Responsable Administration Projet AIRE – Oxygène long terme GN – H/F

  • Contract
  • Guinea
  • TBD USD / YEAR
  • ALIMA profile
  • Salary: TBD
  • Closing date: 30 Jun 2022

ALIMA

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle, la co-construction des projets et des parcours professionnels

PRÉSENTATION ALIMA

**L’ESPRIT ALIMA :**La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

  1. Le patient d’abord
  2. Révolutionner la médecine humanitaire
  3. Responsabilité et liberté
  4. Améliorer la qualité de nos actions
  5. Faire confiance
  6. L’intelligence collective
  7. Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

  • respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
  • signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients et patientes, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté.

L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. ALIMA mène également des opérations en réponse à la pandémie covid-19 dans l’ensemble de nos missions.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Niger, Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Mauritanie, Soudan et Ukraine.

ALIMA en Guinée :

Plusieurs projets de recherche, d’urgence et humanitaire sont développés par Alima en Guinée.

Le projet Oxygène LT : Dans le cadre de la riposte lutte contre la pandémie de la COVID 19 un nouvel objectif s’est ajouté au projet AIRE : Améliorer l’accès à l’oxygène.

Ce projet se déroule de Décembre 2021 à Décembre 2022 au Mali, en Guinée, au Burkina Faso et au Soudan. Ce projet sera mené en consortium avec Build Health International (BHI)

L’objectif est d’améliorer l’accès à l’Oxygène en apportant des solutions adaptées à tous les niveaux de la pyramide sanitaire :

  • Niveau CHU

Réparation de centrales PSA du CHU Ignace Deen à Conakry (Guinée) avec BHI

  • Niveau Hôpital première référence

Renforcement des équipements (concentrateurs, cuve de stockage basse pression) et mise en place de source d’énergie adéquates, y compris du solaire, à Télimélé (Guinée) ALIMA + Electriciens Sans Frontières

  • Niveau centre de santé primaire

Mise en place de stations mobiles de remplissage de bouteilles d’O2 pour assurer la disponibilité de l’O2 lors du référencement vers l’hôpital de référence de Télimélé.

Ces mises en place seront accompagnées d’équipements complémentaires, de formations cliniques sur le bon usage de l’O2, d’un accompagnement sur la gestion du parc biomédical ainsi que des formations spécifiques à certains équipements.

Le projet AIRE : Le projet AIRE est un projet de recherche opérationnelle qui a pour objectif d’évaluer l’impact de l’intégration de l’oxymètre de pouls dans les structures de santé de première ligne sur l’amélioration de l’identification, le diagnostic et le référencement précoce des détresses respiratoires chez des enfants de 0 à 5 ans ainsi que sur la réduction de la mortalité infantile. L’étude va permettre de tester l’acceptabilité par les professionnels de santé, de promouvoir l’adoption de meilleurs diagnostics par l’amélioration de la qualité, de l’offre et de la disponibilité des soins, avec prise en charge des cas non sévères, et leur évaluation à J0, J3 et J30.

Le projet PREVAC UP : Financé par EDCTP via l’Inserm, ce projet vise la mise en place d’un suivi annuel des participants à l’essai PREVAC jusqu’à la 5e année après l’inclusion. Les visites de suivi dans le cadre de PREVAC-UP vont s’étaler de mars 2019 à octobre 2023.Pour ce projet, ALIMA est devenu co-investigateur.

Projet Réponse Ebola et Covid Alima : Depuis le 12 mars 2020, la Guinée fait face à la pandémie de Covid-19. A la date du 22 Juillet 2021 (Semaine 28), les autorités sanitaires nationales font état de 24 765 cas confirmés, 23 610 sortis guéris – soit un taux de guérison de 95,3% – et 377 décès, dont 190 décès hospitaliers et 187 communautaires – soit un taux de létalité de 1,5%. Si le pays, à l’image des pays de l’Afrique de l’Ouest, a connu deux vagues épidémiques – de Mars à Août 2020 et de Janvier à Mai 2021- la Guinée connait actuellement une 3 ème vague. Depuis la semaine 25, dernière semaine de juin 2021, le pays enregistre un doublement de cas de semaine en semaine.

Des projets de recherche en partenariat avec des instituts de recherche, le ministère de la santé en Guinée ou le ministère de la recherche scientifique :

COVISTA (Etude observationnelle de l’évolution clinico- biologique et du standard de soin proposé aux patients atteints de Covid-19 symptomatique en Afrique subsaharienne),

COVERAGE ANTICOV (Traitement précoce des personnes vulnérables présentant une infection non sévère par le SARS-CoV-2 : un essai randomisé multi-bras multi-étape (MAMS) visant à évaluer l’efficacité de plusieurs traitements spécifiques pour réduire le risque d’aggravation clinique ou de décès en Afrique Sub-saharienne.

Protocole de suivi ces patients guéris de Covid 19

Au-delà de tous ces projets en cours des perspectives sont envisagées pour sur d’autres projets notamment la problématique de la mortalité maternelle, la santé environnement, la réponse aux épidémies et particulièrement la rougeole, contrôle de la rougeole, le renforcement des capacités des ressources humaines nationales, gouvernance par objectif et autonomisation des équipes projets.

LIEU DU POSTE : Télimélé / Guinée (Avec des déplacements à Conakry)

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Supérieur hiérarchique : Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique)

Référent technique : Coordinateur ou à la Coordinatrice des Finances et des RH (responsable technique

Personnel sous sa responsabilité hiérarchique : Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.

Il (elle) collabore avec : toute l’équipe

MISSION PRINCIPALE

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

● Du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays

● De la qualité des informations comptables et d’une tenue rigoureuse du Suivi Budgétaire des Projets dont il aura la charge.

● De la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains

● Du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements)

● de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives

● D’appuyer, encadrer son équipe

● Appui à la Coordination pour toutes les tâches et support dans le domaine de ses compétences.

ACTIVITES PRINCIPALES

Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

● Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des

Avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des

Paiements, suivi des paiements réguliers).

● Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).

● Gestion des caisses et banques de son projet

● Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces

Comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces

Comptables en coordination.

Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

● Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet

● Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers

● Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.

● Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

● Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.

Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources Matérielles.

● Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance,

Assurance…).

● Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

● Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations,

Donations, etc.).

● En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des

Ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement

et aux mesures correctives proposées.

●Tient à jour l’archivage administratif du projet.

Gestion budgétaire

● Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources

● Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources

● Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires

mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.

● Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap

Gestion administrative du personnel

a- Paie et cotisations sociales

● Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets

● Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique

● Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la

diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes

(règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de

pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)

b. Contrats de travail et suivi

● Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets

● Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)

c. Recrutement

● Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet

● Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de

recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de

doute ou blocage

● Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)

Gestion qualitative du personnel

a. Composition des équipes

● Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les

réorganisations éventuelles

● Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les

responsables d’équipes

b. Bilans individuels

● Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan

avec le collaborateur

● S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la

coordination

● Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet

● Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet

c. Communication interne et représentation du personnel

● Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission

● Organise des réunions du personnel

● Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices

projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH

Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et

sexuelles :

● Participe aux formations et aux séances de sensibilisation

● Applique les standards relatifs à la prévention des abus

● Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de

Sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus

● Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

Cette description de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction de l’évolution de la mission.**

COMPETENCES et EXPERIENCES

Niveau d’étude : Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité

Expériences :

  • Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€)
  • Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical)
  • Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel

Connaissances En Langues :

  • Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable

Autres Connaissances :

  • Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homère atouts importants

CONDITIONS

Durée et type de contrat : CDD Six (06) Mois

Prise de poste : ASAP

Salaire : Selon grille salariale ALIMA

ALIMA prend en charge :

  • Logement commun pris en charge par ALIMA
  • Perdiem journalier selon la politique des perdiem ALIMA du pays et proportionnellement à la présence de l’expatrié dans le pays de mission
  • Assurance santé pris en charge par ALIMA pour lui et ses ayants droit.
  • Billets d’avion pour les Breaks tous les 3 mois pour les contrats au-delà de 9 mois.
  • Déplacement interne assuré par l’employeur.

How to apply

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le 30/06/2022 via le lien suivant:

*https://hr.alima.ngo/jobs/detail/9422?utm_campaign=Campagne+d%27offres+&utm_medium=Website&utm_source=Rweb*

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.