Assistant.e de Direction (DOI) (H/F)

Présentation de la Croix Rouge
Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation. Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.

A l’international, la CRF intervient dans 16 pays aux côtés des Sociétés Nationales et 2 plateformes régionales (PIRAC et PIROI), sur les thématiques suivantes : Santé et Gestion des risques de catastrophe.
Au même titre que dans les métiers qu’elle développe et met en œuvre en France, la Croix-Rouge française à l’international inscrit toutes ses missions dans un schéma d’action humanitaire durable. Cela se traduit par une articulation des activités d’urgence, de post-urgence, de sortie de crise et de reconstruction visant la meilleure efficacité. L’objectif est de mener des actions aux effets pérennes et de permettre aux populations de retrouver leur entière autonomie.
Notre association a également la volonté de renforcer sa présence et la promotion de ses engagements prioritaires au sein du Mouvement international.

En nous rejoignant, vous partagerez notre engagement et notre éthique et développerez vos compétences.

Poste
FINALITÉ
Assister le département de la direction des Opérations Internationales (DOI) et le directeur dans des missions d’organisation, d’optimisation de leurs activités, d’administration et de logistique.

MISSION 1 : GERER LE SECRETARIAT DU DEPARTEMENT

• Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier papier et électronique reçu pour la direction selon les critères requis de délai, de pertinence et de confidentialité (enquête, participation possible à des séminaires, réunions mouvement, demandes de la direction générale)
• Concevoir et rédiger si nécessaire les comptes rendus de réunions, supports de réunions, notes de service, courriers, présentations diverses (Powerpoint)
• Mettre à jour les documents internes à la DROI (liste téléphonique, coordonnées DROI, organigramme) et le contenu du site internet de la DROI sur les parties administratives (calendrier, contacts, organigramme)
• Assurer le classement et l’archivage papier et électronique des documents internes en fonction des critères de pertinence et de confidentialité
• Mettre en signature les parapheurs et assurer le suivi des signatures
• Administrer la logistique des départements (déplacements, réservations de salles, commande de fournitures et de matériel, préparation de l’arrivée des nouveaux embauchés, restauration)
• Passer les commandes de fournitures et veiller aux réceptions

MISSION 2 : ORGANISER ET EFFECTUER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES ACTIVITÉS

• Répondre aux appels et faire l’accueil physique
• Mettre à disposition les tickets repas, ou badge pour les salariés ou externes en visite sur le site (formation, briefing/debriefing)
• Instruire ou constituer des dossiers et des présentations à destination des départements de la DROI
• Suivre le traitement de dossiers particuliers, et proposer des actions d’amélioration

MISSION 3 : ASSURER LA LOGISTIQUE DES RECRUTEMENTS ET DES DEPARTS (hors Délégués en Missions Internationales)

• Coordonner avec les managers de la DROI le suivi des recrutements en lien avec le département Ressources Humaines Internationales
• Gérer les aspects administratifs pour les stagiaires
• Gérer la logistique (ordinateur, téléphone, bureau) pour les nouveaux arrivants et les départs

MISSION 4 : ASSISTER LE DIRECTEUR DANS SES ACTIVITÉS QUOTIDIENNES

• Gérer l’agenda du directeur (organiser les prises de rendez-vous et les déplacements)
• Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers et messages
• Préparer et imprimer les dossiers de réunion
• Concevoir et rédiger si nécessaire les comptes rendus de réunions, supports de réunions, notes de service, courriers, présentations diverses (Powerpoint)
• Enregistrer les notes de frais du directeur

MISSION 5 : ASSISTER LE COORDINATEUR DE LA DROI DANS LA MISE EN OEUVRE DU PLAN DE PERFORMANCE

• Planification, organisation des ateliers et temps de travail
• Prise en charge de certains dossiers du plan de performance (organisation de la DATA, système d’information, évolution du fonctionnement général de la direction)
• Être force de proposition sur l’ensemble des dossiers du plan de performance
• Être force de proposition sur le volet « accompagnement au changement » du plan de performance

Profil du candidat

• Excellent sens relationnel avec les équipes de la DOI, dans un esprit de coordination, sachant s’adapter avec agilité à de nouvelles situations
• Organisation et gestion des priorités
• Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et l’environnement du web
• Maîtrise des outils G-Suite (GoogleDoc, Google Form, Google site)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Bon niveau d’anglais (minimum B2)
• Rigueur et autonomie

Résumé:

• Localisation : CAMPUS – FRANCE
• Durée: CDI
• A pourvoir : 5 décembre 2022

La Croix-Rouge française se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce et de dépôt des candidatures. Merci de votre compréhension. Sans autre contact de notre part dans un délai de 3 semaines, veuillez considérer que nous ne donnons pas de suite favorable à votre candidature. Candidatures féminines encouragées.