Assistant.e administratif(-ve)/logistique – Abidjan

TITRE DU POSTE: Assistant.e administratif(-ve)/logistique– Abidjan

EMPLACEMENT DU POSTE: Abidjan, Côte d’Ivoire

SE RAPPORTE À: Gestionnaire financiers et Opérations

TERME DU CONTRAT: Un an, renouvelable

DATE LIMITE D’INSCRIPTION: 20 Janvier 2023

DATE DE DÉBUT PRÉVUE: 15 février 2023

LANGUES: Français

CONTEXTE

L’EUMC (Entraide universitaire mondiale du Canada) est une organisation canadienne à but non lucratif qui œuvre pour créer un monde meilleur pour tous les jeunes. Nous rassemblons un réseau diversifié de gouvernements, d’organisations de la société civile, d’établissements de formation, de partenaires du secteur privé, d’étudiants et de bénévoles qui partagent cette vision. Ensemble, nous développons des solutions en matière d’éducation, d’opportunités économiques et d’autonomisation pour surmonter les inégalités et l’exclusion des jeunes du monde entier, en particulier des jeunes femmes et des jeunes réfugiés. L’EUMC travaille actuellement dans 25 pays d’Afrique, d’Asie, du Moyen-Orient et d’Amérique latine, avec un budget annuel d’environ 40 millions de dollars canadiens. Nous avons plus de 90 employés dans notre bureau d’Ottawa et plus de 200 personnes à l’étranger qui mettent en œuvre 16 projets de développement en collaboration avec des bailleurs de fonds tels que Affaires mondiales Canada, le Bureau du Commonwealth et du développement étranger du Royaume-Uni (FCDO), la Banque mondiale, la Banque asiatique de développement et la Banque africaine de développement.

Projet d’appui à la santé sexuelle et reproductive pour elles en Côte d’Ivoire (PASSERELLE)

L’EUMC démarre actuellement un nouveau projet en Côte d’Ivoire qui permettra de réduire les barrières sociales, culturelles et structurelles qui limitent l’accès et la prise de décisions éclairée en ce qui a trait aux choix de SDSR individuels des groupes diversifiés d’adolescentes (10-19 ans) vulnérables et marginalisés dans le district de Bas-Sassandra en Côte d’Ivoire. Le projet mènera des actions concrètes à quatre niveaux (le système sanitaire, les établissements de soins de SSR, le milieu communautaire et les adolescentes bénéficiaires elles-mêmes) pour: i) améliorer la prestation de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) de manière à ce qu’ils soient adaptés aux besoins sexospécifiques des adolescentes; et ii) augmenter l’utilisation équitable de ces services par les groupes diversifiés d’adolescentes. Le projet cherche à renforcer durablement les structures locales existantes – y compris les autorités sanitaires et scolaires, les établissements de soins de santé (incluant les établissements sanitaires de premier contacts (ESPC) et les agent.e.s de santé communautaire), les écoles et les organisations de base communautaire – avec des compétences et des connaissances nécessaires pour améliorer la qualité des prestations des services de SSR, offrir une éducation complète à la sexualité (ÉCS) aux adolescentes, et créer un environnement favorable à la pleine jouissance des droits SSR pour les plus marginalisés et les plus vulnérables, en particulier les adolescentes, du district de Bas-Sassandra en Côte d’Ivoire.

RESPONSABILITÉS

Placé.e sous la responsabilité du Gestionnaire financier et des opérations, l’Assistant.e Administratif(-ve) et Logistique assure la gestion des matériels et des actifs de PASSERELLE en particulier et de EUMC en général. Il/elle assure surtout le rôle de planification, d’organisation, de coordination et d’évaluation des aspects logistiques et d’approvisionnement en étroite collaboration avec les autres départements.

Comptabilité

• Contribuer à la tenue de la comptabilité générale du Bureau et du projet ;
• Appuyer la saisie des données financières dans le logiciel comptable ;
• Recevoir et traiter les factures des fournisseurs pour le paiement ;
• Tenir la comptabilité :
  • Pièces justificatives
  • Pièces comptables
  • Brouillards de caisse et de banque
  • États de rapprochements bancaires,
• Vérifier les factures clients et fournisseurs, tout en se conformant à l’exactitude des montants apposés ;
• Enregistrer les pièces dans les différents journaux,
• Appuyer et assister le Gestionnaire financier des opérations dans l’élaboration des comptes prévisionnels d’exploitation en relation avec le Directeur de projet ;
• Appuyer le Gestionnaire financier des opérations dans l’élaboration des documents de synthèse.
• Appui, assister et exécuter toutes les tâches qui lui sont confiées par le Gestionnaire financier des opérations
• Préparer les rapprochements bancaires ;
• Faire le suivi des décaissements et des dépenses en cours ;
• Assurer le contrôle financier interne ;
• Préparer les paiements des factures des fournisseurs ;
• Préparer les paiements des factures des dépenses des charges de fonctionnement du bureau ;
• Documenter les transferts de fonds pour les partenaires ;
• Vérifier les dépenses des partenaires en conformité avec les budgets ;
• Signaler les écarts dans les budgets des partenaires ;
• Valider les rapports financiers au premier niveau avant la validation du Gestionnaire financier et des opérations,
• Faire le suivi des impôts, assurances et taxes payés par l’organisation ;
• Gérer et approvisionner la petite caisse ;
• Consolider les comptes pour aider les gestionnaires financiers à élaborer les rapports financiers ;

Logistique:

• Évaluer en collaboration avec les directeurs de projet les besoins en logistique, et assurer le processus des acquisitions des biens et services ;
• Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au bon fonctionnement des véhicules ;
• Évaluer en collaboration avec les directeurs de projet les besoins en logistique, tant au niveau central que régional, et initier le processus des acquisitions des biens et services ;
• Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements ;
• Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non‐ consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires ;
• Assurer la rédaction des contrats logistiques ;
• Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestation et maintenance.

Gestion de parc roulant :

• Superviser directement les Chauffeurs,
• Coordonner la gestion du parc roulant de l’organisation
• Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au bon fonctionnement des véhicules
• Vérifier périodiquement les fiches de bord des véhicules
• Suivre les documents des véhicules en collaboration avec les Chauffeurs
• Préparer les rapports de gestion des véhicules du site (Abidjan) tous les mois
• Gérer l’approvisionnement en carburant
• Être l’interlocuteur direct vis‐à‐avis des tiers concernant le parc roulant : concessionnaires, garages, fournisseurs de carburant.

Gestion des bureaux :

• Assurer la gestion permanente des bureaux,
• Évaluer et assurer la disponibilité ainsi que l’arrangement des espaces pour les besoins de l’organisation
• Assurer le suivi des entretiens, réparations et montages ;
• Contrôler et vérifier les travaux, et approuver la conformité des services avec les besoins et les bons de commande
• Superviser le système de sécurité et de nettoyage, ainsi que tous les prestataires de services dans les bureaux et les résidences des expatriés.

Gestion des matériels et équipements :

• Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements
• Servir de contact pour les fournisseurs et prestataires de service.
• Tenir à jour le registre des immobilisations

Administratif :

• Effectuer des visites d`appuis sur terrain
• Assurer les relations et communications avec/entre les tiers, fournisseurs et prestataires de service
• Négocier et établir en collaboration avec le Gestionnaire Financier et Opérations les contrats de bail
• Assurer le suivi des fiches de bord des Chauffeurs et vérifier leur feuille de temps en fin du mois
• Être l’interlocuteur avec les Tiers : concernant toutes les dispositions logistiques (taxes, accueil, attestation de destination douanes,)

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

Éducation

• Bac+3 en comptabilité/ gestion/administration ou diplôme similaire

Expérience et compétences

• 3 ans d’expérience en comptabilité ;
• 3 ans d’expérience en administration et logistique
• Expérience de travail dans une ONG internationale ;
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Excel, Powerpoint et Word avec un intérêt développé à travailler dans des bases de données électroniques ;
• Excellente aptitude en communication orale et écrite en français ;
• Maîtrise de l’anglais est un atout ;
• Bonne capacité d’adaptation, avec une organisation solide et des compétences de
• Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité de travailler sous pression ;
• Respect et adaptation en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge ;
• Sens de l’organisation.

Langues

• Solides compétences en français, tant à l’écrit qu’à l’oral. Un bon niveau d’anglais un atout.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC L’EUMC?

Rejoignez-nous. Notre travail est important, de pointe et rapide. Nous encourageons la curiosité, l’innovation et la flexibilité, et nous offrons une expérience d’apprentissage phénoménale.

L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main-d’œuvre interculturelle diversifiée. Nous offrons à nos employés des possibilités passionnantes de mettre en pratique leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence dans la vie des jeunes du monde entier. Les employés de l’EUMC travaillent dur pour créer des changements durables en matière d’éducation, de possibilités économiques et d’autonomisation.

CANDIDATURE

Les activités de l’EUMC visent à équilibrer les inégalités et à créer un développement durable dans le monde entier ; l’éthique de travail de notre personnel, de nos volontaires, de nos représentants et de nos partenaires doit correspondre aux valeurs et à la mission de l’organisation. L’EUMC encourage la responsabilité, le respect, l’honnêteté et l’excellence professionnelle et nous ne tolérerons pas le harcèlement, la coercition, l’exploitation sexuelle ou l’abus sous quelque forme que ce soit. Les candidats retenus devront faire l’objet d’une vérification approfondie de leur casier judiciaire, le cas échéant. Les candidatures des femmes sont vivement encouragées.

L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances. Nous accueillons et encourageons les candidatures des personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.