Mandat de consultation en évènementiel à Dakar

Fondé en 1994 à Montréal, le Bureau international des droits des enfants, « Le Bureau » ou « l’IBCR » est une organisation internationale non gouvernementale oeuvrant pour la protection et la promotion des droits de l’enfant dans le monde. Animé par l’idéal d’un monde où les droits de l’enfant seraient pleinement respectés et mis en oeuvre, le Bureau cherche à contribuer à la promotion et à la protection de ces droits en demeurant fidèle à ses valeurs : la responsabilité, la collaboration et le respect. Partout où il intervient, le Bureau adapte ses interventions au contexte local et aux besoins de ses partenaires. Il cherche à valoriser les savoirs locaux et favorise la participation des enfants, dans l’objectif de générer un impact durable.

CONTEXTE Le mandat de consultance : Préparation de la conférence internationale annuelle du Forum des organisations de coopération volontaire

1. Mandat de la personne consultante La personne consultante sera engagée pour l’organisation de l’événement IVCO 2022. Elle travaillera en collaboration avec la personne responsable de l’engagement des volontaires de Carrefour international. L’évènement se déroulera à l’Hôtel Horizon Royal Baobab. La personne consultante devra lors de l’évènement être disponible en dehors des heures régulières de travail lors de l’événement (soirs et fin de semaine) selon les besoins événementiels 2. Détails liés à la consultance

Durée du mandat du consultant : 60 jours Période du mandat : du 27 juin au 21 octobre 2022 Lieu de la consultance : Dakar et Somone, Sénégal

3. Livrables attendus a. Planification de l’évènement La personne consultante participera activement à l’organisation logistique de l’évènement, en contribuant à :

– Effectuer le suivi des inscriptions des participants (inscription en ligne via le site internet de l’IVCO 2022) et préparer la liste des participants pour l’hôtel et Carrefour International/IBCR. – Vérifier et préparer l’aménagement de la salle – Analyser inventorier et mobiliser les moyens techniques et logistiques, en conformité avec les besoins identifiés

b. Contribution à la Coordination et logistique de l’évènement La personne consultante devra assurer la coordination et la logistique de l’évènement. Pour cela, il lui sera demandé de coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à l’organisation technique, logistique et artistique, en amont, pendant et après l’IVCO 2022.

c. Communication La personne consultante devra : – Assurer de bien communiquer avec les équipes de programmation et de communication de l’IBCR et Carrefour international – Assurer de la bonne diffusion et du partage des informations entre les parties prenantes de l’événement (IBCR, Carrefour, le Forum, l’hôtel, les fournisseurs…) – Répondre aux demandes d’informations des participants

4. Critères de sélections

a. Expertise démontrée en planification, gestion des évènements et en organisation d’évènements corporatifs Le ou la consulant.e, devra démontrer de compétences en planification, gestion des évènements et en organisation d’évènements corporatifs. Pour évaluer cela, le ou la soumissionnaire devra fournir au dossier son CV.

b. Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais L’évènement sera bilingue de ce fait le ou la soumissionnaire devra démontrer de sa maîtrise du français et anglais écrit et parlé.

c. Matériel informatique Le Bureau ne fournissant pas de matériel informatique pour cette consultance, le ou la consultant.e doit démontrer qu’il possède son propre matériel informatique.

d. Évènement similaire Le ou la consultant.e devra démontrer qu’il a déjà organiser au moins un évènement similaire en fournissant son portefolio.

e. Offre financière

Le ou la soumissionnaire doit joindre une offre financière indiquant son tarif journalier, et son tarif total en détaillant les taxes associées à la prestation. L’Offre devra aussi inclure ses disponibilités durant la consultance, les frais de déplacement et devra exclure tout frais d’hébergement (ceux-ci étant pris en charge par l’IBCR/Carrefour International).

f. Références Le Bureau a besoin d’un ou d’une consultant.e qui possède un sens de l’organisation aiguisée et une gestion efficace des priorité. Pour cela le ou la soumissionnaire devra fournir au moins deux (2) références complètes, que le Bureau pourra contacter le cas échant.