FR-ALTERNANCE:ASSISTANT.E ARCHIV. & CONFORMITE(H/F)–PARIS

Date de prise de fonction souhaitée : 04/09/2023

Durée : Contrat d’apprentissage en alternance (12 à 24 mois)

Localisation : siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy

Que faisons-nous …

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

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Votre travail sera basé au siège de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL. Vous assisterez la responsable Audit Interne de l’association dans le domaine spécifique de la gestion des archives et participerez ainsi à diverses missions internes et objectifs de redevabilité externes de l’organisation.

Intégré au Service Audit Interne de l’ONG, vous serez amené à collaborer avec les différents départements et pays d’intervention de Solidarités International. Vous soutiendrez son action grâce à une gestion efficace de la documentation, nécessaire pour répondre efficacement aux exigences internes et externes qui pèsent sur nos différents services. Le service est impliqué sur de nombreux chantiers internes passionnants qui vous permettront de découvrir les enjeux actuels de l’aide humanitaire et de ses intenses évolutions.

Il n’est pas nécessaire d’avoir une expérience antérieure dans le milieu humanitaire.

Descriptif du poste

Principaux objectifs de l’alternance :

Participer activement à l’amélioration des fonctionnements de l’organisation sur la gestion des archives
Développer des connaissances sur les processus d’audits et de redevabilités dans le secteur humanitaire ;
Connaissance et analyse des procédures d’archivages de Solidarités International ;
Développement d’outils effectifs et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives ;
Assister le/la Chargé(e) d’Audit Interne sur l’exécution des tâches nécessaires au suivi de la conformité ainsi que sur la mise en œuvre des chantiers du service Ethique et Audit Interne ;
Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain) ;

Principales tâches :

Appuyer au développement et à la diffusion d’outils et procédures dédiés à une gestion efficace des archives
Participer aux échanges avec le terrain sur la gestion des flux d’archives
En collaboration avec le département logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’association.
Contrôler la qualité et la désignation des archives réceptionnées. Si besoin, fait des retours spécifiques au terrain sur les problématiques rencontrées lors du contrôle des archives.
Assurer la manutention, l’aide au chargement et déchargement des camions de livraisons, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées
Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives.
Mettre à jour quotidiennement la base de données des archives : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.
Participer à la gestion des communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation.
Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis par les responsables concernés.
Proposer des améliorations aux bases de données d’archives.
Participer au développement de modules de formation spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité interne et externe.
Participer aux briefings des expatriés sur les normes internes d’archivage.
Assister le/la Chargé(e) d’Audit Interne sur les chantiers du service Ethique et Audit Interne
Participer à des réunions et autres évènements de la vie associative.

Apports de l’alternance :

Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain ;
Découvrir les différents métiers de Solidarités International ;
Appréhender les enjeux de Redevabilité d’une ONG et y participer activement ;
Connaître les exigences des bailleurs de fonds
Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission humanitaire ;
Contact direct avec le terrain ;
Maitrise des procédures internes de Solidarités International ;
Développer une autonomie et une expertise sur les techniques d’archivages ;

Votre profil

Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT, Licence professionnelle, etc) de préférence
Formation ou expérience dans la logistique et plus spécifiquement la gestion de stock, appréciée.
Aptitude physique à la manipulation manuelle de charges
Compétences rédactionnelles, de synthèse en français et en anglais ;
Maîtrise des outils bureautiques courant : Windows (Word, Excel, power point); Internet et courrier électronique (Outlook) ;
Sens de l’organisation et capacité à suivre et mettre en place des procédures indispensables ;
Rigueur et sens de l’organisation
Esprit d’équipe et aisance relationnelle
Autonomie et proactivité
Sensibilité pour le secteur de l’associatif et de l’humanitaire appréciée ;

SI vous offrira les conditions suivantes

Alternance basée au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
Contrat d’apprentissage en alternance de 12 mois
Rémunération selon règlementation en vigueur
Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif d’alternance, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %
Congés : 2,0833 CP/mois

Comment postuler ?

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Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation !

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org