OFICIAL DE LOGISTICA – BASE BOGOTÁ – Bogotá Colombia

Objetivo del trabajo

El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, conforme a las políticas y procedimientos logísticos de ACTED.

Cadena de mando

Bajo la autoridad de:

• Director País / Regional
• Encargo del departamento de Logística

Relaciones laborales

Internos: Externos:

Departamento Finanzas Autoridades Locales.

Departamento RH Administrativo Proveedores

Equipo FLATS Socios

Gerentes de proyectos Otras ONGs

Cualquier otro Departamento

• Responsable directo y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos ACTED – REACH en Colombia y Venezuela.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;
• Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;
• Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;
• Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED.
• responsable de la correcta gestión del inventario de insumos y bienes.
• Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;
• Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales;
• Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Compras

• Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contrato para revisión/ firma del supervisor/a directa;
• Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;
• Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por ACTED.
• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
• Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.

Gestión del inventario

• Responsable de la gestión y mantenimiento de los inventarios;
• Responsable de la gestión a los procedimientos de recepción y envío de bienes;
• Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;
• Asegurarse que los equipos usan correctamente los formatos de inventario.

Gestión de los Activos

• Elaboración y control de la lista de activos;
• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;
• Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;
• Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;
• Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la organización.

Reportes

• Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al responsable del departamento de Logística. .
• Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED.
• Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.

Transportes

• Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;
• gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de las misiones.
• Responsable de la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno

Comunicación interna

• Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;
• Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos;
• Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios.

Habilidades interpersonales:

• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto,

Competencias:

• Dinamismo • Lógica – Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
• Orientado a los resultados • Transparencia – alta atención al detalle – Alta capacidad de adaptación

PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS

• Educación universitaria en carreras como: administración logística, administración de empresas, o carreras afines.
• Mínimo un (1) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;
• Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;
• Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país.
• Conocimientos y experiencia con sistemas operativos Microsoft Windows

CONDICIONES CONTRACTUALES:

• Contrato laboral a término fijo (prorrogables de acuerdo a desempeño y financiación)
• Lugar de trabajo: oficina de Acted en Bogotá
• Salario de $ 3.763.760 de acuerdo a la experiencia, nivel de educación según escala salarial de ACTED
• Trabajo 100% presencial y viajes a regiones ocasionales.
• Todo candidato/a debe contar con permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.