Projektcontrolling/-abrechnung Drittmittelprojekte (m/w/d)

Das Öko-Institut e.V. ist eine der europaweit führenden, unabhängigen Forschungs- und Beratungseinrichtungen für eine nachhaltige Zukunft. Seit der Gründung im Jahr 1977 erarbeitet das gemeinnützige Institut Grundlagen und Strategien, wie die Vision einer nachhaltigen Entwicklung global, national und lokal umgesetzt werden kann. An den drei Standorten Freiburg, Darmstadt und Berlin sind rund 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg im Referat Finanz- & Rechnungswesen Verstärkung für das

Projektcontrolling/-abrechnung Drittmittelprojekte (m/w/d)

Stellenumfang: 75-100% (30-40 Wochenstunden)

Ihre Aufgaben:

Sie arbeiten eigenverantwortlich, jedoch in enger Abstimmung mit internen und externen Projektverantwortlichen für das Controlling und die Abrechnung von jährlich rund 100 Projekten, die auf Zuwendungs- oder Auftragsbasis über öffentliche und private Drittmittel finanziert werden. Dies umfasst nationale sowie EU- und weltweite Projekte und reicht von Kurzgutachten bis zu mehrjährigen Großprojekten mit zahlreichen Partnern. Ihre Aufgaben inkludieren

• die Unterstützung der wissenschaftlichen Projektleitungen und des Referats Angebots- und Vertragswesen bei der Projektkostenplanung,
• das Controlling des Kostenverlaufs der Projekte und Einhaltung aller Termine,
• die Erstellung von Mittelanforderungen, Zwischen- und Verwendungsnachweisen (Zuwendungen),
• die Berechnung von Personalkostensätzen und Erstellung von Abrechnungen (Zuwendungen),
• die Vorbereitung und Begleitung von externen Prüfungen (Zuwendungen),
• die Erstellung von Ausgangsrechnungen (Aufträge),
• die regelmäßige Kommunikation mit Ansprechpersonen bei Auftraggebern und Projektträgern,
• die Erstellung von Projektabschlüssen und die intensive Unterstützung der Projektbewertung für Jahresabschlussarbeiten (interner Abschluss in der Kostenrechnung und externer Jahresabschluss nach HGB) und
• die Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Prozess- und Software-Landschaft des Referats, u.a. bei der laufenden Einführung eines Vertrags- und Rechnungsmanagements.

Ihr Profil:

• Sie bringen eine fundierte kaufmännische Qualifikation/Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit.
• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung im Projektcontrolling, in der Projektabrechnung bzw. der Sachbearbeitung von Drittmittelprojekten oder vergleichbaren Aufgabengebieten (idealerweise in der Verwaltung eines Forschungsinstituts, einer Hochschule oder in einer gemeinnützigen Organisation).
• Sie kennen sich in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung aus und arbeiten sicher mit entsprechender Software (idealerweise DATEV), Projektcontrolling- und Vertragsmanagementsoftware.
• Sie verfügen idealerweise über Fachwissen des nationalen und europäischen Zuwendungsrechts.
• Sie besitzen ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel, sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Partnern.
• Sie zeichnen sich durch eine sehr sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise aus und können zeitlich parallele Anfragen und Anforderungen unterschiedlicher Projekte priorisieren, abarbeiten und unter Zeitdruck überblicken.
• Sie arbeiten gern in kooperativen Strukturen und versetzen sich mit viel Empathie in die Situation ihrer Kolleg*innen. Gleichzeitig treten Sie kompetent und selbstbewusst auf, kommunizieren klar und wertschätzend.
• Sie haben Freude daran in einen engagierten Team mit 7 Kolleg*innen zu arbeiten und sich anhand neuer Projekte, Themen und Anforderungen laufend weiterzuentwickeln.

Unser Angebot:

• Eine verantwortungsvolle Position mit eigenständigem Aufgabenportfolio in unbefristeter Anstellung, Stellenumfang nach Absprache zwischen 75-100% (30-40 Wochenstunden).
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen, kompetenten und hochmotivierten Team.
• Eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich Finanzen in einem unabhängigen, renommierten und zukunftsorientierten Forschungsinstitut im Umfeld vieler relevanter, zukunftsweisender Themen.
• Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld sowie dem Angebot von Vermögenswirksamen Leistungen, JobRad und familienfreundlichen Unterstützungsangeboten (z.B. Kita-Zuschuss, Kinderzulagen).
• Eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit von Homeoffice-Tagen.

Wenn Sie Interesse und Freude haben, mit Ihren Kompetenzen die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitzugestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (kurzes Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin bis spätestens 28. März 2022 an [email protected]. Bei Fragen können Sie sich gerne an die Referatsleitung Finanz- & Rechnungswesen, André Nelius wenden.