Assistant(e) principal(e) des achats

Background Information – Job-specific

Les États-Unis et le Maroc coordonnent leurs efforts pour promouvoir la stabilité et la sécurité régionales, notamment par le biais du Forum mondial de lutte contre le terrorisme et de la Coalition mondiale pour vaincre l’EI.

Le département d’Etat Américain fournit une assistance au Royaume du Maroc pour soutenir les services de sécurité Marocains. L’UNOPS a été invité en tant que partenaire d’implémentation du projet dont l’objectif global est de renforcer la capacité de la DGSN à lutter contre la criminalité grâce à la fourniture d’équipements spécialisés, l’implémentation de travaux mineurs aux infrastructures sécuritaires et la mise en place de formations ciblées.

C’est dans ce cadre que l’UNOPS recrute un(e) Assistant(e) principal(e) aux achats pour appuyer le département.

Sous la supervision directe de cheffe de projet et de la responsable du service de soutien, l’assistant.e principal.e aux achats est chargé.e de fournir un soutien administratif dans la gestion d’une variété de processus et / transactions d’approvisionnement et de passation de marchés pour des biens, des services et des travaux pour la Business Unit.

Functional Responsibilities

1. Services administratifs d’appui à l’approvisionnement

2. Relations clients / Gestion des parties prenantes

3. Facilitation de la construction et du partage des connaissances

4. Administration des contrats

Services administratifs d’appui à l’approvisionnement

• Fournit une variété de services de soutien transactionnel spécialisés et non spécialisés, assurant la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées, ainsi qu’une circulation optimale de l’information :

• Aider à la rédaction des documents d’appel d’offres, des rapports d’évaluation et des soumissions d’attribution de contrat, en assurant la cohérence du format et du contenu.

• Traiter les transactions d’achat dans le système d’entreprise One UNOPS de l’UNOPS ;

• Aider à la préparation des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs modifications.

• Traiter les factures pour les biens et services livrés en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité de la documentation et au paiement en temps opportun. Faire le suivi jusqu’à l’achèvement et informer les clients.

• Surveiller les dépenses par rapport aux allocations.

• Recevoir, examiner, consigner et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’approvisionnement.

• Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences techniques et des connaissances en matière de formatage et de présentations.

• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats au nom du superviseur ;

• Publier des annonces d’approvisionnement et des récompenses.

• Tenir à jour des rapports d’étape sur les activités d’approvisionnement et les travaux en cours.

• Établir des outils de gestion des contrats (Paiements, durée, avenants etc.)

• Appuyer les superviseurs dans toutes autres tâches liées au services d’appui à l’approvisionnement et toute autre tâche attribuée par les superviseurs. Services Clients Relations Clients / Gestion des Parties Prenantes

• Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus et transactions d’approvisionnement, afin de fournir des services corrects et opportuns.

• Fournir des services d’approvisionnement normalisés, des conseils et des informations au personnel de l’unité commerciale sur les processus et procédures de routine

Développement des connaissances et partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes d’assurance qualité des achats ou de gestion des connaissances au nom du superviseur et informer le superviseur de l’état d’avancement.

• Soutenir administrativement l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement

Impact des résultats

La réalisation efficace et réussie des résultats par l’assistant principal en passation des marchés affecte l’achèvement des travaux de la ou des unités commerciales concernées, les activités du projet, les services de soutien à la gestion des achats et des contrats, ce qui a un impact sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et produits livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l’image et la crédibilité de l’équipe et de la Business Unit en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet dans le pays/la région desservis.

Education/Experience/Language requirements

Formation:

• Un diplôme d’études secondaires est exigé.

• Un premier diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en gestion des ressources humaines ou dans des disciplines équivalentes est souhaitable mais non requis

• Expérience:

• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans les services de soutien à l’approvisionnement dans des organisations publiques ou corporatives nationales ou internationales.

• Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement.

• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.

• Les candidatures féminines sont encouragées.

• La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (Google suit) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont requises.

• Une expérience dans l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable

• Langues:

• Une connaissance pratique complète du français est requise.

• Une connaissance pratique complète du français est requise.

• La connaissance d’une deuxième langue de travail de l’ONU ou régionale est un atout.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôl…

Contract type, level and duration

1. Type de contrat: ICA (Contrat de Prestataire Individuel Local)
2. Niveau de contrat: LICA 5
3. Durée de contrat: Contrat Ouvert

Pour plus d’info sur le contrat ICA merci de suivre le lien suivant:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle – L’UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l’importance d’équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d’harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.