Oficial de Administración y Logística-Lima

LA OPORTUNIDAD

El objetivo del puesto es trabajar en cercana colaboración con el área de Programas de Respuesta Humanitaria de Save the Children y los proyectos, según se requiera a fin de asegurar el apoyo administrativo y logístico en forma oportuna y de alta calidad para el desarrollo exitoso del programa de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables.

En caso de una situación de emergencia, se espera flexibilidad del titular del puesto para trabajar fuera de su descripción de trabajo habitual y ser capaz de adaptarse a las tareas y horarios requeridos según la necesidad.

Responsabilidades

• Apoyar la organización de talleres, eventos y reuniones, y provisión de café y meriendas.
• Llevar el archivo de los proyectos.
• Cuando personal viene de visita o externo lo requiera, dar apoyo para reservas de hoteles, movilidades, tickets aéreos nacionales (BCD) e internacionales y transportes terrestres necesarios de acuerdo a las solicitudes específicas.
• Brindar apoyo para la coordinación de actividades presenciales de la mano con el equipo de región.
• Dar respuesta a los requerimientos de abastecimiento y planeación de los procesos de adquisición de todos los bienes, servicios y obras de construcción suministrados por terceros de acuerdo a nuestra política y procedimientos.
• Gestionar las compras asegurando que se respetan los montos límites de abastecimiento.
• Elaborar planes de compra, solicitudes de compra y órdenes de compra en el sistema Integrated/PROSAVE y enviar orden de compra aprobada al proveedor.
• Elaborar notas de bienes recibidos y notas de culminación de servicios.
• Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y Acuerdos Marco con Proveedores en estrecha coordinación con el Coordinador/a.
• Documentar los procesos de adquisiciones, dar seguimiento desde la solicitud inicial hasta la solicitud de pago y entrega de los bienes y servicios; así como entregar oportunamente al área de Finanzas el expediente del proceso para autorización y pago.
• Asegurar una apropiada conservación del legajo de adquisiciones a fin de contar con registros de auditoría confiables.
• Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier de acuerdo a proveedores seleccionados.
• Registrar de manera inmediata y mantener actualizado el inventario de materiales en el sistema TIM.