Assistant (e) Administratif(ve)

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Assistant (e) Administratif(ve)

Type de Contrat : Fixed Term

Lieu d’affection : Miragoane

Niveau du Poste : G5

Durée : 12 mois

Nombre de position: 1

Unité : Programme

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LE CONTEXTE ET L’OBJECTIF DU POSTE:

Le titulaire de poste assume la responsabilité de l’exécution d’une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Il fournira un large éventail de soutien administratif aux différentes unités dans le cadre de la mise en œuvre des opérations du PAM.

Sous la supervision directe du chef de bureau de terrain, avec la supervision technique de l’unité des Finances et de l’Administration du PAM, l’Assistant (e) Administratif (ve) effectuera, entre autres, les tâches suivantes :

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS : (pas tout compris, ni exhaustif)

1. S’assurer de l’utilisation des plateformes en ligne conformément à la stratégie de normalisation et de numérisation du PAM (booking Hub; Self-Service, WeTravel).
2. Maintenir et de veillez à ce que les biens alloués au sous bureau sont bien gérés et mettre les inventaires à jour.
3. Assurer l’approvisionnement/reportage de la disponibilité et de l’utilisation du carburant, des fournitures et d’autres consommables du sous bureau.
4. Assurer la supervision de la flotte des véhicules légers et leur bon fonctionnement sur la base des directives et normes du PAM.
5. Superviser le personnel de soutien et de veillez à la propreté de l’espace du sous bureau
6. Enregistrer les documents et correspondance au sous bureau et les acheminer aux unités concernées dans le délai ; et mettre en place un système de classement et d’archivage des dossiers.
7. Assister toutes les autres unités du sous bureau dans leurs demandes administratives auprès l’Administration;
8. Être disponible pour fournir une formation et des directives à l’ensemble du personnel.
9. Être le point focal en charge de la gestion des ressources humaines

En sus de l’ensemble des tâches suscitées, l’Assistant(e) administratif(ve) exécutera toute autre tâche administrative et financière que son superviseur jugera nécessaire de lui confier dans l’intérêt de la mise en œuvre des activités du bureau.

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

• Appuyer la prestation efficace de services d’appui administratif afin de faciliter une utilisation transparente et efficiente des ressources
• Bonne coordination et réalisation des tâches mentionnées dans le sous bureau
• Esprit d’initiative pour faire face à des problèmes inattendus, tout en sollicitant les directives et/ou en rapportant au superviseur en cas de besoin
• Bonne organisation, rapports complets et précis, données à jour, et indépendance de travail uniquement sous une supervision générale

FACTEURS DE SUCCES

• S’assurer que les installations sont bien maintenues et que le personnel sous supervision sont bien organisés
• Mise à jour de tous les documents justificatifs dans le système et dans les dossiers partagés en ligne
• Aider le superviseur à fournir des rapports précis et cohérents sur les voyages et d’autres domaines administratifs et financiers, selon les besoins
• Soutenir le superviseur dans la mise en œuvre des processus de normalisation et de numérisation.
• Soutenir et former le personnel junior
• Capacité à travailler en équipe et dans des situations d’urgence
• Produire des documents de qualité dans les délais
• Travailler sous une supervision limitée
• Superviser, orienter et renforcer la capacité technique des agents de nettoyage et d’entretien du bureau
• Avoir un sens de travailler en équipe et de bon jugement
• Travailler effectivement avec des personnes d’origine et de culture différentes

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Formation : Avoir achever les études secondaires. Un Diplôme Universitaire en Administration, Gestion, Finance d’autre domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience : Au moins deux (03) ans d’expérience progressive dans le domaines des finances, de l’ administration, des ressources humaines et d’autres domaines connexes.Bonne connaissance des procédures administratives ; Expérience antérieure d’une Organisation du Système des Nations Unies ou du PAM souhaitable

Connaissances et compétences : Fait la preuve de son aptitude à effectuer au quotidien toutes les tâches courantes conformément aux normes de fonctionnement du PAM.Aider à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel

Langues : Avoir une bonne connaissance du français écrit et parlé; Capacité de travailler en Anglais serait un atout

NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

Date limite de soumission de candidature : 11 decembre 2023