ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation.

Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.

Membre du plus grand réseau humanitaire mondial, la Croix-Rouge française emploie ainsi plus de 17 000 salariés qui, à travers plus de 70 métiers, mettent leur professionnalisme au service des plus fragiles au sein d’instituts médico-éducatifs, de crèches, de maisons de retraite, de centres de réadaptation fonctionnelle, de centres d’hébergement d’urgence, de formation, de missions internationales…

Poste

1 – ASSISTER LA RESPONSABLE DES RELATIONS SOCIALES CENTRALES (50%)

Préparer et imprimer les tickets self, fiches notes de frais…
Réserver les salles pour les instances paritaires nationales, commander la restauration…
Etre l’interlocuteur(trice) des organisations syndicales pour toute question d’organisation.
Réserver les voyages et hôtels pour les IRP.
Envoyer le courrier employeur avant chaque réunion nationale (publipostage – @mailing).
Former et aider les Instances Représentatives du Personnel à l’utilisation de la plateforme voyage (AMEX) – réalisation de tutos, modes d’emploi.
Former et aider les Instances Représentatives du Personnel à la saisie des notes de frais sur Notilus( plateforme de demande de note de frais) une fois ceux-ci formé, dans l’attente, saisi des notes de frais.
Suivi du budget, Relations Sociales et traitement des demandes de règlements

2 – RAPPROCHER ET SUIVRE LES ELEMENTS ADMINISTRATIFS ET COMPTABLES EN LIEN AVEC LES ÉQUIPES DES DÉPARTEMENTS COMMUNICATION ET COMPTABILITÉ (25%)

Enregistrer les demandes d’engagement de dépenses, des factures et suivi des bons de commande.
Assurer la validation des factures auprès de l’équipe du département communication.
Vérifier les écritures comptables fournies par le service comptabilité ou le service contrôle de gestion.

3 –SAISIR ET SUIVRE LE BUDGET DU DÉPARTEMENT COMMUNICATION EN LIEN AVEC LE DIRECTEUR, LES EQUIPES ET LE DÉPARTEMENT CONTROLE DE GESTION (25%)

Saisir le budget initial dans les outils de suivi fournis par le contrôle de gestion.
Saisir le budget rectificatif dans les outils de suivi fournis par le contrôle de gestion.
Faire des points d’étape des dépenses chaque fois que nécessaire.

Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible

Informations pratiques liées au poste

Poste basé à Montrouge (92120)

De formation Bac+2 ou Bac +3 en Administratif et/ou Gestion vous bénéficiez d’une expérience significative de 2 ans minimum sur un poste d’assistant administratif, de direction ou de secrétariat. Vous devez être capable de vous adapter rapidement dans un environnement complexe. Une connaissance du secteur associatif serait un réel atout ainsi qu’une expérience dans le domaine des relations sociales.

COMPÉTENCES

Accueillir, écouter, communiquer avec diplomatie et être disponible
Aisance relationnelle, autonomie, discrétion, confidentialité
Rigueur, organisation, capacité à anticiper, réactivité
Travail en coopération et en transversalité
Assurer la circulation et la transmission de l’information
Identifier les besoins, anticiper les évolutions
Organiser, planifier, respecter les délais, alerter, relancer
Reconnaître les priorités et les hiérarchiser, gérer son temps
Maîtriser les outils bureautiques, d’information, de communication, de messagerie

SAVOIR

Maîtrise des procédures budgétaires
Connaissance des règles de comptabilités
Notions de contrôle de gestion

SAVOIR FAIRE

Capacité à anticiper les risques et alerter
Connaissance de l’organisation du siège de la CRF et capacité à solliciter le bon interlocuteur

SAVOIR ETRE

Sens de l’organisation
Rigueur Sens de l’écoute