Responsable Change Management Digital WorkPlace H/F

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.

Dans le cadre d’une création de poste temporaire, nous recherchons un·e Responsable Change Management Digital WorkPlace.

Mission

La section française MSF lance actuellement un programme SharePoint dont les objectifs sont la modernisation de la GED (gestion électronique des documents), de l’outil intranet ainsi que le déploiement de nouvelles pratiques collaboratives via les solutions SharePoint au siège et sur les différents terrains (plus de 30 pays à couvrir). 3000 collaborateurs ayant un compte mail professionnelle et plus de 8000 collaborateurs au total seront en cible concernés par le déploiement de ces nouveaux espaces digitaux.

Au sein de l’équipe du programme SharePoint et sous la responsabilité hiérarchique du chef de programme SharePoint, vous êtes le·a responsable de la stratégie de change management et de l’ensemble des actions relevant de l’accompagnement, la communication et l’adhésion des collaborateurs sur les nouveaux outils et sur la politique de records management.

Le périmètre porte sur l’étude des besoins, la conception des livrables, jusque l’organisation et le pilotage des activités, dans un contexte à la fois de déploiement projet et de préparation au RUN.

Principales responsabilités :

Vous êtes responsable de la stratégie de change management et de sa mise en œuvre :

• Définition de la stratégie, l’approche pédagogique, planning, budget, ressources concernant à la fois la formation, la communication et l’adhésion des nouveaux outils et politiques ;
• Etude de solutions innovantes d’apprentissage, mise en œuvre le cas échéant en interne ou avec l’aide de prestataires externes (blended learning, e-learnings sur mesure ou étagère) ;
• Production d’une partie des livrables et exécution d’une partie des activités décrites dans la stratégie de change ;
• Organisation et coordination des activités (formation, webinar, communication).

Vous coordonnez en transversal les collaborateurs sur les sujets liés au change management :

• Coordination des collaborateurs du projet SharePoint dans la production et l’exécution des livrables ;
• Encadrement des équipes du prestataire le cas échéant (e-learnings) en charge de produire des livrables ;
• Formation des formateurs (relais sur le terrain et ambassadeurs au siège) ;
• Animation du réseau terrain des points focaux IT et Record Management pour s’assurer du bon respect des standards déployés et communiquer sur les nouveautés (mise à jour logiciel, évolution standard).

Vous êtes le garant du pilotage et du suivi du change management, au moment du déploiement et pour la préparation de la phase de RUN :

• Création d’outils d’évaluation et de reporting (KPI) ;
• Mise en place d’outils et de méthodes pour suivre l’adhésion des collaborateurs aux nouveaux outils
• Définition de l’organisation à mettre en place pour garantir le bon fonctionnement des outils de suivi dans la durée (post projet) ;
• Suivi de l’avancement et reporting de la démarche de change.

Description des activités spécifiques attendues :

• Produit la stratégie de formation et s’assure de sa mise en œuvre en segmentant les outils pédagogiques utilisés (formation, e-learnings, tutorat), le périmètre (siège / terrain) et les formats utilisés (présentiel / à distance) ;
• Produit la stratégie de communication et s’assure de sa mise en œuvre en segmentant les outils utilisés (supports physiques / digitaux) et le périmètre (siège / terrain) ;
• Anime des ateliers de travail et brainstorming, identifie notamment, les changements d’usages et processus métiers lors de ces ateliers ;
• Produit et pilote le planning du change management ;
• Définit le template et la structure des livrables ;
• Participe à l’élaboration des livrables ;
• Anime certaines sessions de formation ;
• Analyse les résultats d’évaluation ;

Implémente des actions concrètes d’amélioration continue et s’assure de leur faisabilité et succès.

Compétences professionnelles

Formation/Expérience :

• Au moins trois ans d’expérience et de connaissances en matière de change management dans le cadre de projets informatiques ou changements organisationnels
• Une expérience de MSF serait un atout majeur
• Expérience dans des contextes de formation à distance à une échelle internationale

Compétences :

• Expérience dans l’implémentation de projets informatiques
• Connaissance des enjeux du Records Management / GED, architecture de l’information et pratiques collaboratives dans l’environnement des outils O365
• Connaissance en gestion de projet et coordination
• Maîtrise Suite Microsoft 365 : Suite Office, OneDrive, SharePoint, Teams, Planner

Langues : Français (C2) et Anglais (B2)

Statut : CDD de 12mois, à temps plein. Statut Cadre.

**Conditions :**Poste cadre en CDD – Basé à Paris, métro Jaurès. 45,591K euros bruts annuels sur 13 mois. 22 jours RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 9€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.

Poste à pourvoir : 01 mars 2023.