Officier national de projet

II. Organizational Context and Scope

Organisation intergouvernementale créée en 1951, l’OIM est attachée au principe selon lequel des migrations s’effectuant en bon ordre et dans le respect de la dignité humaine sont bénéfiques pour les migrants et la société. En tant qu’organisation internationale leader dans le domaine de la migration, l’OIM agit avec ses partenaires de la communauté internationale en vue de contribuer à relever concrètement les défis croissants que pose la gestion des flux migratoires, favoriser la compréhension des questions de migrations, promouvoir le développement économique et social à travers les migrations, et œuvrer au respect et à la dignité humaine et au bien-être des migrants

Le Gabon est considéré comme un pays de transit et de destination pour de nombreux migrants. C’est une terre d’immigration internationale car chaque année de nombreuses personnes, provenant massivement des pays de l’Afrique Centrale et de l’Ouest, choisissent de s’y installer. Face à ces flux migratoires dynamiques et évoluant constamment en Gabon, il est primordial pour le Gouvernement du Gabon d’avoir des informations fiables et d’élaborer des documents de référence afin de répondre au mieux aux besoins du pays.

Ainsi, OIM a développé un projet à la suite de la requête du Ministère des Affaires Etrangères du Gabon, sollicitant un appui technique et financier de l’OIM pour appuyer le gouvernement Gabonais à élaborer des documents de référence, en vue d’établir un observatoire des migrations afin de contribuer à l’amélioration de la gestion des migrations au Gabon.

Sous la supervision générale du Director Regional, et sous la supervision directe de la Chargée Regional de Politiques & Liaison, l’Officier de Projet est responsable des aspects de projet et des aspects administratifs liés au bureau. Il/elle coordonnera le réseau de facilitateurs et les activités de projet.

III. Responsibilities and Accountabilities

Tàches opérationnelles

1. Assurer l’exécution dans les délais des activités conformément aux documents de projet, y inclus le budget et autres documents pertinents ;
2. Collaborer à la rédaction, coordination et compilation de rapports narratifs aux donateurs, y inclus le suivi budgétaire et les résultats des projets ;
3. Assurer la communication avec les partenaires externes (ECCAS, représentants du gouvernement, membres des ONG) et les services internes appropriés, avec l’objectif d’entretenir les collaborations en cours pour la mise en œuvre du projet, et afin de développer des activités supplémentaires et des synergies ;
4. Identifier de nouvelles opportunités programmatiques et de financement au Gabon y compris en contribuant au développement de notes conceptuelles et propositions de projet, et en préparant des notes d’analyse et de synthèse et autres documents nécessaire
5. Assister dans l’analyse et le suivi budgétaire des activités du projet en collaboration étroite avec l’équipe des finances des Bureau Régional et proposer des ajustements si nécessaires ;
6. Identifier les contraintes et obstacles à la bonne mise en œuvre des activités et responsabilités déléguées, en référer au superviseur direct, pour considération et adoption des mesures nécessaires ;
7. Soutenir les efforts de visibilité et de communication de l’OIM par rapport à la mise en œuvre des activités et responsabilités déléguées ;
8. Soumission des demandes de réintégration pour les bénéficiaires avec toute la documentation requise

Tâches Administratives et financières :

1. Contrôler et gérer les aspects administratifs et financiers du bureau. Assurer un suivi du budget en relation aux prévisions faites et rapporter les situations complexes au superviseur et proposer des améliorations au moment nécessaire.
2. Effectuer les dépenses de la petite caisse (collecte des reçus, vérification de factures et documents relatifs aux paiements avant transmission au Finance Admin RO Dakar) et en assurer une bonne gestion conforme aux règles de l’organisation.
3. Préparer les Besoins de Fonds estimatifs mensuel ainsi que celui de la petite caisse (cash certificat) pour soumission au bureau des finances du RO Dakar.
4. Enregistrer les paiements sur la plateforme Ecobank Omni
5. Entretenir des relations cordiales et professionnelles avec la Banque à Libreville
6. Assurer la soumission des documents comptables chaque 15 jours
7. Aider à la préparation de la clôture annuelle du bureau.
8. Assurer un suivi physique du matériel du bureau
9. Faire un suivi des « services Fees » en coordination avec l’unité de Finance du bureau régional à Dakar.
10. Faire la soumission des demandes de paiements en ligne (PR Online).
11. Assurer un classement physique des documents comptables en conformité aux règles de l’organisation
12. Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées.

IV. Required Qualifications and Experience

Education

• Licence en sciences sociales, relations internationales, coopération au développement, économie, gestion de projet, administration ou toute filière connexe d’une institution académique reconnue, et quatre années d’expérience pertinente sur des thématiques liées à la migration, ou
• Diplôme universitaire d’une institution académique accréditée dans les domaines sus-mentionnés et deux années d’expérience pertinente

Experience

• Une expérience des exigences liée à la mise en œuvre et le suivi de projet
• Connaissance du contexte migratoire du Gabon et/ou de la région de l’Ouest et du centre comme atout
• Une expérience professionnelle antérieure dans des organisations internationales et des entreprises serait un atout.
• Expérience en coordination avec les partenaires et institutions gouvernementales.
• Expérience en gestion de projet/administration ;
• Maîtrise avérée des applications Microsoft Office, y compris Excel, PowerPoint, Bonne connaissance de la technologie de l’information et maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint.

V. Languages

Une maitrise parfaite du français et une bonne connaissance de l’anglais est nécessaire.

VI. Competencies[1]

The incumbent is expected to demonstrate the following values and competencies[VN1] :

Values

• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Resource Mobilization – Establishes realistic resource requirements to meet IOM needs

Core Competencies – behavioural indicators

• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

[1] Competencies should be drawn from the Competency Framework of the Organization.

[VN1]Please add the managerial competencies