SIEGE – Assistant chargé de voyages – H/F

DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

Intégré au département Achats et Logistique et sous la responsabilité de la Chargée de Voyages de l’association, La Chaîne de l’Espoir recrute un Assistant Chargé de Voyages (H/F) pour faire face à un surcroit d’activité.

POSTE ET MISSION

Sous la supervision de la chargée de voyage, l’assistant chargé de voyage (H/F) sera chargé de :

Voyages :

• Assure sous la responsabilité de la Chargée de Voyages et en collaboration avec le coordinateur des programmes du pays concerné, le traitement des demandes de voyages des personnels de La Chaîne de l’Espoir dans le respect des délais et la recherche constante du meilleur rapport qualité /prix (billets d’avions et trains).
• Met en œuvre la Politique Voyages de l’association : respect des limites budgétaires, des processus de validation et des règles de fonctionnement, ainsi que les documents associés.
• Prépare l’ordre de mission ou la lettre d’invitation du voyageur et les envoie au coordinateur concerné.
• Remplit les fiches de per diem des voyageurs en cohérence avec le plan de vol et le tableau de référence, et les transmet au service comptabilité.
• Assure l’archivage des billets, réservations et documents liés.

Visas :

• Assure en lien avec les autorités compétentes et le coursier de l’association, la gestion des demandes de visas pour toutes les missions de La Chaîne de l’Espoir.
• Alimente la base de données des visas par pays (détail des formalités, documents requis, contact ambassade etc.).

Hôtels :

• Assure en collaboration avec le coordinateur des programmes du pays concerné, le traitement des demandes de réservation d’hôtel des missionnaires de La Chaîne de l’Espoir.

Suivi et gestion :

• Assure la mise à jour permanente du tableau reprenant l’ensemble des déplacements en cours ou prévisionnels de La Chaine de l’Espoir.
• Tient à jour les différents tableaux de suivi d’activité du service.

Programme « Soin des enfants en France et à l’international (Afrique) » :

• S’assure de la réservation du billet d’avion de l’enfant et le cas échéant de l’obtention de son visa, des assurances et documents exigés en fonction du pays d’origine & de destination.
• Transmet les coordonnées des convoyeurs à Air France.

FORMATIONS ET COMPÉTENCES

Formation/ Expérience :

Niveau d’études requis : Idéalement formation ou expérience en Travel Management.

Compétences et aptitudes :

• Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs
• Rigueur et dynamisme
• Résistance au stress, capacité à gérer les urgences et plusieurs dossiers simultanément.
• Anglais opérationnel
• Gestion des priorités
• Adhésion aux principes humanitaire et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir

CONDITIONS

• Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable.
• Salaire selon profil et expérience
• Mutuelle prise en charge à 80%
• Abonnement de transport pris en charge à 50%
• Ticket Repas d’une valeur faciale 10,83€ pris en charge à 60%
• 23 jours de RTT annuel
• Charte télétravail : 10 jour/mois
• Le poste est basé au siège de La Chaîne de l’Espoir à Paris, 56-58 rue des Morillons, 75015.
• Date de démarrage souhaitée : Août 2023