APPEL D’OFFRE : Consultance en prise de note et rapportage

1. Objet

Le Bureau souhaite recevoir des soumissions pour de la Consultance en prise de note et rapportage, sur la base d’une potentielle entente annuelle.

1.1. Le Bureau International des droits des enfants Le Bureau international des droits des enfants (l’IBCR ou le Bureau) agit pour les droits de l’enfant depuis plus de 25 ans dans plus d’une vingtaine de pays d’Afrique, des Amériques, d’Asie et du Moyen-Orient. Par une approche participative et durable, nous oeuvrons avec nos partenaires sur le terrain, à la promotion et à la protection des droits de l’enfant, qu’il soit en contact avec le système de justice ou confronté à une situation de crise humanitaire, causée par un conflit armé ou un désastre naturel. Nous veillons également à prévenir toute forme d’exploitation, de violence, d’abus et de négligence envers les enfants, notamment à des fins sexuelles. L’écoute, la participation et la protection de l’enfant sont au coeur de toutes nos actions. Le Bureau est basé à Montréal et intervient dans plus de 15 pays sur trois continents, depuis plus de 25 ans. Trois bureaux satellites sont également installés dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, au Sénégal et au Honduras. Nos principes fondamentaux :

1. La prise en compte de l’intérêt supérieur de l’enfant
2. La non-discrimination
3. Le droit à la vie, à la survie et au développement
4. Le respect de l’opinion de l’enfant et de son droit à la participation Plus d’informations sur l’organisation : http://www.ibcr.org/fr/

1.2. Détail du projet Le projet « Autonomisation des filles et acteurs de première ligne contre les violences à caractère sexuel et sexiste » est mis en oeuvre au Sénégal de novembre 2020 à décembre 2024. Ce projet a pour but de renforcer le système de protection de l’enfant, en particulier dans sa capacité à s’adapter et à agir adéquatement face aux violences à caractère sexuel ou sexiste contre les enfants.

Dans le cadre de ce projet, l’IBCR organise plusieurs ateliers de consultation et de développement d’outils, avec les professionnel.le.s du système de protection de l’enfant au Sénégal. L’IBCR souhaite ainsi recruter deux (2) consultant.e.s pour la prise de note et rapportage de ces ateliers, sur une base d’un contrat de service pour un maximum possible de 80 jours répartis sur un an*. La consultance se déroulera à Dakar entre les mois de juillet 2022 et de mars 2023.

* Le nombre de jour de la consultance, pourra être moins que 80 jours répartis sur un an.

1.3. Livrables et détail de la prestation attendue La consultance se déroulera pendant les ateliers suivants :

• Groupes de travails sectoriels (24 jours)
• Groupe de travail multisectoriels (6 jours)
• Groupe de référence du projet, octobre 2022(2jours)
• Mode opératoire forces de défense et de sécurité (8 jours)
• Formation agents relais (8 jours)
• Validation des curriculum FDS (8 jours)
• Cours pilotes (32 jours)
• Développement curriculum et validation curriculum justice (16 jours)
• Développement curriculum et validation curriculum travail social (16 jours)
• Atelier de lancement des modes opératoires (6 jours)
• Comités aviseurs (18jours)
• Comité Xale sama yite (18 jours )

Les livrables attendus durant la durée de la consultance sont les suivants :a. Prise de noteLe ou la soumissionnaire devra en amont des ateliers et activités, prendre connaissance des termes de références pour avoir une meilleure compréhension de l’activité. Durant l’activité, le ou la soumissionnaire devra prendre des notes de façon détaillées, spécifiques et organisées toutes les interventions et échanges. Le ou la soumissionnaire devra soumettre la prise de note de chaque activité, le jour de la clôture de l’atelier.b. Rapportage

Le ou la soumissionnaire, sur base des notes durant l’atelier et des résultats des travaux de groupes issus de l’atelier, devra rédiger un rapport synthétique axé sur les résultats, puis soumettre ce rapport dans les 3 jours qui suivent l’activité.

2. Réception des soumissions : 2.1 Date limite : La date limite pour la réception des soumissions est le 10 juin2022.

2.2 Soumissions présentées en retard : Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.

2.3 Modalités : Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF à Jean-René Lohoungue, à l’adresse courriel suivante : [email protected]

Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à l’adresse susmentionnée.

3. Clauses générales de soumission :

3.1 Processus : Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues. Si un fournisseur de services est choisi, ce dernier pourrait être invité à signer un contrat de prestations annuel avec le Bureau. 3.2 Frais de soumission : Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.

3.3 Taxes de vente : Les soumissions, doivent se faire en francs CFA et détailler les taxes en sus pour tous les frais de prestation de service.

3.4 Langue de soumission et langues de travail : Les soumissions seront présentées en français.

3.5 Durée de la soumission : Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 30 jours suite à la date de réception au Bureau.

3.6 Acceptation des soumissions : Le Bureau n’acceptera que les soumissions en format électronique, toutes les soumissions en format papier ne seront pas prise en compte. Le Bureau pourra accepter l’une des soumissions présentées ou pourra rejeter la totalité des soumissions, sans avoir l’obligation d’informer le soumissionnaire des raisons de sa décision. Le Bureau se garde la possibilité d’ajouter des étapes éliminatoires au processus dans le cas où deux soumissions seraient équivalentes. Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus seront avisés de la décision par courriel.

4. Qualifications requises des soumissionnaires : Le Bureau souhaite recourir aux services d’un fournisseur en consultance en prise de note et rapportage, offrant un service à la clientèle, des délais de traitement ainsi que des tarifs compétitifs en son ensemble par rapport aux autres fournisseurs, afin de potentiellement établir un contrat annuel.

5. Évaluation des soumissions : Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires : service à la clientèle, délai de traitement des dossier et tarifs.

5.1. Expérience en prise de note Le Bureau souhaite obtenir les services d’une personne qui possède une expérience en prise de note. Le CV fournit servira à attester de cette expérience. *Une expérience dactylographie est un plus.

5.2. Capacité rédactionnelle Le Bureau a besoin que le ou la soumissionnaire possède des capacités rédactionnelles et de synthèse. Le ou la soumissionnaire devra posséder une expérience en rédactions de rapports axés sur les résultats. Pour évaluer ce critère, le soumissionnaire devra soumettre un échantillon de rédaction (liens ou exemples) de productions récentes.

5.3. Références Le Bureau a besoin de s’entourer d’un fournisseur qui sera capable de respecter les délais de rapportage. Pour évaluer ce critère, le ou la soumissionnaire devra fournir le nom de références (au minimum 2) que nous pourrions contacter pour vérifier ce critère, le cas échéant. 5.4. Langue La plupart des ateliers se dérouleront en français et les rapports seront à remettre en français, le ou la soumissionnaire devra parler français. Le ou la soumissionnaire devra aussi démontrer sa capacité à parler d’autres langues locales présentes au Sénégal comme le Wolof.

5.5. Offre financière Le ou la soumissionnaire devra soumettre une offre indiquant sont tarif journalier en Francs CFA, indiquant les taxes en sus le cas échéant.

5.6. Tarifs et modalités de paiements Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires et de couvertures, les plus adéquates pour le Bureau.Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, des facturations mensuelles et/ou trimestrielles, et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires.

6. Entente pouvant résulter d’une acceptation d’une offre par le Bureau : 6.1 Entente annuelle : Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le Bureau et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes : 1 – Résiliation Le Bureau peut résilier l’entente en tout temps. Dans le cas d’une telle résiliation, le Bureau verse au fournisseur et le fournisseur accepte à titre de règlement complet, un montant pour les services rendus de façon satisfaisante. 2 – Cession a. Le fournisseur ne peut, ni en partie ni en totalité, céder l’entente sans le consentement préalable du Bureau. Après réception d’une demande du fournisseur à cette fin, le Bureau informe dans les meilleurs délais le fournisseur de sa décision. b. La cession des présentes sans le consentement précité ne libère le fournisseur d’aucune des obligations que lui impose l’entente et n’impose aucune responsabilité au Bureau. 6.2 Engagement du Bureau : Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau et conclusion d’une entente sur base annuelle, le Bureau ne s’engage pas à se procurer auprès du fournisseur un nombre prédéterminé d’articles ou de services, et que l’exclusivité avec le fournisseur n’est maintenue que sous réserve que celui-ci assure un service satisfaisant. 6.3 Politique générale du Bureau : Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, il s’engage à respecter les valeurs et principes du Bureau, particulièrement eu égard à sa mission. 6.4 Destruction des données : Il est de la responsabilité du fournisseur de services de s’assurer de la sécurité des données fournies par le Bureau dans le cadre du présent contrat et de l’accès restreint à ces données. De plus, au terme du contrat d’entretien ou à la résiliation de celui-ci, il est essentiel que l’ensemble des données transmises au fournisseur de services soient totalement détruites

Le Bureau International des droits des droits des enfants vous remercie par avance de votre soumission et de votre intérêt de collaboration !