Un(e) Associé(e) aux Finances_SC6

Type et durée de contrat : Contrat de service, 1 an renouvelable

Ce processus de recrutement servira également à pourvoir des postes similaires ou de grade inférieur partout dans nos bureaux à Madagascar par des candidats qui démontreront une bonne performance au cours du processus.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d’un handicap.

I- A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

II- CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ce poste est basé dans le bureau du PAM à Antananarivo. À ce niveau, le titulaire du poste doit faire preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante aux questions d’orientations générales. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement aux problèmes imprévus. Le titulaire du poste doit avoir un niveau d’expertise et de connaissances pour s’adapter et contribuer au développement de systèmes et de processus afin d’améliorer continuellement le niveau de soutien fourni. Le titulaire du poste doit pouvoir gérer les ressources, former et coordonner une équipe de soutien.

III-Description des Taches

Sous la supervision directe du Charge Nationale des Finances du Bureau Pays du PAM Madagascar et/ou le Chef de l’Unité Finance et Administration l’Associe aux Finances assurera des fonctions techniques divers au sein de l’unité finance, et sera responsable de la conformité aux principes comptables IPSAS ainsi que la réduction des risques financiers en rapport avec les finances du Bureau Pays du PAM a Madagascar. Il sera précisément responsable des tâches suivantes :

1. Assurer que la gestion, l’enregistrement et les rapports sur les transactions financières sont bien faites et de qualité ;
2. Enregistrer toutes les opérations comptables et financières du PAM en utilisant le logiciel WINGS et en vérifiant l’exactitude et la conformité des documents justificatifs ;
3. Donner suite à des requêtes de toutes les Unités, liées à la comptabilité, le budget ou à des questions financières de tout le Programme du Pays ;
4. Certifier les avances et règlements ;
5. Revoir et procéder à la régularisation des avances faites aux partenaires et/ou aux staffs (Programme, Administration et Chaine d’approvisionnement) dans le système WINGS ;
6. Assurer que les renflouements sont faits à temps et que les règles et procédures financières du PAM sont respectés de manière transparente et efficiente ;
7. Soumettre des comptabilités appropriées des dépenses et des dépôts ;
8. Suivre et facturer mensuellement l’utilisation des effectifs du PAM ;
9. Travailler en collaboration avec le Bureau de Pays (Programme et Finances) sur les paiements des partenaires et les problèmes de PR/PO y relatifs ;
10. Acquitter, avant soumission à la signature du Chef d’unité, tous les demandes de paiement et autres approbations et les problèmes connexes ;
11. Procéder au clearing de tous ces enregistrements et transactions dans WINGS ;
12. Préparer les rapprochements bancaires et conduire l’analyse des comptes ;
13. Aider à la préparation des salaires en exécutant des contrôles de validité sur les résultats mensuels de la paie des salaires ;
14. Garder le contrôle sur divers dossiers tels que les engagements et les dépenses par rapport aux montants budgétisés ;
15. Initier des actions liées à ce qui suit : l’information financière générale, les dépenses liées aux voyages et les opérations de passation des marchés ;
16. Vérifier l’exactitude et la conformité des réclamations de fournisseurs aux règlements du PAM en matière des finances : effectuer des vérifications de réclamations contre les documents existants pour s’assurer que les achats/services sont dûment autorisés et reçues ou que les services ont été rendus : et s’assurer l’enregistrement et le traitement des factures fournisseurs dans le système d’information du programme en temps opportun ;
17. Faire le suivi des avances faites aux fournisseurs et d’autres créances et s’assurer que les principales transactions des fournisseurs soient approuvées à temps, en prenant des mesures correctives le cas échéant ;
18. Préparer les bons de réception et pièces justificatives nécessaires ;
19. Communication régulière avec la Banque pour répondre et ressourdrais les requêtes diverses vis-à-vis les services désirer ;
20. Rédiger les correspondances courantes liées au travail de l’unité et saisir une variété de documents tels que les correspondances et les rapports ;
21. Fournir des informations liées aux transactions financières, y compris le calcul des droits du personnel et au prorata ;
22. Aider à la préparation du budget, de la comptabilité, des rapports financiers, des rapports statistiques et d’autres rapports requis ;
23. Fournir une assistance dans tous les services demandés par le personnel tels que les voyages, les demandes de remboursement, le retrait des documents, etc.
24. Assurer la gestion de la petite caisse, l’enregistrement et le contrôle des paiements y relatifs ;

IV- Qualification, Experience & Langues requises:

A- Education:

Diplôme d’études secondaires ou Baccalauréat en administration des affaires (Business Administration) ou dans un domaine connexe ;

B- Expérience Professionnelle

Un expérience Professionnelle pertinente de 6 années est requise pour ce poste de SC-6

Large expérience en gestion des subventions financières et comptables ; une expérience dans une entreprise d’audit et de comptabilité et en rapportage des états financiers serait un atout

Expérience démontrée dans l’exécution de rapprochements financiers complexes et d’analyses des transactions et production de rapports financier pour la direction expliquant les états de divers situation budgétaires et financiers ;

Capacité d’identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière ;

Une vaste expérience avec un système comptable, un logiciel de gestion des risques d’entreprise, par exemple SAP ou d’autres systèmes comptables tels que SUN System, sera un avantage supplémentaire.

Expérience de supervision et formation d’employé avec des expériences techniques à différents niveaux et en cours de développement ;

Capacité de bien travailler en équipe, sous pression et de respecter de multiples échéances dans des délais serrés.

Capacité de bien travailler avec des collègues d’autres unités avec l’attitude de prestation de service à la clientèle.

C- Langue :

Maitrise du français oral et écrit et connaissance moyenne (niveau B) en anglais.

LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre.