Finance Director / Directeur Financier

DAI Global is implementing a five-year, USAID program in West Africa. The program supports the efforts of West Africans to address the risks of instability from democratic backsliding and from conflict, and prioritizes targeted governance, conflict and violence prevention, peacebuilding, and preventing and countering violent extremism (P/CVE) interventions across the region. The program will engage with regional partners, and with governments and non-government institutions to address causes of fragility, and focus on good governance approaches, conflict prevention and response, and P/CVE interventions across select target countries in the Sahel and across Coastal West Africa.

Position Description

The Finance Director will manage all activities related to finance according to DAI and USAID policies and procedures. He/she will directly supervise the Accountant, support accounting processes and ensure compliance of all related activities.

• PERIOD OF PERFORMANCE: 2023 – life of project (up to 5 years)
• MAXIMUM LEVEL OF EFFORT: LTTA
• BASE OF OPERATIONS: Ghana, Côte d’Ivoire, Niger, Togo, Benin, Guinea or Burkina Faso
• POSITION REPORTS TO: Deputy Chief of Party – Operations

Tasks and Responsibilities

• Supervises the Accountant in all finance and accounting related activities.
• Analyzes activity burn rate to identify bottlenecks and areas to improve.
• Reviews the bi-monthly finance reports for presentation to the COP, DCOP-Operations, and Home Office (HO).
• Ensures all financial reports are submitted to DAI headquarters in accordance with the DAI monthly finance calendar.
• Reviews the process of CCN salary calculations and disbursements.
• Oversees the employees’, grantees’ and other vendors’ advance payments and settlements.
• Oversees the relationships with the local bank.
• Oversees the process of reconciling local cash accounts.
• Makes sure the activity accounting is provided with clearly auditable and tracible electronic and physical filing systems.
• Reviews findings of regular financial file audits to ensure compliance and identify areas for improvement.
• Approves payments in accordance with the activity Schedule of Authority.
• Reviews and approves all financial operations with regards to reasonableness, allocability, and allowability, adhering to DAI policies, contractual terms, and other applicable rules and regulations.
• Advises activity leadership and HO on financial matters.
• Oversees and monitors use of company accounting systems (vFER/FAS), cloud software for backup documentation, DAI’s project management system (TAMIS), etc.
• Trains finance staff in any financial system knowledge gap.
• Responsible for the activity compliance with Ghanaian tax codes, and the tax codes of the field offices in target countries, including timely submission of required reports and data to the authorities.
• Sets up and supervises the activity tax exemption process according to the bilateral agreement provisions.
• Coordinates all tax exoneration documents, other tax exemption documents, and reimbursement of local taxes documents, if needed, with the Accountant.
• Serves as back up accountant when applicable.

Qualifications

• A minimum of 8 years of progressively responsible finance and accounting experience in terms of the job tasks and responsibilities outlined above; USAID-funded activity experience is a plus.
• Bachelor’s degree in business administration or accounting, or similar area; master’s degree preferred.
• Excellent knowledge of MS Excel as well as electronic communications programs required.
• French and English fluency required.
• Strong knowledge of country tax codes.
• Self-motivation and guidance; demonstrated initiative and self-motivation in handling all assigned tasks required.

En français

DAI Global met en œuvre un programme quinquennal de l’USAID en Afrique de l’Ouest. Le programme soutient les efforts des Africains de l’Ouest pour faire face aux risques d’instabilité liés au recul démocratique et aux conflits, et donne la priorité à la gouvernance ciblée, à la prévention des conflits et de la violence, à la consolidation de la paix, ainsi qu’à la prévention et à la lutte contre l’extrémisme violent dans la région. Le programme s’engagera avec des partenaires régionaux, tels que la CEDEAO, ainsi qu’avec des gouvernements et des institutions non gouvernementales pour s’attaquer aux causes de la fragilité, et se concentrera sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits, et les interventions P/CVE dans certains pays cibles du Sahel et de l’Afrique de l’Ouest côtière.

Description du poste

Le directeur financier gérera toutes les activités liées aux finances conformément aux politiques et procédures de DAI et de l’USAID. Il/elle supervisera directement le comptable, soutiendra les processus comptables et s’assurera de la conformité de toutes les activités connexes.

• PÉRIODE D’EXÉCUTION : 2023 – durée de vie du projet (jusqu’à 5 ans)
• NIVEAU E’EFFORT: LTTA
• BASE D’OPÉRATIONS: Ghana, Côte d’Ivoire, Niger, Togo, Benin, Guinea ou Burkina Faso
• LE POSTE EST PLACÉ SOUS L’AUTORITÉ DE: Chef de parti adjoint – Opérations

Principales fonctions et responsabilités

• Superviser le comptable dans toutes les activités liées aux finances et à la comptabilité.
• Analyse le taux d’épuisement de l’activité pour identifier les goulots d’étranglement et les domaines à améliorer.
• Examiner les rapports financiers bimensuels en vue de leur présentation à la CdP, au DCOP-Opérations et au ministère de l’Intérieur.
• S’assurer que tous les rapports financiers sont soumis au siège de DAI conformément au calendrier financier mensuel de DAI.
• Examiner le processus de calcul et de déboursement des salaires du RCC.
• Superviser les paiements anticipés et les règlements des employés, des bénéficiaires et des autres fournisseurs.
• Superviser les relations avec la banque locale.
• Superviser le processus de rapprochement des comptes de trésorerie locaux.
• S’assurer que la comptabilité des activités est dotée de systèmes d’archivage électroniques et physiques clairement vérifiables et transposables.
• Examiner les résultats des vérifications régulières des dossiers financiers afin d’en assurer la conformité et de cerner les points à améliorer.
• Approuve les paiements conformément au calendrier d’autorisation de l’activité.
• Examine et approuve toutes les opérations financières en ce qui concerne le caractère raisonnable, l’allocation et l’admissibilité, en adhérant aux politiques de DAI, aux conditions contractuelles et aux autres règles et réglementations applicables.
• Conseille la direction de l’activité et le HO sur les questions financières.
• Superviser et surveiller l’utilisation des systèmes comptables de l’entreprise (vFER/FAS), des logiciels infonuagiques pour la documentation de sauvegarde, du système de gestion de projet de la DAI (TAMIS), etc.
• Former le personnel financier à toute lacune dans les connaissances du système financier.
• Responsable de la conformité de l’activité avec les codes fiscaux ghanéens et les codes fiscaux des bureaux extérieurs dans les pays cibles, y compris la soumission en temps opportun des rapports et des données requis aux autorités.
• Met en place et supervise le processus d’exonération fiscale des activités conformément aux dispositions de l’accord bilatéral.
• Coordonne tous les documents d’exonération fiscale, les autres documents d’exonération fiscale et les documents de remboursement des taxes locales, si nécessaire, avec le comptable.
• Agir à titre de comptable suppléant, s’il y a lieu.

Qualifications

• Au moins 8 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de la finance et de la comptabilité, dans le cadre des tâches et responsabilités décrites ci-dessus ; Une expérience d’activité financée par l’USAID est un plus.
• Baccalauréat en administration des affaires ou en comptabilité, ou dans un domaine similaire ; Maîtrise de préférence.
• Excellente connaissance de MS Excel ainsi que des programmes de communications électroniques requises.
• Maîtrise du français et de l’anglais requise.
• Connaissance approfondie des codes fiscaux des pays.
• L’auto-motivation et l’orientation ; Faire preuve d’initiative et de motivation dans l’exécution de toutes les tâches qui lui sont confiées.