Chargé des Finances (Finance Officer)

Poste : Chargé des Finances (Finance Officer)

Lieu : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Le Chargé des finances est responsable de l’exécution des tâches comptables et extra comptables, particulièrement le suivi des comptes bancaires, la gestion des fonds alloués aux activités des programmes, des décaissements et paiements et de la saisie des transactions comptables, le suivi des budgets des activités des programmes, sous le contrôle du Directeur des Finances et des Operations (DFO).

Ces responsabilités inclus de manière non exhaustives les points suivants :

• Gestionnaire des fonds mis à la disposition des responsables et agents des programmes y compris le suivi des avances locales octroyées.
• Responsable de l’élaboration des paiements effectués á travers les comptes de Helen Keller International
• Gestionnaire de l’archivage des pièces comptables.
• Respect et application des lois et règlements du pays en matière fiscale et comptable ;
• Respect et application des politiques et procédures financières de Helen Keller International

A- FINANCES ET COMPTABILITE

• Contrôler le niveau des lignes budgétaires activités ;

• Préparer pour validation toutes les dépenses sollicitées par les projets en s’assurant de l’existence d’un budget approuvé, la disponibilité de fonds suffisants dans la ligne budgétaire pour engager les dépenses prévues.

• Effectuer tous les paiements du bureau (Cheque ou virement) et s’assurer de l’exhaustivité des liasses comptables avant saisie dans le système (Requête approuvé, PV de sélection, Bon de commande, bon de livraison, Acquittement, décharge de réception, ligne budgétaire … ;

• Faire les imputations comptables suivant les orientations du DFO ;

• Saisir au jour le jour et de façon chronologique, toutes les transactions comptables de la période dans le logiciel de comptabilité du bureau ;

• Assister le suivi de la consommation du carburant et le remplissage du carnet de bord.

• Faire la revue et la réconciliation des avances de fonds mis à la disposition des agents des programmes.

• Faire la situation hebdomadaire de la trésorerie du bureau et partager avec La responsable séniore des finances et de la comptabilité.

• Tenir á jour un registre pour le suivi des transactions bancaires

• Faire le suivi des paiements en suspens sur la réconciliation bancaire après chaque clôture mensuelle.

• Présenter les classeurs une fois par semaine au Directeur des Finances et des Opérations (DFO) pour vérification de la saisie dans le système comptable.

• Former, soutenir et conseiller les programmes sur les procédures d’avance et de justification de fonds de façon régulière.

• Faire des missions de terrain pour évaluer les conditions de l’utilisation des fonds mis à la disposition des agents du terrain et voir comment améliorer le support.

• Assurer le suivi séquentiel des références des pièces comptables à saisir dans le logiciel de comptabilité ;

• Remplir et archiver les pièces comptables (Bank, caisse, opérations diverses en monnaie locale et en dollars) et les différents rapports financiers ;

• Assurer le règlement de toutes les factures (récurrentes) d’eau, d’électricité, téléphone et informer le DFO de toutes factures non reçues

• Effectuer l’état mensuel des déclarations des impôts á soumettre au DFO

• Participe à l’élaboration du rapport financier mensuel et documents de travail du mois à l’attention du DFO ;

• Préparer l’état mensuel des avances non encore justifiées à l’attention du DFO et suivre leur apurement ;

• Assister DFO dans l’élaboration des rapports spécifiques de projets dans les délais

• S’assurer de l’archivage des rapports financiers des projets

B- BUDGET ET SUIVI BUDGETAIRE :

• Assister dans l’élaboration et à la révision du budget annuel du bureau ;

• Assister dans l’élaboration des budgets des projets ;

• Assister dans la préparation des demandes de fonds adressées au Siège (Wire Transfer) et aux différents bailleurs en soumettant les documents appropriés ;

• Assister dans la supervision et le suivi de la gestion comptable des structures sous bénéficiaires des fonds des Projets ;

C- AUTRES

• Assister dans la préparation des missions d’Audit du bureau ;

• Assister dans le suivi des activités d’audit interne ou externe ;

• Assister dans les réponses aux sollicitations de contrôle interne ;

• Exécuter toute autre tâche assigner par la hiérarchie ;

• Appuyer l’orientation des nouveaux staffs recrutés, aux procédures de Helen Keller IntI.

Qualifications

· License en gestion financière, comptabilité ou un diplôme universitaire équivalent

· Expérience professionnelle d’au moins dix (7) ans dont au moins cinq (04) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

· Expérience avérée en matière de comptabilité et finances.

· La connaissance des règlements des donateurs, notamment de l’USAID et/ou d’autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d’autres agences de développement multilatérales est un atout.

· Un intérêt pour les programmes de développement international et de santé publique ainsi qu’une compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières de la conception et de la mise en œuvre des projets sont hautement souhaitables.

· Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.

· Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.

· Connaissance avérée des systèmes de comptabilité en ligne indispensable ; ERP est un atout.

· Très bonne connaissance de l’informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.

· Aptitude à :

o Exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;

o De hiérarchiser la charge de travail, d’assumer la responsabilité du travail et d’en assurer le suivi jusqu’à son achèvement.

o Maintenir un équilibre en cas de stress.

o Travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.