Assistant administratif département géographique – H/F

Présentation de la Croix-Rouge

Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation. Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.

A l’international, la CRF intervient dans 16 pays aux côtés des Sociétés Nationales et 2 plateformes régionales (PIRAC et PIROI), sur les thématiques suivantes : Santé et Gestion des risques de catastrophe.

Au même titre que dans les métiers qu’elle développe et met en œuvre en France, la Croix-Rouge française à l’international inscrit toutes ses missions dans un schéma d’action humanitaire durable. Cela se traduit par une articulation des activités d’urgence, de post-urgence, de sortie de crise et de reconstruction visant la meilleure efficacité. L’objectif est de mener des actions aux effets pérennes et de permettre aux populations de retrouver leur entière autonomie.

Notre association a également la volonté de renforcer sa présence et la promotion de ses engagements prioritaires au sein du Mouvement international.

En nous rejoignant, vous partagerez notre engagement et notre éthique et développerez vos compétences.

Membre du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, la CRF est une organisation internationale qui a pour vocation depuis plus de 150 ans à soutenir les populations les plus vulnérables.

Sa Direction des Opérations Internationales (DOI) est présente dans une vingtaine de pays, notamment en Afrique, au Moyen-Orient/Europe et dans la zone Océan Indien et Caraïbes via ses Plateformes d’Interventions Régionales (PIR). Ses domaines d’intervention sont variés : santé, eau et assainissement, sécurité alimentaire et moyens d’existence, soutien psychosocial et réduction des risques de catastrophe, et ce, aussi bien dans des contextes d’urgence que dans une perspective de relèvement des populations après une crise.

Poste

Fonction

Le/la assistant(e) exercera ses fonctions au sein du département géographique, sous la responsabilité de la responsable de Département. En relation avec les Départements supports de la Direction (CDG, Logistique, URA, RHI, DPI), le/la assistant(e) aura pour mission principale de fournir un appui permanent aux délégations et au siège afin d’assurer le bon fonctionnement administratif des opérations.

Il/elle appuie le suivi administratif quotidien des dossiers relatifs à la zone géographique couverte.

Il/elle sera amené.e à être en lien direct avec les délégations quand nécessaire.

Responsabilités

Gestion administrative du département en logistique, finance, communication, archivage et suivi contractuel

• Appui à l’organisation logistique de visites, réunions/ateliers du Campus (incluant compte rendus)
• Appui au suivi budgétaire du Département
• Appui au traitement des demandes logistiques du terrain (bon de réquisition, DED, mise en signature des contrats…)
• Appui au traitement des demandes financières du terrain (traitement des demandes d’avance, préparation des pouvoirs bancaires, demande de règlement aux prestataires, mouvements de trésorerie siège-terrain…).
• Rédaction de notes de suivi contractuel concernant les conventions de subventions des projets.
• Appui à la gestion des documents contractuels avec les prestataires mobilisés dans la conduite des projets, et avec les partenaires institutionnels : revue des documents, lancement et suivi de la procédure de mise en signature des contrats et conventions, archivage, envoi au terrain des documents contractuels signés ; élaboration des drafts dès que possible.
• Communication interne, appui à la mise à jour des fiches pays et projets, production de supports de présentation
• Assurer le classement et l’archivage des documents projets et support (archivage physique et informatique)

Départs des délégués et du personnel du Département sur le terrain

• Préparation des dossiers pour les briefings départ/retour des délégués en mission internationale et préparation des missions d’appui des salariés du siège
• Appui à l’organisation des missions de suivi siège : aspects logistiques et administratifs (billets, visa, suivi des validations des dépenses, IGD).
• Appui à l’accueil des nouveaux salariés du Département (briefing, matériel…)

Transversales

• Des missions transversales et ponctuelles en lien avec d’autres unités de la DOI pourront s’ajouter en fonction des opportunités.

Lien hiérarchique

Sous le responsable du Département géographique

Lien fonctionnel

Le/l’assistant/e administratif Département travaillera en lien avec les équipes du département géographique et des départements supports

Date de début : 15/07/2023

Profil du candidat

• Français / Anglais : excellent niveau parlé et écrit
• Très bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
• Esprit d’initiative et autonomie
• Dynamisme, capacité à travailler dans l’urgence et sur de multiples dossiers de manière concomitante
• Sens de l’organisation et rigueur
• Très bon relationnel, savoir travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs,
• Dynamisme
• Capacité d’adaptation dans un contexte professionnel mouvant
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Publisher, Powerpoint, Outlook, Internet explorer)
• Disponible à la date souhaitée.

Informations pratiques liées au poste

• CDI, temps plein.
• Salaire : Selon la classification du poste sur la grille CRf et selon l’expérience du/de la candidat.e
• Participation employeur au restaurant d’entreprise + prise en charge de 50% de la RATP
• Base 35h/semaine.
• Lieu : Campus CRF à Montrouge

La Croix-Rouge française se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce et de dépôt des candidatures. Merci de votre compréhension.

Sans autre contact de notre part dans un délai de 3 semaines, veuillez considérer que nous ne donnons pas de suite favorable à votre candidature.