Oficial/a Administrativo/a

Descripción del Puesto

EnCompass LLC busca candidato(a)s para el puesto de Oficial/a Administrativo/a un proyecto de Monitore, Evaluación y Aprendizaje (MEL) de cinco años de USAID en El Salvador. La Actividad MEL prestará servicios de apoyo en MEL y gestión del conocimiento a las unidades operativas de USAID en la región de Centroamérica, incluyendo USAID/El Salvador; la Misión regional de USAID/Centroamérica y México; las Misiones bilaterales regionales en Guatemala, Nicaragua, Honduras y México; y las oficinas y burós de USAID/Washington que operan en Centroamérica.

El/a Oficial/a Administrativo/a reportará a la directora de operaciones, prestará apoyo a todas las actividades y tareas operativas y administrativas, incluido el apoyo a la contratación de personal, las adquisiciones y la planificación de eventos, etc. El/a Oficial/a Administrativo/a debe ser una persona muy organizada, con iniciativa, capacidad de planificación y resolución, con gran atención al detalle y capaz de gestionar múltiples tareas complejas simultáneamente. Deberá poseer sólidas aptitudes de comunicación escrita y verbal en español y ser capaz de comunicarse eficazmente con los miembros del equipo del proyecto, los proveedores y los consultores. Es valorará altamente que tenga un dominio bueno del inglés.

El puesto será a tiempo completo y estará ubicado en San Salvador, con la posibilidad de viajar por todo el país. Solo se tendrán en cuenta ciudadanos o residentes actuales de El Salvador.

Funciones y responsabilidades del puesto

Funciones esenciales:

• Trabaja en estrecha colaboración con la Directora de Operaciones y los equipos de la Oficina Central de EnCompass para llevar a cabo todas las adquisiciones y garantizar que los procesos de adquisición se siguen y cumplen las expectativas de los donantes, las normas y los reglamentos, y las políticas internas de EnCompass.
• Es el principal punto de contacto para la adquisición de suministros, servicios y equipos.
• Trabaja en estrecha colaboración con la directora de operaciones y los equipos de la Oficina Central de EnCompass para gestionar los procesos de contratación y reclutamiento del proyecto, garantizando el cumplimiento de los requisitos de USAID, la legislación salvadoreña y las políticas organizativas de EnCompass, asegurando la transparencia, la responsabilidad y la precisión.
• Organiza y documenta los datos financieros y de personal, lo que incluye: preparar la documentación necesaria para la contratación de consultores, preparar los acuerdos y contratos laborales y los contratos de consultoría, obtener la aprobación de la Chief of Party así como de otras aprobaciones necesarias.
• Lleva a cabo la gestión periódica del inventario, haciendo el seguimiento y la notificación del movimiento de todos los bienes no fungibles relacionados con el proyecto, tal y como se especifica en el contrato y en la normativa de EnCompass, y de conformidad con la normativa sobre adquisiciones de USAID.Organiza la logística de los talleres, reuniones y actividades de aprendizaje del proyecto, incluida la preparación de planes logísticos y calendarios, la negociación y contratación de locales, el apoyo a los participantes y la supervisión de la clausura.
• Mantiene archivos organizados y completos en todas las áreas operativas (compras, contratación, RR.HH., etc.) y obtiene las aprobaciones necesarias.
• Ayuda a los miembros del equipo técnico a actualizar los sistemas de información compartidos, las bases de datos y los rastreadores de informes.
• Participa plenamente como miembro del equipo de MEL, lo que incluye participar en reuniones de personal y clientes y en otros actos, y prestar apoyo administrativo a los miembros del equipo cuando sea necesario.
• Apoyar cualquier otra tarea asignada por la directora de operaciones.

Requisitos del puesto

Calificaciones académicas

• Licenciatura con un mínimo de 5 años de experiencia en tareas y responsabilidades administrativas.

Experiencia y habilidades

• Se requieren 3 años de experiencia en apoyo administrativo a proyectos de desarrollo internacional o ayuda humanitaria. Experiencia previa en proyectos financiados por USAID altamente preferible.
• Gran capacidad de organización y atención al detalle con experiencia en administración de proyectos y logística, y capaz de gestionar simultáneamente tareas operativas complejas.
• Conocimiento demostrado de los procedimientos y la normativa en materia de contratación pública.
• Dominio de MS Office 365.
• Capaz de llevar a cabo una serie de funciones administrativas en contextos transculturales.
• Se requiere dominio del español (comunicación escrita y verbal).
• Se requiere autorización para trabajar legalmente en El Salvador.
• Preferiblemente, conocimientos intermedios de inglés escrito y verbal.

EnCompass LLC es un empleador progresista que ofrece igualdad de oportunidades. Promovemos, celebramos y apoyamos una cultura organizativa y una plantilla diversa e inclusiva. Nos comprometemos a proporcionar a todos nuestros empleados un entorno libre de discriminación y acoso, donde todos sean tratados con dignidad y respeto. No toleramos, y prohibimos explícitamente, la discriminación o el acoso de cualquier tipo, en cualquier momento, en todos los aspectos del empleo. Esto incluye el reclutamiento, la contratación, los ascensos, las medidas disciplinarias, los despidos, la compensación, los beneficios, los programas sociales y recreativos y la formación. EnCompass tampoco tolera las represalias contra las personas que denuncian la discriminación o el acoso. Nuestro compromiso continuo con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos significa que todas las decisiones de empleo se basan únicamente en los requisitos del trabajo, las cualificaciones del candidato y las necesidades de EnCompass como empresa, y no en la raza, el color, la etnia, el origen nacional, la religión, las creencias, el sexo (incluido el embarazo y las condiciones médicas relacionadas), la identidad o expresión de género, la orientación sexual, la edad, la condición de discapacidad, la condición de veterano, la información genética, la condición de VIH, el estado familiar/matrimonial/paterno o cualquier otra condición protegida por las leyes y reglamentos de las jurisdicciones en las que trabajamos.

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Position Description

EnCompass LLC is seeking Administrative Officer candidates for the five-year United States Agency for International Development (USAID) Monitoring, Evaluation, and Learning (MEL) Activity (MELA) to be based in San Salvador, El Salvador. The MEL Activity will provide MEL and knowledge management support services to USAID operating units in the Central America region, including USAID/El Salvador; the USAID/Central America and Mexico regional Mission; regional bilateral Missions in Guatemala, Nicaragua, Honduras, and Mexico; and USAID/Washington-based bureaus and offices operating in Central America.

Reporting to the Director of Operations, the Administrative Officer will provide support to all operational and administrative activities, including support to recruitment, procurement, and event planning. The Administrative Officer must be highly organized, detail-oriented, and able to handle multiple complex tasks simultaneously. He/she should have strong written and verbal communication skills in Spanish and be able to communicate effectively with project team members, vendors, and consultants. Strong English skills are highly desirable.

The position will be full-time and based in San Salvador, with possible travel throughout the country. Only citizens or current residents of El Salvador will be considered.

Position Duties and Responsibilities

Essential functions:

• Works closely with the Director of Operations and EnCompass Home Office teams to implement all procurements, and ensure procurement processes are being followed and are compliant with donor expectations, rules and regulations, and EnCompass internal policies
• Serves as the primary point of contact for procurement of supplies, services, and equipment
• Works closely with the Director of Operations and EnCompass Home Office teams to manage the project recruitment processes, ensuring compliance with USAID requirements, Salvadorian law, and EnCompass organizational policies, ensuring transparency, accountability, and accuracy
• Organizes and documents personnel and financial data to include preparing documentation required to contract consultants, preparing labor agreements and consultant contracts, securing approval of COP and other required approvals
• Conducts regular inventory management, tracking and reporting movement of all project-related non-expendable property as specified in the contract and EnCompass regulations, and in accordance with USAID procurement regulations
• Organizes logistics for project workshops, meetings and learning events including preparing event logistic plans and timelines, and negotiating and contracting with venues, supporting event participants, and overseeing event close-out
• Maintains organized and complete files in all operational areas (procurement, recruitment, HR, etc.). and secures required approvals.
• Supports technical team members to update shared information systems, databases, and reporting trackers.
• Engages fully as a member of the MEL team, including participating in staff and client meetings and other events, and providing administrative support to team members as needed.
• Other duties assigned by the Director of Operations.

Position Requirements

Qualifications

Academic Qualifications

• Bachelor’s degree with a minimum of 5 years of experience in administration tasks and responsibilities.

Experience and Skills

• 3 years of experience providing administrative support to international development or humanitarian assistance project required. Previous experience working on USAID-funded projects strongly preferred.
• Highly organized with experience in project administration and logistics, and able to manage complex operational tasks concurrently.
• Demonstrated knowledge of procurement procedures and regulations.
• Proficient in MS Office 365.
• Able to conduct a range of administrative functions in cross-cultural contexts.
• Proficiency in Spanish required (written and verbal communication).
• Authorization to work legally in El Salvador required.
• Intermediate skills in written and verbal English strongly preferred.

EnCompass LLC is a progressive Equal Opportunity Employer. We promote, celebrate, and support a diverse and inclusive organizational culture and workforce. We are committed to providing all of our employees with an environment free from discrimination and harassment, where all are treated with dignity and respect. We do not tolerate, and explicitly prohibit, discrimination or harassment of any kind, at any time, in all aspects of employment. This includes recruitment, hiring, promotions, disciplinary measures, terminations, compensation, benefits, social and recreational programs, and training. EnCompass also does not tolerate retaliation against individuals who report discrimination or harassment. Our continuing commitment to the principle of Equal Opportunity Employment for all means all employment decisions are based only on the job requirements, the candidate’s qualifications, and the needs of EnCompass as a business—not on race, color, ethnicity, national origin, religion, belief, sex (including pregnancy and related medical conditions), gender identity or expression, sexual orientation, age, disability status, veteran status, genetic information, HIV status, family/marital/parental status, or any other status protected by the laws and regulations in the jurisdictions where we work.

For US based positions: The employer will make reasonable accommodations in compliance with the Americans with Disabilities Act of 1990.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this position. They are not intended to be an exhaustive list of all duties, responsibilities, and skills required of personnel so classified.

The incumbent must be able to work in a fast-paced environment with demonstrated ability to juggle and prioritize multiple, competing tasks and demands and to seek supervisory assistance as appropriate.

If you require accommodations in line with the Americans with Disabilities Act to complete your application, please call 301-287-8700, provide your contact information and a description of your accessibility issue. We will make a determination on your request for reasonable accommodation on a case-by-case-basis, and we will call you back within approximately 3 business days.

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