Poste de stagiaire (H/F) – Assistant(e) DESK MOCAPE – zone Caraïbe

1. Description du poste :

Au sein de la Direction des Opérations Internationales (DOI), un poste de stagiaire est à pourvoir à partir du 12 octobre 2022 pour une période de 6 mois. Le/la stagiaire exercera ses fonctions au sein du Desk MOCAPE (Moyen-Orient, Caraïbes, Asie-Pacifique et Europe), sous la conduite de la responsable desk.

Le/la stagiaire sera en lien constant avec les départements d’Expertise Technique, Logistique et Finance de la Direction des Opérations Internationales, ainsi qu’avec les délégations des différents terrains.

Hormis les tâches prédéfinies dans la fiche de poste, la mission du/de la stagiaire consiste à soutenir la responsable desk et plus particulièrement la zone Caraïbe sur les demandes du terrain ou du siège, permettant d’assurer le bon fonctionnement des opérations, où la présence de la Croix-Rouge française, est notamment perceptible au travers de la PIRAC (Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes).

En outre, le ou la stagiaire sera chargée d’accompagner les divers processus en soutien opérationnel et administratif à la responsable, tout en assurant le bon fonctionnement des délégations, la circulation de l’information au siège et entre le siège et le terrain, et aussi, assurer le suivi quotidien des dossiers relatifs à la Caraïbe.

Celui-ci/celle-ci est amené(e), en fonction de ses compétences, de sa motivation et de sa capacité à gérer son travail quotidien, à participer à l’avancée des dossiers transversaux du desk.

2. Le ou la stagiaire participe aux tâches suivantes :

Appui à la gestion de projets

• Participation à l’élaboration de termes de référence visant l’élaboration de propositions de projets (diagnostics initiaux)
• Participation au suivi,monitoring et à l’élaboration des projets des délégations
• Suivi des échéances de reporting en collaboration avec le terrain
• Participation à la relecture des propositions de projets et des rapports intermédiaires et finaux
• Veille éventuelle sur l’actualité des catastrophes humanitaires en cours et rédaction de notes de synthèse

Suivi administratif, financier et logistique des délégations

• Traitement des demandes d’avance mensuelles des délégations sur le terrain en lien avec le service de contrôle de gestion
• Traitement des demandes de règlement des délégations sur le terrain en lien avec la comptabilité et la trésorerie
• Elaboration de courriers divers à destination des partenaires et/ou sociétés nationales (en collaboration avec la responsable)
• Préparation et mise en signature de différents documents (conventions de partenariat et/ou accords de coopération notamment), suivi du circuit de validation et envoi au terrain
• Participation au départ/retour des délégués en mission internationale et préparation des missions d’appui des salariés du siège
• Préparation des pouvoirs bancaires en lien avec la trésorerie
• Participation au support logistique des missions en lien avec le service achats/logistique
• Participation au processus de recrutement du futur(e) assistant(e) desk sur la zone Caraïbe
• Archivage des différents documents administratifs, financiers et logistique des délégations sur le Drive

Rédaction et capitalisation

• Archivage et classement des documents des pays de la zone sur le drive commun de la DOI
• Mise à jour des outils de partage et des base de données de la DOI
• Mise à jour des pages internet/intranet de la zone en lien avec le service de la communication concerné
• Veille médiatique humanitaire et sécuritaire des pays de la zone
• Préparation et participation aux réunions sur la zone, qu’elles soient thématiques (ad hoc) ou transversales (réunions de coordination mensuelles) et rédaction des comptes rendus
• Mise à jour des fiches projets et pays de la zone

Enfin il/elle apporte son appui et son analyse selon les besoins du moment du siège et du terrain..

3. Connaissances et compétences développées à l’issue du stage :

Le stage a pour objectifs de mettre en œuvre les acquis de la formation universitaire du/de la stagiaire par une mise en situation en milieu professionnel, et de développer les compétences et connaissances suivantes :

• Connaissance et pratique du cycle de projet international ainsi que des outils permettant le suivi, le monitoring et l’élaboration de projets
• Initiation à la gestion administrative, financière, des ressources humaines, et des moyens logistiques d’une mission internationale et de projets internationaux
• Connaissance du fonctionnement, du rôle et des responsabilités d’un siège d’organisation internationale
• Connaissance des programmes mis en œuvre par les délégations de la zone, et des différents domaines d’expertise de la CRF
• Connaissance du contexte éco/socio/politique et des problématiques humanitaires de la zone géographique en question
• Connaissance des particularités de la Croix-Rouge française dans la zone (présence de la PIRAC)
• Connaissance du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, des acteurs humanitaires, de la coopération internationale et notamment des bailleurs de fonds : Commission Européenne (DG ECHO, EuropeAid), Agence Française de Développement, agences des Nations Unies, fondations d’entreprises et bailleurs privés, etc.

4. Profil recherché :

• Langues : Anglais : très bon niveau indispensable ; Espagnol : niveau correct.
• Master en Relations internationales humanitaires, Développement et Coopération, ou tout domaine ouvert sur l’international
• Très bon relationnel, savoir travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs,
• Très bonne capacité rédactionnelle, esprit d’initiative et de synthèse, rigueur et autonomie
• Dynamisme, résistance au stress, capacité à travailler dans l’urgence et sur de multiples dossiers de manière concomitante
• Maîtrise des outils informatiques (Suite Office, Suite Google, navigateurs Internet)
• Forte motivation à travailler dans l’humanitaire et connaissance des acteurs humanitaires et de l’environnement de la coopération internationale
• Connaissances du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge appréciées

5. Modalités pratiques :

Stage de 6 mois, temps plein. Convention de stage obligatoire

Télétravail et Flex office : Dû au contexte lié à l’épidémie Covid-19 et à l’instauration du concept de « Flex office » au sein de la Croix-Rouge française (alternance entre travail en présentiel au siège et travail à distance), le/la stagiaire devra avoir la capacité de s’adapter au télétravail et de gérer les dossiers à distance.

Indemnités : d’environ 600€/mois (3,90 €/heure) + participation employeur au restaurant d’entreprise + prise en charge de 50% de la RATP.

Date d’arrivée souhaitée : 12 octobre 2022 Le stage est à pourvoir à partir de mi-octobre pour une durée de 6 mois (fin prévue : mi-avril 2022)