Venezuela – Gerente de Administración (consorcio)

COOPI está buscando un Gerente de Administración Consorcio en Venezuela

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha ampliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Caracas, Sucre, Delta Amacuro y Bolivar en protección (GBV, Trata y trafico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamineto e higiene) y alimentación escolar.

Descripción del puesto

COOPI esta buscando un/a Gerente de Administración en ambito humanitario para el un proyecto ECHO. COOPI es el líder del consorcio; la intervención tiene como propósito la respuesta multisectorial, integral y coordinada a las necesidades más urgentes de la población más vulnerable afectada por la compleja crisis en Venezuela a través de la provisión de servicios y asistencia en los sectores de Protección (GBV, VoT), Salud, WASH y Seguridad Alimentaria. Las organizaciones del Consorcio concentrarán sus acciones en siete (8) estados de Venezuela: Distrito Capital, Miranda, Zulia, Falcón, Lara, Sucre, Delta Amacuro, Bolivar y Amazonas.

El objetivo del cargo será:

• Garantizar la correcta gestión contable y financiera del consorcio; garantizar el cumplimiento de los documentos contables del proyecto; coordinar la preparación y presentación tempestiva de los informes financieros al donante;
• Proporcionar asistencia técnica y capacitación al personal administrativo de los miembros del consorcio;
• Garantizar el cumplimiento de los estándares organizacionales en el uso de los recursos financieros, la gestión interna y la información financiera periódica (para la sede, los donantes y las instituciones nacionales), de conformidad con los principios internos de transparencia y las reglas del donante.

Areas de responsabilidad

Bajo la supervisión directa de la Administradora País de Coopi Venezuela, el/la Gerente de Administración Consorcio, llevará a cabo las siguientes tareas:

Contables/Financieras:

• Planifica, monitorear la gestión financiera del Consorcio manteniendo una comunicación constante con los socios de Coopi tanto internacionales como locales;
• Asegurar la aplicación (en tiempo) de las herramientas institucionales para la implementación de los procedimientos financieros, contables y administrativos de Coopi y los socios del consorcio;
• En conjunto con la administrador/a país de Coopi y las/os administradores del consorcio, elaborar y monitorear la ejecución del presupuesto del proyecto;
• Apoyar la coordinadora del consorcio y la gerente del proyecto COOPI en la elaboración de las proyecciones mensuales de gasto;
• Mantener un control constante de los gastos del consorcio, en coordinación con los gerentes de proyecto y socios locales e internacionales, a fin de monitorear la ejecución de los presupuestos y definir periódicamente (una vez al mes) la previsión de gastos y tramitar las solicitudes de desembolsos;
• Monitorea los flujos financieros entre Coopi y los miembros del consorcio;
• Identificación, registro y archivo de todos los documentos de respaldo del proyecto, así como la formulación de las primeras notas del proyecto, documentación financiera y bancaria;
• Realizar la conciliación financiera y la consolidación de las cuentas del proyecto antes de su presentación a la Coordinación Regional y la sede;
• Asegurar la correcta asignación de costos según la naturaleza del gasto, de acuerdo a COOPI y los procedimientos de los donantes;
• Coordinación y elaboración de informes financieros mensuales internos de Coopi y del consorcio según cronogramas previstos en los MOU del consorcio.

Logística

• Colaborar en la elaboración de los planes de compra del proyecto, asegurando su seguimiento y/o actualización periodica.

Informes, cambios y auditorias

• Coordinar y apoyar los socios del consorcio la elaboración de los informes al donante;
• Fortalecer la capacidad de los socios del consorcio de elaborar informes internos y externos;
• Mantener actualizada toda la documentación e información necesaria para la presentación de los informes financieros del proyecto a fin de realizar la rendición de cuentas a los donantes y eventuales auditorías internas o externas a realizar;
• Preparar las comunicaciones/correspondencia para el donante, las modificaciones y enmiendas presupuestarias, en colaboración con los administradores del consorcio;
• Coordinar con el donante las auditorías externas establecidas en el marco del contrato firmado con el donante;
• Realizar aquellas tareas inherentes a los objetivos del cargo, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación de acuerdo al contexto y necesidades de los proyectos.

Perfil deseado

Esenciales

• Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o master) en Ciencias Economicas, Administración, Gestión de Empresas y/o afines;
• Experiencia de al menos 5 años en funciones administrativas en ONGs y/o empresas privadas;
• Experiencia comprobada en la sistematización de buenas prácticas y en el fortalecimiento de capacidades;
• Capacidad para la sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;
• Idioma castellano imprescindible y nivel de inglés avanzado;
• Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización, planificación del trabajo, desarrollo analítico, síntesis), así como de coordinar equipos multidisciplinarios;
• Capacidad de trabajar en emergencias y bajo presión, así como en contextos con elevadas complejidades;
• Actitud y espíritu para el trabajo en equipo, motivación, honestidad, actitud pro-activa/o y resolutiva/o, sentido común, discreción;
• Respeto de los principios humanitarios: humanidad, neutralidad, imparcialidad, independencia operativa;
• Sensibilidad hacia el género y la diversidad. Tener experiencia y capacidad para vivir y trabajar en contextos culturales diversos mostrando actitudes culturalmente apropiadas;
• Manejo de herramientas informáticas (sistema operativo Microsoft Windows) y ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Disponibilidad inmediata.

Deseables

• Conocimiento de los procedimientos y de las herramientas institucionales de COOPI;
• Experiencia previa en proyectos financiados por ECHO;
• Experiencia de trabajo en consorcio y en la supervisión o acompañamiento a socios locales y contrapartes.

COOPI se reserva el derecho de cerrar un reclutamiento antes de la fecha límite del anuncio. Sólo se contactará con los candidatos preseleccionados. Las entrevistas se realizarán de forma continua y la vacante se cerrará cuando se cubra. Gracias por su comprensión.

COOPI Cooperazione Internazionale es una ONG laica e independiente, fundada en Milán en 1965. Lleva a cabo proyectos de desarrollo para contribuir a la lucha contra la pobreza en áreas particularmente degradadas y programas de emergencia para apoyar a las personas afectadas por desastres naturales o conflictos. Actualmente, COOPI está presente en 30 países de África, Oriente Medio, América Latina y Caribe.