OFICIAL DE FINANZAS Y RECURSOS HUMANOS

Objetivo general de la función: Bajo la responsabilidad del Gerente Regional de Finanzas, el Oficial de Finanzas y RRHH para Bolivia tiene la misión de asegurar la gestión de Finanzas, Administración y Recursos Humanos en el país. Vela por el cumplimiento del marco legal y de las normas internas de la organización, teniendo en cuenta las especificidades del programa.

Coordina y dinamiza, colaborando con la Country Manager, toda el área financiera y de recursos humanos de la organización en Bolivia para que los recursos se optimicen en beneficio de nuestras acciones de cooperación, y que fluyan, asegurando el respeto a las obligaciones legales, las normas de los donantes y las normas internas de la organización.

Lugar de trabajo: La Paz – Bolivia con desplazamientos a nivel nacional.

Responsable jerárquico: Regional Finance Manager para América Latina.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y TAREAS

• Apoyo en el desarrollo de propuestas para HI Bolivia

• Desarrolla, en relación con el responsable de la escritura de nuevas propuestas, el presupuesto y los anexos financieros que presentar con las propuestas narrativas durante la presentación de una oportunidad financiera o una reformulación contractual.

• Convoca reunión con las personas involucradas para completar la herramienta del PD Tool para desarrollar a nivel interno las nuevas propuestas.

• Asegura la cobertura de los gastos de estructura y fijos de HI Bolivia en cada propuesta e incluye los gastos regionales pertinentes.

• Responsable de la gestión presupuestaria de los contratos HI Bolivia

• Encargado/a de la actualización mensual, de las herramientas financieras (SB, y BFUs) usadas por HI Bolivia, con base a la información recogida por los jefes de proyectos y responsable de la Logística.

• Asegura que los seguimientos presupuestales internos mensuales (SB), sean mandados a tiempo a los jefes de proyecto y responsables presupuestarios, con lo ejecutado del mes anterior.

• Forma y apoya a los Responsables presupuestarios y Jefes de Proyecto en la gestión financiera, organizando reuniones mensuales de seguimiento y de reajustes de proyecciones.

• Analiza los seguimientos presupuestarios de HI Bolivia, identifica los problemas y propone las modificaciones presupuestarias al Regional Finance Manager, Jefe de Proyecto, Gerente de operaciones y Country Manager.

• Consolida y envía los informes requeridos a nivel regional para Bolivia.

• Colabora de cerca con el equipo financiero regional y el equipo para cumplir con los compromisos financieros de HI Bolivia.

• Colabora con el Regional Finance Manager y el Regional Compliance Officer para preparar la información correspondiente durante las auditorias financieras internas y externas.

• Actualiza las fechas importantes a nivel de HI Bolivia: auditorías, agenda de preparación de informes y propuestas, preparación de revisiones presupuestales trimestrales, cierres semestrales y anuales.

• Encargado/a de la preparación del presupuesto anual del Programa Bolivia y de la preparación de las revisiones presupuestales trimestrales.

• Asegura el respeto de las reglas de los donantes con verificaciones regulares.

• Controla el seguimiento presupuestal de los convenios con los socios.

• Verifica las asignaciones contables en NAVISION para asegurar el óptimo seguimiento de los contratos financieros.

• Prepara los informes que entregar al nivel interno (para HI) o externo (para los donantes) para la revisión del Regional Finance Manager o Finance Controller de Sede.

• Actualiza la Tabla de asignaciones financieras (Allocation Table) (para puestos regionales cubiertos por presupuestos de proyectos de Bolivia, puestos nacionales en Bolivia, gastos fijos), según las propuestas y cambios identificados.

GESTIÓN DE TESORERÍA

• Garantizar que el programa cuente con el flujo de efectivo mensual necesario para garantizar la realización de las actividades a través de la preparación mensual de solicitud de tesorería.

• Aprobación de pagos en el portal bancario.

• Supervisión de la caja chica gestionada por el asistente contable.

GESTIÓN DE SOCIOS

• Apoya en la elaboración de los convenios de los socios, entregando la información presupuestal y las condiciones y formatos de reporte financiero.

• Forma a los socios en las reglas de donantes y en los procedimientos de HI a nivel administrativo y financiero.

• Da seguimiento y apoyo en aspectos, financieros, contables y administrativo a los socios.

• Es la persona responsable de mantener actualizada la representación frente a entes gestores en Bolivia.

GESTIÓN CONTABLE

• Supervisa al asistente contable con el fin de garantizar la calidad de la información contable y la entrega de la información con base al calendario enviado por la Sede.

• Supervisa la correcta gestión del archivo contable, garantizando los estándares de archivo de HI y el envío de los documentos físicos a la Sede.

• Supervisa el envío de la contabilidad local y los reportes a entes de control.

RECURSOS HUMANOS:

• Estrategia y supervisión:

• Desarrolla la estrategia de RRHH de Bolivia.

• Recopila los datos e indicadores de RRHH de Bolivia que son útiles para gestionar la parte de RRHH de la STRATOP del Programa y ayuda a mapear y mitigar los riesgos de RRHH.

• Implementa y supervisa el plan de acción de RRHH para el país.

• Implementa las normas, contribuye a la rendición de cuentas de HI en su ámbito de responsabilidad.

• Es responsable de aplicar las políticas y los marcos de HI en su país. Ayuda a adaptar los marcos de RRHH de acuerdo con el contexto local específico.

• Garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de RRHH de HI en Bolivia y gestiona la renovación de los documentos legales cuando sea necesario.

• Se encarga de los procedimientos de auditoría y archivo.

• Ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas aplicables a los donantes en su ámbito de responsabilidad para todos los proyectos.

• Actualización y creación de los procedimientos y políticas administrativas, financieras y contables.

• Implementación operativa de los RRHH

• Contribuye al dimensionamiento y a la calidad de los recursos del Programa.

• Contribuye al proceso presupuestario en su zona geográfica y controla la masa salarial del personal.

• Contribuye al cumplimiento de la calidad del proceso de contratación.

• Participa en el calendario de informes de RRHH del Programa y ayuda a cumplir los plazos globales de RRHH de HI.

• Participa en las reuniones locales entre ONG sobre cuestiones de RRHH.

• Garantiza la aplicación del ciclo de RRHH en su zona geográfica.

• Ayuda a identificar las necesidades de formación y a elaborar y supervisar el plan de formación en su zona geográfica.

• Garantiza la calidad de la administración del personal de HI presente en su zona geográfica.

• Es responsable del seguimiento administrativo del personal internacional en el país (vacaciones, R&R, perdiem, visados, etc.)

• Es responsable de la aplicación de la política de seguridad social de HI de forma equitativa y conforme a la legislación local.

• Contribuye a la gestión de los conflictos en curso con terceros o empleados en Bolivia, junto con su responsable de RRHH (Región).

• Contribuye a la identificación de los riesgos legales y fiscales de HI en Bolivia.

Note que este perfil de puesto debe permanecer alterable, responder a tareas adicionales o cambios como identificado por el jefe jerárquico.

Perfil Solicitado

Competencias Transversales

Competencias Personales

Profesional en el área de finanzas o administración.

– De mínimo dos (3) años de experiencia probada en cargos similares, particularmente en el sector humanitario.

– Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).

– Experiencia en el manejo de software contable preferible.

– Nivel Intermedio de inglés o francés.

– Sensibilidad hacia el trabajo humanitario

– Compromiso y comportamiento ético

– Cooperación y comunicación

– Adaptación al cambio y resiliencia

– Agilidad e innovación

– Trabajo en colaboración con otros departamentos y equipos

– Rigor y puntualidad

– Dinamismo

– Empatía

Condiciones

• Tipo de contrato: Contrato a término indefinido con periodo de prueba de 3 meses
• Seguro médico de corto plazo.
• Fecha de inicio deseable: 01 de marzo de 2023.
• Plaza abierta para personal nacional (Tipo de contrato: Nacional).

How to apply

Como postular:

Se esperan candidaturas hasta el 15 de febrero de 2023 antes de las 23:59, cualquier candidatura que llegue posteriormente no será considerada. Para postular su candidatura debe enviar una hoja de vida y una carta de motivación a la siguiente dirección: [email protected] ; Indicar en el asunto del mensaje: Oficial Finanzas BOLIVIA”.

Importante:

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad. HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición. Solo las personas seleccionadas para entrevista serán contactada.