guidance. S/he may liaise with local suppliers and/or officials and/or Implementing Partners (IPs) on routine subject matters under the direction of the supervisor.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR’s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties

• Assist in interpreting and processing of entitlements, issuance of contracts and maintenance of various personnel records and files.
• Attend meetings on day-to-day admin matters; administer the movement of UNHCR staff members and monitor their attendance records, leave plans, overtime and visa requirements.
• Search office files and records relating to a variety of topics for information and reference. Select information and records in specified format or on the basis of general instructions for use by others in preparing reports, correspondence, technical papers, project or programme plans and general reference documents.
• Assist in requisition of office supplies, equipment and arrange for distribution together with the appropriate inventory records.
• Assist in administrative formalities related to travel arrangements and issuance/ renewal of visas, licences, travel arrangements and other similar documents.
• Draft correspondence and reports, as required, on general administrative or specialized tasks which may be of a confidential nature within the assigned area of responsibility; Type correspondence, documents and reports, some of which may be highly confidential.
• Arrange appointments and maintain supervisor’s calendar, receive visitors, place and screen telephone calls and answer queries with discretion; Keep lists of names, addresses and telephone numbers of ministers, government officials and members of the diplomatic corps.
• Assist the management to organise and run UNHCR Office and Residential (wherever applicable) compounds.
• Facilitate various official missions of UNHCR staff and other persons of concern to UNHCR.
• Prepare attestations and certificates required by the staff members for signature of senior officer.
• Assist in processing MIP and various other claims by UNHCR staff and other clients of UNHCR.
• Support the identification and management of risks and seek to seize opportunities impacting objectives in the area of responsibility. Ensure decision making in risk based in the functional area of work. Raise risks, issues and concerns to a supervisor or to relevant functional colleague(s).
• Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Education & Professional Work Experience

Years of Experience / Degree Level

For G5 – 2 years relevant experience with High School Diploma; or 1 year relevant work experience with Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education

Not applicable.

Certificates and/or Licenses

Business Administration, Finance, Office Management, Human Resources, or other related field.

(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience

Essential

Not specified.

Desirable

Completion of UNHCR learning programmes or specific training relevant to functions of the position.

Functional Skills

• IT-Computer Literacy

UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

IT-PeopleSoft Applications

(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements

For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.

For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.

For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination, and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Desired Candidate Profile

Le Bureau Multi Pays (MCO Sénégal) du HCR à Dakar, au Sénégal, couvre-le Cabo Verde, la Gambie, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Sénégal et la Sierra Leone et dessert, à la fin du mois d’octobre 2023, une population de 19 235 personnes déplacées de force, y compris des réfugiés, des demandeurs d’asile et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR, dont 94% se trouvent dans des situations prolongées.

En ce qui concerne la réforme juridique, le MCO Sénégal ; a repris et fait avancer avec succès les différents processus d’examen législatif. De nouvelles lois sur l’asile et l’apatridie ont été adoptées pour le Sénégal en avril 2022 (et pour le Bénin en novembre 2022, qui était couvert par le MCO Sénégal jusqu’en décembre 2023). Le MCO Sénégal continuera à travailler avec le Gouvernement pour développer des règlements d’application adéquats et finaliser les révisions législatives en cours. Les perspectives de changements juridiques sur les questions de réfugiés et d’apatridie sont positives pour la Gambie et la Guinée également. La législation et les procédures de détermination du statut sont naissantes, certains progrès ont déjà été réalisés et d’autres sont attendus. Ces progrès nécessiteront l’élaboration de règlements d’application et des investissements importants dans le renforcement des capacités et le développement des systèmes. Il s’agit notamment d’intégrer les variables relatives à l’apatridie dans les systèmes de suivi de l’enregistrement des naissances par le biais de plans nationaux de suivi de l’enregistrement des naissances, y compris par le biais d’activités/de plaidoyers conjoints des Nations Unies, ainsi que de renforcer les partenariats avec des homologues clés tels que le ministère de la Justice.

La plupart des Gouvernements relevant de la couverture du MCO Sénégal ont pris des engagements pertinents pour favoriser l’intégration locale dans le cadre du Pacte mondial pour les réfugiés ou pour éradiquer l’apatridie par le biais du segment de haut niveau de 2019. Ces engagements positifs et ces avancées continueront d’être mis en œuvre et de faire l’objet d’un plaidoyer en vue de leur inclusion dans les plans de développement nationaux.

L’environnement des solutions dans la plupart des pays du MCO Sénégal peut être défini comme positif, avec une intégration sociale et économique de facto, mais sans la composante juridique pour certains individus. Grâce à cet environnement positif, l’intégration des réfugiés a lieu depuis des années dans la plupart des contextes, avec des stratégies de solutions et des feuilles de route discutées, approuvées et partiellement mises en œuvre. Cependant, non seulement la plupart des réfugiés vivent dans des situations prolongées, mais un grand nombre d’entre eux vivent dans la pauvreté avec leurs communautés d’accueil et se heurtent à des obstacles administratifs, à la discrimination et à la stigmatisation qui entravent leurs possibilités de s’intégrer localement. Cela entrave structurellement leurs perspectives de solutions, même dans les contextes où l’environnement de protection juridique et politique est positif.

De même, l’environnement pour l’intégration des questions relatives aux réfugiés et aux apatrides dans les plans de développement nationaux et les plans d’action conjoints des Nations Unies est généralement positif. Toutefois, l’empreinte perçue comme faible du HCR dans certains pays et ses injections directes de fonds limitées dans ces plans constituent un obstacle structurel à l’identification et à la mesure de résultats clairs. D’autre part, les systèmes d’asile dans les pays MCO Sénégal ont tous besoin d’être soutenus par le financement du HCR, et davantage de financement de la part des Gouvernements est nécessaire pour soutenir leurs systèmes d’asile.

Informations particulières :

• Une fois la date de clôture de l’avis de vacance passée, aucune candidature en ligne ne sera possible ;
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés ;
• Les candidats présélectionnés seront tenus de passer un test écrit et un entretien oral ; selon le besoin.
• L’évaluation des candidats se fera sur la base des informations mentionnées lors de la soumission de la candidature. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises.
• Les candidats sérieusement envisagés pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature ;
• Le HCR encourage vivement les candidatures féminines qualifiées pour ce poste. Le HCR s’efforce de garantir que les employés hommes et femmes bénéficient de l’égalité des chances en matière de carrière. Le HCR s’est engagé à réaliser la diversité de la main-d’œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture ;
• Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle ;
• Le HCR ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement ;
• Le HCR a une politique de tolérance zéro contre l’exploitation et les abus sexuels (SEA). L’exploitation et les abus sexuels est un comportement inacceptable et une conduite interdite pour le personnel du HCR. Elle constitue des actes de faute grave et motive donc des mesures disciplinaires, y compris le licenciement ;
• Le HCR n’accepte que les qualifications scolaires et académiques reconnues par l’UNESCO

“World Guide to Higher Education” – La liste des établissements accrédités est disponible ici : http://www.whed.net/home.php

• Le HCR est un environnement NON-FUMEUR.

Required languages (expected Overall ability is at least B2 level):

,

,

Desired languages

,

,

Operational context

Occupational Safety and Health Considerations:

Nature of Position:

Living and Working Conditions:

Skills

Additional Qualifications

IT-Computer Literacy, IT-Enterprise Resource Planning (ERP), UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures

Education

Certifications

Business Administration – Other, Finance – Other, Human Resources – Other, Office Management – Other

Work Experience

Competencies

Accountability, Analytical thinking, Client & results orientation, Commitment to continuous learning, Communication, Organizational awareness, Planning & organizing, Teamwork & collaboration

UNHCR Salary Calculator

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Additional Information

Functional clearance

This position doesn’t require a functional clearance