Gestionnaire des déplacements missions-AG H/F

Médecins Sans Frontières (MSF), association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie et est présente dans une trentaine de pays.

Nous recherchons un·e Gestionnaire des déplacements missions-AG.

Mission :

Le GUPA (Guichet Unique du Pôle Associatif) a pour principal objectif de soutenir la vie associative de MSF France, sur le terrain, au siège et en France. A ce titre, il est notamment responsable de l’animation du réseau associatif, de la communication associative et interne et de la vie statutaire, dont l’organisation de l’Assemblée générale annuelle de MSF France et de la semaine asso terrain. Le GUPA apporte un soutien à l’organisation de la semaine des chefs de mission et des coordinateurs médicaux.

Sous la responsabilité de la coordinatrice associative, en lien avec la chargée d’animation du réseau associatif et l’équipe du GUPA, du bureau des départs et des opérations, le/la gestionnaire des déplacements missions-AG est responsable de l’organisation de la venue des participants à l’AG, aux MAP, à la semaine des chefs de mission, à la semaine des coordinateurs médicaux et à la semaine asso terrain.

Principales responsabilités :

Sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice associative et en lien avec la chargée d’animation du réseau associatif,en étroite collaboration avec l’équipe du pôle associatif et des opérations et les missions, le/la gestionnaire déplacements missions-AG est en charge de :

Organiser la venue des participants à l’AG, aux MAP, à la semaine des chefs de mission, à la semaine des coordinateurs médicaux et à la semaine asso terrain

• Identifier les participants : relance et appui des missions via les coordinateurs en finances et ressources humaines (CoFiRH) dans l’avancée du processus d’identification des représentants asso terrain, ainsi que tout autre participant aux événements en marge de l’AG (chefs de mission et coordinateurs médicaux)
• Centraliser les informations : suivi des participants et relais de communication entre les différents intéressés : missions, participants et différents départements du siège à l’aide du fichier Excel.
• Organiser les déplacements en collaboration étroite avec les terrains et le(s) RRH de cellule
• Assurer le suivi administratif. Etablir les documents nécessaires à la demande de visa Schengen et suivre le processus, (tout autre Visa étant géré par le bureau des départs). Préparer les bons perdiem (ensuite donnés par le bureau des départs)
• Être responsable de l’hébergement des participants. Réserver et répartir les chambres d’hôtel.
• Être responsable de la bonne transmission des informations auprès des cellules et des terrains concernant les mouvements nationaux et internationaux
• Organiser l’accueil (le meilleur possible), notamment des représentants asso terrain, en veillant qu’ils soient accueillis à l’aéroport par des bénévoles ou prise en charge taxi, en facilitant leur séjour…
• Organiser la participation à l’AG du personnel national participant au TLB en collaboration avec le service LnD (le cas échéant)
• Envoyer la liste des participants à la journée scientifique Epicentre au service concerné
• Représenter l’association dans ses multiples contacts : compagnies aériennes, hôtels, RATP, SNCF, compagnies de taxi, etc.
• Gérer la facturation finale avec la ventilation des codes analytiques
• Faire un compte-rendu de sa mission afin d’améliorer les prochains événements

Être un support auprès de l’équipe du GUPA :

• Participer à l’organisation de la Semaine Asso Terrain (accueil, logistique…).
• Aider à la préparation de l’AG
• Gestion de la caisse et des entrées de l’AG

Profil recherché :

Formation :

• Un diplôme bac+2 minimum et/ou une expérience sur un poste similaire ou une expérience sur le terrain à un poste d’administrateur est nécessaire (expérience sur un poste admin transit appréciée).

Compétences :

• Sens du contact et de l’organisation
• Maitrise du pack office

Qualités requises :

• Rigueur, organisation, polyvalence, flexibilité
• Gestion des priorités
• Travail dans l’urgence
• Gestion du stress
• Confidentialité, réactivité, bon relationnel, sens du service, travail en équipe, autonomie
• Adaptabilité à différents environnements et cultures

Langues : Français et anglais courants B1 minimum.

Statut : CDD de 4 mois à temps plein basé à Paris.

Conditions :

40,5K€ brut annuel sur 13 mois.

22 jours de RTT par an. Complémentaire santé prise en charge à 100% par Médecins Sans Frontières. Titres restaurants d’une valeur faciale de 11€ (prise en charge à 60% par Médecins Sans Frontières). Prise en charge à 50% du titre de transports en commun.

Poste à pourvoir : Février 2024. Fin de contrat le 31 mai 2024.