Stagiaire Assistant-e cellule 2

En fonction de la convention de stage tripartite : 6 à 12 mois à 100%

Les stages à MSF s’inscrivent dans un cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle (https://www.ge.ch/engager-personne-stage). Une convention de stage tripartite est obligatoire.

Contexte

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l’homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l’appartenance politique (Charte de MSF).

Le département des opérations est constitué de desks (cellules), d’un directeur des opérations, de deux directeurs adjoints, d’assistants, ainsi que de responsables de projets et conseillers médicaux. Les cellules sont au nombre de six, dont 5 cellules régulières et un desk d’urgence. La coordination de chaque équipe est assurée par un·e responsable de programmes (RP) appuyé-e par un-e responsable de programmes adjoint(e) (ARP). Chaque cellule dispose d’une position de stagiaire assitant-e.

Objectifs du stage

Le/la Stagiaire assitant-e de cellule à apprendra à apporter un soutien : opérationnel (40% du temps dédié), RH et administratif (40% du temps dédié) et aux dossiers médico-opérationnels (20% du temps dédié).

Le Desk 2 coordonne les activités au Kenya, Somalie, Tanzanie, Kirghizstan, Myanmar et Arménie. Une disponibilité de 12 mois est préférée.

Tâches et responsabilités

Sous la supervision du responsable de cellule (RP), le-la stagiaire de cellule soutient la cellule opérationnelle comme suit :

Opérations

• Support au Responsable de Programmes (RP) et son adjoint (ARP) pour l’analyse de contexte
• Rédaction et corrections de rapports/propositions d’interventions, en lien avec le RP/ARP
• Recherches sur des thématiques spécifiques aux missions (rapports, évaluations etc.)
• Résumés, compilations et mises en page pour des présentations internes et externes
• Soutien et suivi spécifique selon les besoins de la cellule et du terrain, par exemple :
• Commande de cartes et suivi des travaux en cours avec l’unité GIS de MSF
  • Suivi bailleurs de fonds institutionnels : soutien à la rédaction des demandes de subventions et rapports finaux/annuels
  • Centralisation des documents de gestion de projets.
  • Suivi des enregistrements légaux et renouvellements

Ressources humaines

• Support à la Responsable Ressources Humaines Opérationnelle (RHOp) selon les besoins de la cellule et des missions :
  • Assure la mise à jour et mise à disposition des documents opérationnels, RH et documents de mission clefs pour le personnel international (Welcome File et One drive)
  • Soutient l’organisation des briefings (documents stratégiques, contexte, RH) et débriefings des expatriés et assure leur accueil et orientation
  • Participation aux briefings du personnel international
  • Suivi des points RH hebdomadaires et préparation/participation à la réunion hebdomadaire avec les gestionnaires de pool

Taches organisationnelles liées au fonctionnement du Desk Support

• Point focal pour le Knowledge Management au sein de la Cellule, en charge du logiciel Kompas et de son alimentation (archivage et mise à jour des documents)
• Gestion et archivage des documents (RH, Opé, Log, Fin) sur le serveur central
• Traduction de documents en fonction des besoins et des demandes
• Comptes rendus des diverses réunions hebdomadaires ou ponctuelles (MiniDesk, CoPro, etc.)
• Organisation d’évènements pour la cellule (interdesk, TC, cell au vert, formations…)
• Support aux autres cellules, selon besoin
• Participe au suivi des visites terrain des différents acteurs et centralise les informations

Logistique et supply

• Préparation et suivi des équipements destinés aux missions (gestion « casier départ »)

Dossiers médico-opérationnels

• Chaque assistant de cellule, au cours de la période d’emploi (de 6 à 12 mois), doit travailler sur un dossier médico-opérationnel. Le dossier sélectionné doit combiner (a) les besoins opérationnels de la cellule / des missions (b) les exigences académiques telles que la nécessité de compléter une thèse et (c) si possible un lien avec la future carrière du stagiaire de cellule.
• Le sujet doit être choisi au cours du premier mois d’emploi et convenu avec le RP, en veillant à ce qu’il y ait un rendu défini (rapport écrit, thèse, …).
• Le résultat final DOIT être présenté au département des opérations à la fin de la période d’emploi.

Profil recherché

• Être au bénéfice d’une convention de stage tripartite.
• Cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle : de préférence Santé Publique, Relations Internationales, Gestion des Ressources Humaines ou management, cursus en droit ou équivalent
• Intérêt avéré pour l’aide humanitaire
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), autre langue un atout ; excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais
• Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles
• Gestion des priorités, proactivité, rigueur, organisation
• Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint)

Conditions de stage

• Convention de stage tripartite obligatoire
• Stage 6 à 12 mois à 100% (en fonction de la convention de stage, une disponibilité de 12 mois est préférée)
• Basé Genève
• Date d’entrée en fonction : mi-janvier 2024
• Rémunération mensuelle : CHF 2’000.- CHF brut