Assistenz Bereichsleitung & Teamleiter:in Administration, 80% (befristete Anstellung für 7 Monat

HEKS, das Hilfswerk der Evangelisch-reformierten Kirche Schweiz, unterstützt in über 30 Ländern auf vier Kontinenten Projekte zur Bekämpfung von Armut und Ungerechtigkeit. HEKS leistet zudem weltweit humanitäre Hilfe für die Opfer von Naturkatastrophen und kriegerischen Konflikten und unterstützt die kirchlich-diakonische Arbeit in Osteuropa und im Nahen Osten. In der Schweiz setzt sich HEKS für die Rechte und Anliegen von Flüchtlingen und sozial benachteiligten Menschen ein. Mit entwicklungs- und gesellschaftspolitischer Arbeit in den Bereichen Klimagerechtigkeit, Zugang zu Land und Nahrung, Migration und Integration wirkt HEKS auf einen systemischen Wandel hin – weltweit und in der Schweiz.

Sie sind ein:e Allrounder:in und haben mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion. Sie verfügen über fundierte kaufmännische Kenntnisse in der internationalen Zusammenarbeit oder im internationalen Umfeld und sind sich gewohnt als Ansprechpartner:in für die verschiedenen Teams und Abteilungen zu fungieren. Sie interessieren sich für Sicherheitsthemen und Kommunikation und haben Freude an der Führung eines kleinen Teams? Im Bereich der globalen Zusammenarbeit können Sie ihre Talente vielseitig einbringen.

Im Hinblick auf den Mutterschaftsurlaub der derzeitigen Stelleninhaberin suchen wir eine erfahrene, integre und innovative Person, die das Team per 01.04.2022 verstärkt in der Position als

Assistenz Bereichsleitung & Teamleiter:in Administration Bereich Globale Zusammenarbeit & Security Focal Point, 80% (befristete Anstellung für 7 Monate)

Das sind Ihre Hauptaufgaben:

• Sie sind verantwortlich für das reibungslose Funktionieren der zentralen Administration im Bereich Globale Zusammenarbeit
• Sie sind zuständig für die Personalführung des Administrationsteams
• Als Assistenz der Bereichsleitung organisieren Sie interne und externe Sitzungen und Events und übernehmen die Protokollführung (D/E/F)
• Sie bearbeiten mündliche und schriftliche Anfragen (vorwiegend Deutsch, Französisch, Englisch)
• Sie erstellen Statistiken, Präsentationen und Übersichten für den Bereich
• Sie sind erste Ansprechperson für Fragen zu Security und kontrollieren die jährlich revidierten Ländersicherheitspläne sowie Reisememoranda für Projektreisen
• Sie erstellen, redigieren und publizieren Neuigkeiten im Intranet und den englischen Sozialen Medien von HEKS
• Bei Bedarf: Praxisbildner:in für den Lernenden im Bereich Globale Zusammenarbeit

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Kaufmännische Ausbildung, Handelsdiplom oder ein erfolgreich abgeschlossenes Studium
• Langjährige Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, vorzugsweise in der internationalen Zusammenarbeit oder einem internationalen Umfeld
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch werden vorausgesetzt, Spanisch- und Portugiesischkenntnisse sind ein Vorteil
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der Office-Palette, SharePoint und Teams. Power Automate-, Power BI- und Visio-Kenntnisse von Vorteil
• Sie haben eine rasche Auffassungsgabe, denken vernetzt und arbeiten gerne selbständig, speditiv und lösungsorientiert
• Sie verfügen über eine hohe Flexibilität und Belastbarkeit im Umgang mit wechselnden Prioritäten, unterschiedlichen Ansprechpartnern und der Vielschichtigkeit der Aufgaben
• Sie sind ein Teamplayer mit grosser Kommunikationskompetenz, auch interkulturell

Das dürfen Sie von uns erwarten:

• Interessante, herausfordernde Aufgabe in einem internationalen Umfeld
• Ein engagiertes und motiviertes Team
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen