Archiviste au service relations avec les administrations et les collectivités

Archiviste au service relations avec les administrations et les collectivités, Cadres d’emplois : assistants de conservation du patrimoine et des bibliothèques

Direction : Direction des archives et du patrimoine culturel

Service : Relations avec les administrations et les collectivités

Grandes lignes d’activité du service

Le service des Relations avec les administrations et les collectivités est chargé du contrôle, de la collecte et du traitement des archives publiques produites en Haute-Garonne après 1940 ainsi que sur les archives des communes et des intercommunalités. Il exerce également une mission de conseil et de formation auprès de ces administrations publiques : bonne gestion des archives publiques, tri et classement des documents, dématérialisation des procédures, archivage électronique, etc.

Il se compose, d’une part, d’une équipe dédiée à la collecte et au traitement des archives historiques contemporaines ainsi qu’une équipe dédiée à la collecte et au traitement des archives communales et intercommunales. Toutes deux assurent également le classement et la publication des instruments de recherche correspondants.

Le service comprend par ailleurs une équipe chargée du conseil et de l’archivage du Conseil départemental. La cellule du conseil et de l’archivage est garante de la mise en sécurité des documents engageants du CD31 et intervient sur les archives courantes et intermédiaires.

Participer à la conduite des projets scientifiques et techniques suivants

• Assurer le conseil, le contrôle et la collecte des archives historiques du Conseil départemental, des organismes associés et des archives notariales
• Évaluer, trier, classer et décrire les archives publiques contemporaines de ses secteurs conformément aux normes en vigueur et à la politique de la Direction

Missions principales

• Évaluer et proposer les moyens nécessaires et l’accomplissement des travaux de collecte, de classement, de conservation et d’élimination de fonds dans ses secteurs, et en assurer l’encadrement et Ia réalisation
• Pour le Conseil départemental :
• Piloter la constitution des fonds d’archives historiques, en lien avec Ia cellule du conseil et de l’archivage du CD31 ;
• Prise en charge des versements d’archives historiques, en les situant dans leur contexte de production ;
• Proposer et mener des réévaluations de fonds devenus historiques ;
• Assurer Ia mise à jour des instruments de recherche (via la base de données) suite aux opérations de tri et de réévaluation ;
• Accompagner le travail d’évaluation mené par la cellule du conseil et de l’archivage du CD31
• Pour les organismes associés :
• Organiser la prise en charge des versements d’archives, en les situant dans leur contexte de production : contrôle et conseil dans la préparation des versements, recueil des éléments propres à leur traitement et à leur analyse
• Contribuer à l’évaluation des archives de son secteur par l’analyse de la production documentaire des services et élaborer des référentiels de gestion et de conservation
• Accompagner les services : prospection, conseil sur l’environnement et les modalités de conservation adaptés, évaluation des besoins, mise en place des procédures de tri, formation à la bonne gestion et à la bonne conservation des archives, animation du réseau de correspondants archives
• Encadrer et contrôler le traitement intellectuel et matériel des archives (notamment les prestations extérieures)
• Analyser, trier et classer les archives de son secteur conformément

aux normes archivistiques (lSAD-G et ISAAR) ; élaborer des instruments de recherche et assurer le suivi de leur publication.

• Pour les archives notariales :
• Développer un partenariat avec la Chambre régionale des notaires et l’École de notariat de Toulouse (visites, sensibilisation à l’archivage, etc.)
• Relancer et développer les relations entre les Archives départementales et les notaires hauts-garonnais
• Accompagner les offices notariaux : prospection, conseil sur l’environnement et les modalités de conservation adaptés, évaluation des besoins et priorités, formation à la bonne gestion et à la bonne conservation des archives
• Organiser la prise en charge des versements d’archives, en les situant dans leur contexte de production : contrôle et conseil dans la préparation des versements, recueil des éléments propres à leur traitement et à leur analyse
• Organiser le traitement intellectuel et matériel des archives notariales en accord avec le service Fonds et collections

Missions secondaires

• Participer à l’accueil et à l’orientation du public
• Effectuer des recherches administratives et historiques concernant le domaine d’activité
• Collaborer, de façon ponctuelle, aux activités culturelles et pédagogiques de la direction

Aptitudes personnelles

• Respect et écoute
• Pédagogie
• Esprit d’équipe
• Méthode et rigueur
• Relationnel
• Organisation
• Réactivité
• Discrétion
• Curiosité intellectuelle

Déplacements réguliers dans les services sur le territoire départemental

• Environnement poussiéreux
• Port de charges
• Travail isolé en magasins d’archives

Savoirs et savoirs faire opérationnels