Médecins Sans Frontières en Suisse
Contexte & Mission
Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l’homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l’appartenance politique (Charte de MSF).
L’assistant-e administratif-ve travaille au sein de l’unité Fundraising Systems et collabore avec les unités de la Donor Care, la Regular Donor Acquisition, et le Direct Marketing pour assurer une gestion efficace des dons et la qualité des données des donateurs.
Le Fundraising Systems Unit est responsable du bon fonctionnement de la base de données Donateurs, ainsi que de toutes autres plateformes digitales destinées à la collecte de fonds et a pour mission de soutenir toutes les autres unités de Fundraising, et le département des Finances. Enfin, l’unité Fundraising Systems collabore aussi avec le département IT (DSI) pour la gestion technique de la base de données.
L’assistant-e administratif-ve rapporte directement à la Responsable de l’unité Fundraising Systems. La Fundraising Systems unit est basée à Genève.
L’assistant-e administratif-ve prend en charge des tâches administratives de gestion de dons et de données au sein de la Fundraising Systems Unit, visant à maintenir la qualité des données et à assurer une gestion rigoureuse et efficace dans les délais impartis.
Principales responsabilités
Suivi Administratif Des Données
- Gestion des archives : classement méthodique des formulaires LSV/DD papier dans des classeurs numérotés de manière progressive.
- Préparation des enveloppes papier pour les demandes d’autorisation des banques concernant les LSV.
- Téléchargement dans le CRM des scans des autorisations des formulaires LSV/DD reçus par les banques.
- Contrôle qualité dans la base de données, notamment en ce qui concerne les plans de paiement pour les dons réguliers.
- Résolution des doublons dans l’interface du CRM.
- Génération de listes de remerciements.
- Résolution des tâches générées par le prestataire externe de saisie de données.
- Vérification des données non automatiques provenant de CRIF.
Autres
- Il/elle prend en charge tous les autres projets et tâches liés aux gestions administratives de l’unité, sur demande de la Responsable de l’unité de Fundraising Systems.
Profil recherché
Education
- Niveau maturité, CFC de commerce ou administration
Expérience
- Expériences réussies dans une fonction administrative à responsabilité équivalente, un atout
Compétences Techniques
- Expérience de service-clients (CRM), un atout
- Bonne maîtrise des outils informatiques Microsoft
Langues
- Exigé : français ou anglais
- Italien et allemand, un plus
Qualités personnelles
- Très organisé·e et méthodique
- Rigoureux·euse avec un grand sens du détail
- Proactif·ve, dynamique, flexible
- Apprécie le travail en équipe
Conditions de travail
- Poste à mi-temps (50%, 20h/semaine)
- Contrat à durée déterminée de 10 mois
- Lieu de travail : Genève
- Date de début idéale : Dès que possible
- Salaire mensuel brut (à 50%) : de CHF 2’751.- à CHF 3’473,50.- (salaire en fonction de l’expérience équivalente et de la grille salariale interne) et une contribution mensuelle de CHF 125.- est versée pour LaMAL.
- Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
- Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
- Aide à la relocalisation en cas de déménagement d’un autre pays vers la Suisse.
How to apply
Les candidats soumettent leur candidature en respectant les conditions requises : CV 2 p. max. – lettre de motivation 1p. max. – en Français ou anglais.
La date limite pour postuler est le 18 février 2024.
Nous nous réservons le droit de clôturer le poste de manière anticipée si nous estimons que la quantité et la qualité des candidatures reçues sont suffisantes.
Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.
Seules les personnes présélectionnées seront contactées.
Seules les candidatures soumises sur nos plateformes de recrutement seront prises en considération.
Veuillez noter que nous ne souhaitons pas utiliser les services d’agences de recrutement ou de placement.
Chez MSF, nous nous engageons à avoir une culture inclusive qui encourage et soutient les diverses voix de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes de personnes d’origines diverses, avec des caractéristiques, des perspectives, des idées, des expériences différentes travaillent ensemble pour la mission sociale de MSF ; leur but étant de d’obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.
Nous accueillons les candidatures de personnes de tout sexe, tout âge, toute orientation sexuelle, origine ethnique, religion, croyance, capacité et toute autre caractéristique de diversité.
MSF ne tolère ni l’exploitation et les abus sexuels, ni aucune autre forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification de leurs références.
Deadline: 18 Feb 2024