Coordinador/a Administrativa/o- El Salvador

Descripción del Puesto

EnCompass LLC busca candidato(a)s para el puesto de Coordinador/a Administrativa/o para un proyecto de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MEL) de cinco años de duracióde USAID en El Salvador. La Actividad MEL prestará servicios de apoyo en MEL y gestión del conocimiento a las unidades operativas de USAID en la región de Centroamérica, incluyendo USAID/El Salvador; la Misión regional de USAID/Centroamérica y México; las Misiones bilaterales regionales en Guatemala, Nicaragua, Honduras y México; y las oficinas y burós de USAID/Washington que operan en Centroamérica.

Reportando a la directora de Operaciones, el/a Coordinador/a Administrativa/o apoyará a las tareas administrativas y logísticas diarias del proyecto y de la oficina de El Salvador de EnCompass LLC ubicada en San Salvador. El/a Coordinador/a Administrativa/o debe ser una persona muy organizada, con dotes de planificación y atención al detalle, proactiva y con iniciativa y debe ser competente en el uso de aplicaciones de Microsoft Office.

El puesto será a tiempo completo y estará ubicado en San Salvador, con la posibilidad de viajar por todo el país. Solo se tendrán en cuenta ciudadanos o residentes actuales de El Salvador.

Funciones y responsabilidades del puesto

Funciones esenciales:

• Proporciona ayuda administrativa con las adquisiciones locales, lo que incluye, entre otras cosas, la redacción de formularios de solicitud, la petición de presupuestos a proveedores locales, la publicación de anuncios de adquisiciones en distintos medios de comunicación, la recopilación de documentos de los proveedores seleccionados y la supervisión de la entrega de bienes físicos.
• Asiste a la directora de operaciones y al/la Oficial/a Administrativo/a con la contratación de consultores locales, lo que incluye, entre otras cosas, la publicación de anuncios de contratación en distintos medios de comunicación, la organización de los expedientes de los candidatos, la programación de entrevistas, la comprobación de referencias y la recopilación de documentos de los candidatos seleccionados.
• Presta apoyo logístico a los talleres, reuniones y actividades de aprendizaje del proyecto, lo que incluye, entre otras cosas, organizar los desplazamientos locales, determinar los lugares de celebración, preparar el material, recopilar la documentación de los participantes, prestar apoyo a la producción y tomar notas.
• Presta apoyo administrativo y operativo a la oficina local del proyecto, lo que incluye, entre otras cosas, mantener el espacio de oficina y el equipamiento común, coordinar las solicitudes de vehículos y conductores, recibir y clasificar el correo, atender las llamadas generales y canalizarlas según sea necesario, supervisar las existencias de suministros, realizar recados locales del proyecto y otras tareas que se le asignen.
• Se compromete plenamente como miembro del equipo de MEL, lo que incluye la participación en reuniones de personal y otros eventos, y la prestación de apoyo administrativo a los miembros del equipo cuando sea necesario.
• Otras tarea asignada por el Directora de operaciones.

Requisitos del puesto

Calificaciones académicas

• Licenciatura con un mínimo de 2 años de experiencia profesional en tareas y responsabilidades de administración; o Grado Asociado, Certificación de Formación Profesional o Equivalente con un mínimo de 4 años de experiencia profesional en tareas y responsabilidades de administración.

Experiencia y habilidades

• Se requieren 2 años de experiencia en apoyo administrativo a proyectos de desarrollo internacional o ayuda humanitaria. Experiencia previa en proyectos financiados por USAID preferable.
• Gran capacidad de organización, planificación y logística, y capacidad para gestionar simultáneamente tareas operativas complejas.
• Dominio de MS Office 365.
• Capaz de llevar a cabo una serie de funciones administrativas en contextos transculturales.
• Se requiere dominio del español (comunicación escrita y verbal).
• Se requiere autorización para trabajar legalmente en El Salvador.
• Preferiblemente, conocimientos intermedios de inglés escrito y verbal.

Como Aplicar

Envíe su CV y una carta de presentación, y rellene la solicitud.

EnCompass LLC es un empleador progresista que ofrece igualdad de oportunidades. Promovemos, celebramos y apoyamos una cultura organizativa y una plantilla diversa e inclusiva. Nos comprometemos a proporcionar a todos nuestros empleados un entorno libre de discriminación y acoso, donde todos sean tratados con dignidad y respeto. No toleramos, y prohibimos explícitamente, la discriminación o el acoso de cualquier tipo, en cualquier momento, en todos los aspectos del empleo. Esto incluye el reclutamiento, la contratación, los ascensos, las medidas disciplinarias, los despidos, la compensación, los beneficios, los programas sociales y recreativos y la formación. EnCompass tampoco tolera las represalias contra las personas que denuncian la discriminación o el acoso. Nuestro compromiso continuo con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos significa que todas las decisiones de empleo se basan únicamente en los requisitos del trabajo, las cualificaciones del candidato y las necesidades de EnCompass como empresa, y no en la raza, el color, la etnia, el origen nacional, la religión, las creencias, el sexo (incluido el embarazo y las condiciones médicas relacionadas), la identidad o expresión de género, la orientación sexual, la edad, la condición de discapacidad, la condición de veterano, la información genética, la condición de VIH, el estado familiar/matrimonial/paterno o cualquier otra condición protegida por las leyes y reglamentos de las jurisdicciones en las que trabajamos.

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Position Description

EnCompass LLC is seeking Administrative Coordinator candidates for the five-year United States Agency for International Development (USAID) Monitoring, Evaluation, and Learning (MEL) Activity (MELA) to be based in San Salvador, El Salvador. The MEL Activity will provide MEL and knowledge management support services to USAID operating units in the Central America region, including USAID/El Salvador; the USAID/Central America and Mexico regional Mission; regional bilateral Missions in Guatemala, Nicaragua, Honduras, and Mexico; and USAID/Washington-based bureaus and offices operating in Central America.

Reporting to the Director of Operations, the Administrative Coordinator will support the day-to-day administrative and logistical tasks at the EnCompass project country office located in El Salvador. The Administrative Coordinator must be highly organized, detail-oriented, proactive and with initiative, and must be proficient in using Microsoft Office applications.

The position will be full-time and based in San Salvador, with possible travel throughout the country. Only citizens or current residents of El Salvador will be considered.

Position Duties and Responsibilities

Essential functions:

• Supports local procurements, including but not limited to drafting requisition forms, soliciting quotes from local vendors, posting procurement announcements in different media, collecting documents from selected vendors, and overseeing the delivering of physical goods.
• Assists the Director of Operations and Administrative Officer in the recruitment of local consultants, including but not limited to posting recruitment notices in different media, organizing applicant files, scheduling interviews, checking references, and collecting documents from selected candidates.
• Provide logistics support for project workshops, meetings and learning events, including but not limited to making local travel arrangements, identifying venues, preparing materials, collecting documentation from participants, production support, and notetaking.
• Provides administrative and operational support to the local project office including but not limited to maintaining the office space and common equipment, coordinating car and driver requests, receiving and sorting mail, answering general calls and channeling it as needed, supervising stock supplies, performing local project errands, and other tasks as assigned.
• Engages fully as a member of the MEL team, including participating in staff meetings and other events, and providing administrative support to team members as needed.
• Supports any other duties assigned by the Director of Operations.

Position Requirements

Qualifications

Academic Qualifications

• Bachelor’s degree with a minimum of 2 years of professional experience in administration tasks and responsibilities; or Associate degree, Vocational Training Certification or Equivalent with a minimum of 4 years of professional experience in administration tasks and responsibilities

Experience and Skills

• 2 years of experience providing administrative support to international development or humanitarian assistance project required. Previous experience working on USAID-funded projects preferred.
• Highly organized with skills in planning and logistics, and able to manage complex operational tasks concurrently.
• Proficient in MS Office 365.
• Able to conduct a range of administrative functions in cross-cultural contexts.
• Proficiency in Spanish required (written and verbal communication).
• Authorization to work legally in El Salvador required.
• Intermediate skills in written and verbal English preferred.

How to Apply

Please submit CV and cover letter, and complete the application

EnCompass LLC is a progressive Equal Opportunity Employer. We promote, celebrate, and support a diverse and inclusive organizational culture and workforce. We are committed to providing all of our employees with an environment free from discrimination and harassment, where all are treated with dignity and respect. We do not tolerate, and explicitly prohibit, discrimination or harassment of any kind, at any time, in all aspects of employment. This includes recruitment, hiring, promotions, disciplinary measures, terminations, compensation, benefits, social and recreational programs, and training. EnCompass also does not tolerate retaliation against individuals who report discrimination or harassment. Our continuing commitment to the principle of Equal Opportunity Employment for all means all employment decisions are based only on the job requirements, the candidate’s qualifications, and the needs of EnCompass as a business—not on race, color, ethnicity, national origin, religion, belief, sex (including pregnancy and related medical conditions), gender identity or expression, sexual orientation, age, disability status, veteran status, genetic information, HIV status, family/marital/parental status, or any other status protected by the laws and regulations in the jurisdictions where we work.

For US based positions: The employer will make reasonable accommodations in compliance with the Americans with Disabilities Act of 1990.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this position. They are not intended to be an exhaustive list of all duties, responsibilities, and skills required of personnel so classified.

The incumbent must be able to work in a fast-paced environment with demonstrated ability to juggle and prioritize multiple, competing tasks and demands and to seek supervisory assistance as appropriate.

If you require accommodations in line with the Americans with Disabilities Act to complete your application, please call 301-287-8700, provide your contact information and a description of your accessibility issue. We will make a determination on your request for reasonable accommodation on a case-by-case-basis, and we will call you back within approximately 3 business days.

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