Administratief Medewerker International Development

Voor de afdeling Proces en Financiering Den Haag 2a zijn wij op zoek naar een enthousiaste Administratief Medewerker. Benieuwd? Lees dan snel verder!

Het Gaat Daarbij Onder Meer Om

Als Administratief Medewerker ben je een belangrijk aanspreekpunt voor aanvragers van internationale ontwikkelingssubsidies én voor je collega’s als het gaat om informatie. Dat kan telefonisch zijn maar ook per e-mail. Aangeleverde gegevens van de klant worden door jou verwerkt zodat de inhoudelijke behandeling door andere collega’s kan worden opgepakt.

• Klantcontact (aannemen inkomende telefoongesprekken en telefonische achtervang voor collega-medewerkers).
• Beheer en bewaking digitale postbussen: Mailboxen bijhouden.
• Behandelen in- en uitgaande post: Binnenkomende post verdelen en/of inboeken.
• Aanmelden en ophalen bezoekers.
• Zaalreserveringen: ten behoeve van programma- en regelinggerelateerde bijeenkomsten.
• Plannen en organiseren bijeenkomsten: Ondersteunen bij het inplannen van bijeenkomsten, overleggen (agenda beheer).
• Archiefwerkzaamheden: het correct en volledig archiveren van dossiers.
• Print- en kopieerwerkzaamheden: of het uitzetten er van extern.
• Het verwerken en behandelen van (project)gegevens in BAS of andere digitale systemen, zoals een volledigheidstoets. Dus ook het aanmaken en onderhouden van digitale dossiers van subsidieaanvragen.
• Bijhouden van voorraden kantoorbenodigdheden.
• Onderhouden van bestanden (bv adres, mail, namen etc.)
• Ondersteuning Procescoördinatoren, FEM’s en Projectadviseurs bij alle subsidie regeling- of programma gebonden activiteiten.

De dagelijkse leiding voor de werkzaamheden ligt bij een van de coördinatoren binnen het team. Met de coördinator maak je afspraken wanneer een knelpunt in de verwerking van de dossiers optreedt.

Functie-eisen

De collega die wij zoeken heeft bij voorkeur een administratief/secretariële opleiding op MBO-niveau en/of affiniteit met administratieve processen. Accuratesse en initiatief tonen zijn van belang voor deze functie. Wij verwachten dat je goed kunt samenwerken in een team.

Je bent in staat je te verdiepen in de positie van de subsidieaanvragers en onderneemt klantgerichte acties. Tot slot is het een vereiste dat je goed met administratie systemen overeweg kunt. Denk hierbij aan Word, Excel en andere databestanden. Je beheersing van het Nederlands is uitstekend. Daarnaast is aantoonbare goede beheersing in woord en geschrift van Engels vereist.

Competenties

• Klantgericht
• Samenwerken
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Flexibel en Zelfontwikkeling
• Stressbestendig en Resultaatgericht
• Goede kennis van het Engels in woord en geschrift

Salaris­niveau: schaal 6

Maand­salaris: Min €2269 – Max €2949