HIAS
El/La Asistente Administrativa es responsable garantizar los procesos administrativos y logísticos que aseguran la implementación de los proyectos y programas de HIAS en Guatemala, acorde a los lineamientos y procedimientos organizacionales a nivel global, así como manteniendo los estándares y principios del trabajo humanitario.
Proyecto temporal de 3 meses
Funciones esenciales:
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
- Seguimiento de la ejecución del presupuesto mensual y proyección de gastos junto al equipo de programas.
- Proporcional información financiera a despacho contable externo.
- De la mano del equipo regional asegura la operación de la entidad de HIAS ante las instituciones gubernamentales locales y nacionales contables y tributarios como el pago de impuestos, la seguridad social y/o ministerio del trabajo.
- Asesora al resto del equipo en la política de adquisición de bienes.
- Recabar y mantener documentación de cumplimiento a la política de adquisición de bienes: presentación de términos de referencia, licitación, comparativo de proveedores, facturas, soporte de pago, entregables de los servicios.
- Ejecutar, verificar y llevar el registro y control de las transacciones de HIAS (ingresos y egresos).
- Registro de facturas y soporte de facturas y pagos en el sistema contable.
- Conciliación bancaria.
- Responsable de tesorería y pagos, además del manejo y reporte de caja chica.
- Presentación de documentación para auditorías internas y de donantes.
- Apoyar la Gerencia de los Programas en actividades varias para asegurar la ejecución de los programas.
OPERACIONES
- Asegurar una operación integral de la oficina asignada.
- Brindar apoyo al equipo de programas en la gestión de la atención de los beneficiarios que requieran información de proveedores, compra, entrega y traslado de materiales.
- Mantener un adecuado inventario de las adquisiciones y materiales para los programas e insumos de oficina.
- Mantener actualizada una lista de proveedores actuales y potenciales para facilitar el proceso de adquisición.
Cualificaciones y requerimientos:
- Formación profesional afín a áreas contables, financieras y/o administrativas.
- Experiencia comprobada en cargo similar de al menos 2 años.
- Deseable conocimiento del trabajo con y de Organizaciones no Gubernamentales.
- Manejo de sistemas contables (ERP), deseable NetSuite y/o GP Dynamics.
- Manejo intermedio a avanzado de Excel, además del resto de aplicaciones de Office.
- Conocimiento comprobable en las regulaciones legales y fiscales.
- Alta capacidad de organización y de control.
- Deseable inglés intermedio.
DECLARACIÓN:
Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.
La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.
Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.
ACERCA DE NOSOTROS:
Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.
HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.
VISION:
HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.
MISION:
Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
VALORES:
Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)
Acogemos al extranjero
Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek)
Perseguimos la Justicia
Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed)
Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía
Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta)
Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo
Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz)
Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor
Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach)
Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia
DIVERSIDAD:
HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.
SALVAGUARDA:
HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigació