Asistente Administrativa-Zulia

Objetivo del puesto

El Asistente Administrativo de espacios de alojamiento CESVI contribuye a establecer un control Administrativo eficiente para los diferentes proyectos que maneja CESVI en donde se garantice la aplicación de las políticas y procedimientos de la Organización, Socios Implementadores y Donantes; a su vez facilitar el funcionamiento óptimo-operativo de la C.P base Maracaibo y visitas periódicas a C.P base Coro.

Quienes somos

Sobre Cesvi

CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo.

El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.

Cesvi en Venezuela

Cesvi estuvo presente en Venezuela de 1998 a 2011 con intervenciones de emergencia, rehabilitación y desarrollo en los sectores de protección de niños, niñas y mujeres objeto de explotación sexual y con varias intervenciones en las cadenas de producción y distribución agrícola.

A partir de 2019 Cesvi abrió nuevamente operaciones en Venezuela, en Caracas garantizando apoyo directo a mujeres y adolescentes sobrevivientes o en riesgo de sufrir abuso y explotación sexual.

Descripción de las funciones

Recursos Humanos

• Llevar a cabo tareas de enlaces entre los colaboradores que prestan servicios para los espacios de alojamiento CESVI, y el área de Recursos Humanos de CESVI, en cuanto a solicitudes, contratos, dudas o aclaratorias relacionados al área de recursos humanos
• Mantener control, actualización de los expedientes del personal manteniendo y garantizando la confidencialidad requerida para el área.
• Garantizar el cumplimiento del Código de conducta y la Política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso.
• Garantizar la confidencialidad de los espacios de alojamiento CESVI

Gestión Operativa-Administrativa y Financiera

• Dar seguimiento a los requerimientos de insumos por la operatividad de las C.P y notificar a la Coordinadora Nacional las necesidades existentes en cuanto a insumos, materiales, equipos, nuevos casos, etc.
• Llevar control permanente de la existencia de insumos y materiales, aportando reportes estadísticos mensuales demostrativos de consumo y stock de insumos.
• Disponibilidad inmediata para atención a nuevos casos que se presenten manteniendo en todo momento la confidencialidad que estos casos ameritan, participando de manera directa en las adquisiciones adicionales derivados según la necesidad presentada.
• Responsable de garantizar el control, permanencia y stock de los equipos que conforman el inventario de ambas Casas de Pasos.
• Mantener control operativo con los proveedores del servicio de traslados, unidades médicas, alimentos, farmacias.
• Apoyar la elaboración de la documentación administrativa y financiera.
• Apoyar al equipo de programas en temas financieros cuando sea necesario.
• Reportar cualquier asunto operativo-administrativo y financiero a la Gerencia Administrativa y Financiera y a La Coordinación Nacional de Casas de Pasos.
• Acompañar y gestionar lo pertinente para la operatividad financiera y administrativa de los espacios de alojamiento CESVI.
• Archivar y actualizar todos los documentos relacionados al área administrativa y operacional.

Atributos requeridos

Atributos esenciales.

Formación:

Estudios técnicos o profesionales en administración, administración de empresas, ciencias económicas, o disciplinas relacionadas.

Conocimiento y experiencia:

• Al menos 1 año de experiencia relevante en áreas Administrativas.

Conocimientos y experiencias.

• Gran atención a los detalles y capacidad para desarrollar sistemas de seguimiento.
• Fuertes habilidades de comunicación y la capacidad de funcionar bien en un entorno de equipo.
• Capacidad demostrada para resolver problemas administrativos desafiantes y complicados.

Competencias

• Actitud propositiva y proactiva.
• Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo Multidisciplinario.
• Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
• Manejo de herramientas de gestión de información en la web y dominio de TI.
• Manejo solvent de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, teams, etc).
• Trabajo bajo presión y disponibilidad de viaje en el territorio nacional.
• Disponibilidad horaria en activación de nuevos requerimientos

Atributos preferidos

• Se valorará positivamente, experiencia con proyectos financiados por el Fondo Humanitario de Venezuela, Agencias de Naciones Unidas y Agencias de la Unión Europea.
• Se valorará positivamente, experiencia Administrativa, financiera y de Recursos humanos.
• Experiencia y manejo de diferentes contextos en distintas zonas del País.
• Experiencia en el contexto humanitario y conocimiento de arquitectura humanitaria País.
• Conocimiento de ciclo de proyecto.
• Conocimiento del idioma inglés.

Condiciones

• Ubicación: Zulia, Venezuela
• Duración del contrato:3 meses renovable, (sujeto a disponibilidad de fondos) Fecha de inicio previsto: 15 de Febrero de 2024.

La posición es exclusiva para personas venezolanas o con documentación válida para trabajar en el País.