ADJOINT (E) COORDINATEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER_REF: 016/DPFCA/CAR/RH/2022

A propos de Finn Church Aid :

Finn Church Aid est une organisation non gouvernementale humanitaire et indépendante qui œuvre depuis la fin de l’année 2013 en Centrafrique, assurant le droit à l’éducation, droit à la paix et le droit aux moyens de subsistance aux personnes vulnérables sans distinction.

Responsabilités spécifiques

Budgetisation

• Appuyer le CAF dans le developpement des budgets de nouveaux projets
• Appuyer le CAF dans le developpement du budget annuel organisationnel

Suivi budgetaire

• Créer et tenir un format de rapport d’analyse budgétaire propre à chaque projet lors du lancement du projet ;
• Développer les nouveaux codes comptables pour chaque nouveau projet;
• Mettre à jour mensuellement le suivi budgetaire de chaque projet et les partager avec le CAF et les chefs des projets ;
• Coordonner avec les chefs des projets la saisie des journaux de corrections des depenses dans la comptabilite;
• Informer le CAF à temps des besoins de réallocations auprès des bailleurs et appuyer à la préparation des demandes de modifications de budget.

Rapporting financier

• Tenir un calendrier de rapportage pour tous les projets suivant les termes des contrats de subvention et suivre les échéanciers de chaque projet dans la production des rapports d’analyse budgétaire;
• Vérifier régulièrement la conformité des journaux de saisie avec les plans d’imputation sur les vouchers y relatifs ;
• Se rassurer de la fiabilité des données contenues dans le rapport ;
• Classer les rapports financiers, narratifs, contrats de subvention et autres documents pour chaque projet ;

Assurer la gestion administrative de la mission

• Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la mission (aspects financier et fiscal des contrats logistiques) ;
• Préparer en lien avec la logistique les contrats de bail et avenants et contacter les propriétaires pour signature ;
• Archiver un exemplaire original des différents contrats (bail, location, service, travaux, etc.) ;
• Préparer et effectuer le paiement des taxes et impôts divers et des cotisations sociales (IRPP, CNSS, IR/IS, etc.) ;
• Effectuer une veille juridique et un suivi de l’évolution des obligations légales de FCA ;
• Suivre les questions d’enregistrement de FCA dans le pays ;
• Rédiger des courriers entrants et sortants sur la demande de son supérieur hierarchique ;
• Superviser le suivi et l’archivage des documents administratifs.

Conformité

• S’informer et regulièrement mettre à jour ses connaissances des règles de conformité des bailleurs des projets en cours d’execution ;
• Appuyer à la préparation et réalisation des formations ponctuelles pour les staffs finance et staffs programmes sur les règles de conformité des bailleurs
• Appuyer dans la préparation des documents financiers relatifs aux projets et participation à l’audit annuel et audits/spotchecks des projets

Autres taches

• Suivre strictement le plan de travail individuel après approbation du supérieur hiérarchique,
• Exécuter toutes autres tâches raissonables demandées par le supérieur hiérarchique
• Informer les superviseurs de toute question/problème susceptible d’impacter le rendement au travail

Compétences et connaissances professionnelles requises

• Connaissance des règles de la comptabilité des subventions et le suivi budgétaire ;
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, avec des connaissances avancées dans l’utilisation d’Excel ;
• Maîtrise des logiciels de comptabilité,
• Maitrise du logiciel de comptabilité UNIT4 (atout) ;
• Connaissance des procédures des bailleurs de fonds, particulièrement les agences des Nations Unies (UNHCR, Unicef, PNUD, ONU Femmes, etc.) ;
• Connaissance des procédures financières et conformité du MAE de Finlande (atout) ;
• Bonne connaissance du français (parler, écrire, comprendre couramment) ;
• Connaissances de l’anglais (atout)

Qualités requises

• Rapidité et exactitude dans la compréhension et traitement des données financières ;
• Aimer les chiffres et les « puzzles » comptables ;
• Sens de vérification des données et de documentation ;
• Esprit de synthèse ;
• Capacite de prioriser et gérer son planning d’une façon autonome ;
• Capacité de travail en équipe ;
• Capacité à travailler sous pression.