Responsable Programme ACF MALI

Objectif général du poste

Le Responsable Programme apporte son soutien au Chef de Base dans l’analyse du contexte et des besoins, la formulation des CN et Propals, la coordination et le suivi des projets ainsi que le reporting des contrats (qualité et délais).

Principales responsabilités

Objectif 1 : Participer au développement et la mise en œuvre de la stratégie base/pays en assurant une analyse continue des besoins humanitaires, résilience et développement afin d’assurer la mise en œuvre de cette stratégie à travers les Projets.

Activités :

• Participer au développement de la stratégie Base/pays. Assurer la diffusion de cette stratégie de façon appropriée au travers de la mise en œuvre des projets de qualité ;
• Collecter, rassembler et analyser l’information provenant de sources extérieures et des référents techniques de la coordination afin d’identifier de futures opportunités de Projets ;
• Identifier les besoins humanitaires, résilience et ou développement et informer le Chef de Base et l’équipe de la base sur les opportunités de développement et de rapprochement avec la stratégie base/pays ;
• Visiter régulièrement les zones d’intervention en se forgeant une connaissance personnelle de la réalité du travail sur le terrain et faire monter les problèmes, les défis et les obstacles signalés par rapport aux besoins projets à la base/coordination afin de permettre l’identification d’une réponse adéquate.
• En soutien au Chef de base, se maintenir informer des avancées opérationnelles et budgétaires des différentes activités des projets au moyen des outils de suivi (APR, FMT, PAP…) et faciliter l’analyse transversale entre les différents outils ACF par les Chefs de projets et les équipes support, en permettant l’anticipation des besoins et des alertes et donc l’introduction des corrections dans le délai nécessaire.
• S’assurer que les projets/programmes sont gérés conformément aux obligations et aux procédures internes.
• Être garant de la bonne mise en œuvre et du déploiement des programmes sur l’ensemble du cycle de projet (identification, analyse des besoins, formulation, mise en œuvre, reporting, suivi, évaluation, capitalisation et apprentissage)
• S’assurer de la conformité de ses projets avec le contrat et le narratif du projet
• Veiller à la qualité des programmes de la base (pertinence, efficacité, efficience, durabilité, impact, et redevabilité envers les bénéficiaires)
• Participe activement à un ou plusieurs groupes de travail thématiques ou clusters dans le but d’améliorer la qualité et l’efficacité des process internes de l’organisation.

Objectif 2 : Supervise, coordonne le processus de reporting (APR, rapports intermédiaires et finaux) de l’ensemble des projets/contrats sur la base et les sous bases.

Activités :

• Coordonner et contribuer au processus de démarrage des nouveaux projets avec toute l’équipe de la base à travers les réunions de planification et le développement et suivi des plans d’action détaillés.
• Assurer l’intégration de l’approche genre, protection et de la résilience dans la rédaction des propositions et de la mise en place des activités, en étroite collaboration avec les points focaux/chefs de projet de la Base ;
• Assurer la bonne coordination des équipes pour la préparation des rapports (narratifs et budget) en lien avec le Chef de base et les Chefs de projets : révision et conseil si nécessaire, assurer la cohérence globale des rapports.
• Joue le rôle de lead dans tous les processus de reporting des contrats de la base et coordonne avec le Grant Writer.
• Coordonne tout le processus de proposition des MR, des NCE et CE pour tous les contrats de la Base et de la Sous-base ;
• Contribuer au processus de capitalisation sur les thématiques identifiées par la mission
• Contribuer au renforcement de capacité des équipes sur des thématiques liées à ses compétences.

Objectif 3 : Coordonne et anime le processus de rédaction des CN et Propals de la Base

Activités :

• Proposer, superviser, coordonner et écrire de nouvelles propositions de projet avec le Chef de Base et les Chefs de projets concernés
• Conduire les analyses du contexte et des besoins de la zone
• Assurer le suivi des feuilles de route des différentes écritures des Propals et des CN
• Partager les outils et directives des bailleurs avec les Chefs de projet et le staff de la base ;
• Consolider les propositions et élaborer les premiers drafts des CN et Propals ;
• Jouer le rôle de lead et point de contact vis-à-vis de la Coordination pour tous les exercices d’écriture des CN et des Propals ;

Objectif 4 : Appuie les fonctions de Chef de Base et le remplace en cas d’absence

Activités :

• Soutenir le Chef de Base dans ses tâches de représentation d’ACF et la gestion des relations des autorités, les services techniques, les agences des Nations Unies et les partenaires (institutionnels, consortia…)
• Contribuer à maintenir de bonnes et régulières relations avec les partenaires institutionnels et en collaboration avec le Chef de Base ;
• Selon le besoin, organiser et accompagner des visites coordinations/bailleurs sur le terrain
• Diriger la réunion de Coordination de la Base en absence du Chef de Base, et rédiger le compte rendu
• Contribuer à la diffusion efficace des informations externes et internes liées au bon déroulement de la Base.
• Assumer les responsabilités Chef de Base en cas de son absence.

Objectif 4 : Encadrer, gérer et assurer le renforcement de capacités de l’équipe (Chefs de projets , Assistants Chefs de projets , Superviseurs, animateurs placés sous sa responsabilité et dans le respect de la chaine hiérarchique).

Activités :

• Briefer les équipes sur leur JD et veiller au respect par son équipe,
• Organiser et piloter les réunions d’équipe, et faire des points individuels réguliers et exceptionnels au cas par cas ; Organiser des briefings et debriefings quotidiens avec les équipes pour organiser le travail ou faire le CR de mission, et en rendre compte au Chef de Projet ;
• Organiser le travail de l’équipe : optimiser la répartition des tâches selon le potentiel des membres de l’équipe; Elaborer avec l’équipe les plannings et les gérer, assurer la répartition et la coordination du travail
• Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
• Réaliser un diagnostic des besoins de renforcement de son équipe et organiser des formations, en fonction de ses domaines de compétences ;
• Apporter un appui technique et méthodologique aux questions quotidiennes des membres de l’équipe,
• Apporter un support aux équipes sur la planification, l’organisation et la coordination du travail ;
• Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe et faire un suivi de ces entretiens en collaboration avec l’Administrateur RH sur la base ;
• S’assurer du respect par son équipe de la charte d’ACF et être intransigeant sur le respect du Code de conduite; rapporter au chargé de plaintes et de remontée d’information tout manquement au Code ;
• Gérer des difficultés d’équipe en s’appuyant sur ses assistants et suivant les cas, gérer le problème avec l’Administrateur RH sur la base.
• IL/Elle remplace les Chefs de projets en cas d’absence pour congés , breaks.

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

Instruction : Niveau d’études/diplôme spécifique/

Universitaire BAC + 4 (développement sociale, santé publique, Nutrition, Agriculture ou matière similaire) + 5 ans d’expérience à des postes en ONG est attendue pour ce poste

Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:

Bonne connaissance des domaines de travail d’ACF (Wash, Nutrition, Sante infantile et Maternelle, Securité Alimentaire et Moyens d’existence et surveillance ainsi le genre et la résilience).

Bonne connaissance dans l’analyse et la gestion des risques des projets.

Bonne connaissance sur le suivi budgétaire.

Expérience préalable nécessaire:

Oui, expérience avérée en gestion de projets/programmes multisectoriels et MEAL

Habilitées demandées

• Forte capacité à organiser, coordonner et motiver les équipes
• Forte capacité de communication, verbale et écrite
• Forte capacité de rédaction des projets
• Forte capacité d’analyse
• Capacités d’accompagnement et d’orientation méthodologique et technique des équipes programme
• Très bonnes capacités de management opérationnel et expériences du renforcement de capacités des équipes et des partenaires locaux
• Solide compréhension des dynamiques, processus et systèmes humanitaires et développement.
• Solide expérience dans la gestion des équipes multi culturels, ainsi des relations externes (partenaires, bailleurs, agences UN, gouvernementale, autres ONGs)
• Bonne connaissance des politiques et procédures bailleurs
• Expérience d’opérer dans les contextes de sécurité complexe

Langues:

Français obligatoire; Anglais un plus

Programmes informatiques requis:

Aisance avec le Pack Office Microsoft

Mobilité demandée (local- national – international) et fréquence des voyages

Visite fréquente sur le terrain des Sous-Base; visite coordination au besoin.

Notre paquet remuneratif

Nous proposons une incorporation immédiate à un organisme dynamique d’envergure international incluant les conditions contractuelles suivantes :

– Contrat de travail à durée déterminée de 12 mois renouvelables.

– Salaire entre 36 811 € et 51 635 € bruts par an sur la base du nouveau model de contribution (V4) et des responsabilités (il inclus le perdiem et frais de vie).

De plus :

• Logement pris en charge par l’organisation.

• Les frais de transport A/R domicile – mission – domicile.

• Breaks d’une semaine avec frais de transport vers la zone de référence et un extra de 215 € pour la semaine.

• 25 jours ouvrables de vacances par an.

• Assurance Maladie , Evacuation , Rapatriement, accident, voyage et vie.

• Allocations enfants hors mission ( participation aux frais de scolarité d’environ 100 Euros / enfant pour les 3 premiers enfants , 50 euro pour le 4 ème enfant , 25 euro pour le 5 ème ).