OFICIAL CONTABLE Y TESORERÍA – AMAZONAS

El Oficial Contable y tesorería es responsable del mantenimiento regular de las cuentas contables, el cierre de las cuentas, el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar, la identificación de activos fijos, el archivo de documentos de respaldo y el cumplimiento con los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.

Es responsable de la contabilidad regular de una o más cajas de efectivo, llevar el libro de anticipos, verificar los documentos de respaldo, preparar los pagos y cumplir con los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.

El/la prestador/a de servicios seleccionado/a debe resguardar y mantener en confidencialidad toda la información a la que tenga acceso en el desarrollo de su contrato, garantizando la protección de datos establecidos por HI, los socios implementadores y el/los donante(s) del proyecto. De igual forma, se encuentra comprometido/a al obligatorio cumplimiento de las políticas institucionales de Salvaguarda y Protección. La organización aplica una política de tolerancia cero frente a la explotación, el abuso sexual y el maltrato, en todas sus formas, de las mujeres, los niños y todas las demás personas vulnerables.

OBJETIVO ESPECÍFICO Y TAREAS

Misión 1: Estrategia y Dirección.

• Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su responsable funcional sobre los riesgos contables relacionados con el efectivo de los que es consciente y contribuye a su mitigación.
• Ayuda a identificar los riesgos contables y legales para HI dentro de su área de responsabilidad.
• Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el área financiera y de manejo de caja.

Misión 2: Normas y Conocimientos Especializados

• Despliega todas las políticas, procesos y herramientas financieras de HI dentro de su área de responsabilidad.
• Asegura que se cumplan las obligaciones legales de HI y produce los documentos financieros requeridos.
• Informa de cualquier cambio en las normas, la jurisprudencia o en las prácticas de otras partes interesadas en el ámbito financiero de las que tenga conocimiento.
• Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Implementa y cumple con el procedimiento para archivar documentos financieros y publica y actualiza documentos financieros en los espacios de trabajo dedicados.
• Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y aplica las acciones correctivas identificadas.

Misión3: Ejecución Operativa

Responsabilidad 1: Mantenimiento regular de la Contabilidad

• Realiza diariamente asientos en el Sistema de Información Contable (SI) (y en el país SI es necesario), asegurando que las descripciones de los asientos sean precisas y coherentes con las asignaciones contables y que todos los campos requeridos se completen, de acuerdo con el plan de cuentas de HI (y el plan contable del país, si es necesario).
• Recibe los documentos justificativos y traduce los elementos esenciales a uno de los idiomas de trabajo de HI (francés o inglés).
• Formaliza las solicitudes para crear o cerrar diarios de cuentas en el SI contable.
• Prepara todos los documentos para el cierre mensual y anual de cuentas.
• Crea hojas de Immo (activos fijos) en el SI contable y envía el número de identificación de los activos fijos a Logística para su registro en el Cuadro de Monitoreo de Equipos.
• Solicita la exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y prepara las declaraciones (si aplica).
• Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.
• Puede ser necesario reemplazar temporalmente a un miembro del equipo de contabilidad / finanzas.

Responsabilidad 2: Archivar Documentos contables

• Produce el comprobante de los documentos contables.
• Asegura la legibilidad y el escaneo regular de los documentos de respaldo.
• Mensualmente archiva los documentos escaneados en un servidor y los documentos en papel en un lugar que garantice su integridad física.
• Envío de los documentos de respaldo en digital y físico a la oficina central (Caracas) de forma regular, los 15 días siguientes al cierre de mes.

Responsabilidad 3: Realiza Pagos y Paga anticipos

• Produce el comprobante de los documentos contables.
• Ingresa y desembolsa dinero de las cajas de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.
• Paga anticipos, los registra en un libro de anticipos y los compensa.
• Verifica periódicamente los saldos de caja contra el libro de caja y el libro de anticipos.
• Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas y alerta a Tesorero si existe riesgo de no cubrir los gastos durante determinado periodo. Elabora una proyección de gastos verificada y aprobada por el/los jefes de Proyecto.
• Prepara cheques y órdenes de transferencias bancarias, los presenta a los signatarios del banco y guarda una copia.
• Supervisa la cantidad de chequeras disponibles y ordena nuevas según sea necesario.
• Se adhiere a los procedimientos de seguridad, custodia y alerta a su supervisor en caso de un incidente.

Responsabilidad 4: Garantiza la Calidad y Disponibilidad de los Documentos de respaldo.

• Verifica la admisibilidad de los documentos de respaldo con respecto a HI y las normas del país, los registra en el Sistema de información contable (SI) y archiva.
• Supervisa los anticipos y sus soportes.
• Prepara los documentos de respaldo solicitados por los auditores internos o externos.

Responsabilidad 5: Gestión Contable de Socios

• Revisar la documentación enviada por los socios como la justificación de gastos y hacer las correcciones necesarias.
• Retroalimentar al Gerente Administrativo y financiero sobre las inconformidades encontradas y los aspectos a mejorar por parte del socio.

Misión 4: Facilitación de profesión

• Contribuye a facilitar el desarrollo de la profesión en su área de responsabilidad.

Misión 5: Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia

• Contribuye a las acciones de preparación para emergencias del programa y, durante una respuesta de emergencia, adapta sus prácticas de trabajo para ayudar a facilitar una respuesta humanitaria efectiva por parte de HI

(*) Las responsabilidades de un trabajo pueden cubrir varios campos: GESTIÓN /ESTRATEGIA Y SUPERVISIÓN / ESTÁNDARES Y EXPERIENCIA / IMPLEMENTACIÓN OPERATIVA – use estos campos solo si son relevante para el trabajo que se describe.