Accompagnement de la Gestion Administrative, Logistique et Financière d’une ONG – République Centrafricaine

1. Contexte

Les Flamboyants et le projet « Renforcer l’autonomie et la résilience des femmes et ménages vulnérables »

L’ONG Les Flamboyants (LF) est active en République Centrafricaine depuis 2003 et à Bambari depuis 2019. Elle travaille particulièrement en faveur de l’autonomisation des femmes survivantes de Violences Basées sur le Genre (VBG) et dispose de Centres d’Ecoute et de Conseil à Bangui et à Bambari.

Le Secours Catholique-Caritas France (SCCF) a décidé d’apporter son soutien à LF pour la mise en œuvre d’un projet humanitaire en protection et moyens d’existence à Bambari à partir de fin 2023. Au-delà de l’appui financier, le SCCF souhaite appuyer le partenaire via un renforcement de ses capacités de gestion administrative, financière et logistique, conformément aux échanges réalisés avec LF.

Ce nouveau projet « Renforcer l’autonomie et la résilience des femmes et ménages vulnérables », permettra d’accompagner les personnes vulnérables, et en particulier les survivantes de VBG par un appui en protection et la mise en œuvre d’activités socio-économiques pour le renforcement de leur résilience.

2. Descriptif de la mission

Mission:

– Le/la consultant/e est placé(e) sous la responsabilité de la Chargée de Projets Afrique de l’Ouest & Centrale du PUI au sein du SCCF.

– Il/elle apportera son soutien au partenaire LF tout au long du projet, sur les questions relatives à la gestion financière du projet, au respect des procédures d’achat, logistiques et administratives.

– Il/elle contribuera aux échanges entre LF et le SCCF pour toutes les questions concernant les procédures financières, d’achat, logistiques et administratives.

– Il/elle rendra compte à la Chargée de Projets des besoins de renforcement de LF identifiés et des perspectives potentielles de développement organisationnel.

– Le/la consultant/e en accompagnement de la gestion administrative, logistique et financière participe à la mise en œuvre opérationnelle et financière du projet des Flamboyants, financé par le SCCF. Il/elle appuie LF dans la mise en place, l’appropriation et la systématisation de procédures et d’outils administratifs, financiers et logistiques. L’objectif étant de permettre au partenaire LF de mettre à jour ses procédures et ses outils afin de pouvoir être plus efficace dans sa gestion à court terme et plus attractif pour les autres bailleurs de fonds. Et pour LF de produire des rapports financiers conformes aux exigences administratives du SCCF dans le respect de la législation centrafricaine et des procédures administratives validées de LF.

En parallèle de son appui à LF, le/la consultant/e devra maintenir la Chargée de Projet du SCCF informée des avancées et blocages et partager des recommandations pour poursuivre le renforcement du partenaire. Ainsi, un échange trimestriel sera programmé pour faire un point sur les acquis, les éléments à renforcer et les blocages. Un plan d’action par priorité négocié avec le partenaire sera présenté par le/la consultant/e pour piloter la suite de l’accompagnement.

Tâches:

Aide à la gestion administrative, logistique et financière

• Réaliser un diagnostic financier préliminaire de LF pour identifier les principaux points de vigilance à porter à la connaissance des équipes et proposer un plan d’action ;
• Contrôler la programmation financière de LF et mettre en place le suivi budgétaire;
• Si un besoin est identifié par LF, assurer l’appropriation d’un kit d’outils de base élaboré par le SCCF (suivi de comptabilité, suivi d’achat) et l’ajustement de ces outils à l’organisation partenaire et au projet « Renforcer l’autonomie et la résilience des femmes et ménages vulnérables » ;
• Assister et collaborer avec LF dans la préparation de ses rapports narratifs (aspects logistiques, administratifs et financiers) et de ses rapports financiers dans le cadre du projet « Renforcer l’autonomie et la résilience des femmes et ménages vulnérables » ;
• Assister et collaborer avec le responsable administratif et financier de LF dans le contrôle de la conformité du budget et le suivi budgétaire et financier ;
• Prévenir le SCCF, comme prévu au contrat entre le SCCF et LF, de toute modification budgétaire prévisionnelle significative (15% d’évolution par rubrique). Le cas échant, la révision budgétaire devra être validée dans le cadre d’une procédure amenant à un avenant au contrat ;
• Veiller à ce que le budget soit ajusté, si nécessaire et après validation du SCCF, en fonction des changements et des nouvelles priorités qui apparaissent au cours de la mise en œuvre du programme ;
• Veiller à l’application des procédures logistiques, administratives et des règles de gestion et de comptabilité ;
• Conduire la révision des chapitres administratifs (dont Ressources Humaines), financiers et logistiques du manuel de procédures et délivrer une version actualisée ;
• Assurer la formation des staffs pertinents sur le manuel de procédures mis à jour.

3. Profil attendu:

Qualification:

Niveau Master en coopération internationale, et/ou en gestion des organisations, et/ou en gestion de projet

Expérience :

Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion de projets de solidarité internationale ou en tant que Responsable Administratif et Financier, au sein d’une organisation publique ou non gouvernementale, avec une expérience sur le terrain et dans le renforcement des capacités.

Connaissance de la RCA

Expérience dans le soutien aux organisations

Expérience de la gestion financière/administrative de projets ou associations

Expérience dans le suivi et l’évaluation de projets humanitaires

Expérience du travail en partenariat

Compétences :

Diagnostic et gestion administrative et financière des organisations, accompagnement du changement, soutien aux organisations

Compétences pédagogiques et aptitude au coaching

Connaissance de la législation locale (RH, comptable, impôts, etc.) et des législations comptables, fiscale et sociales nationales

Connaissance et compréhension du cycle de projet

Compétences en matière de suivi de projet

Capacité à gérer les dossiers administratifs

Compétences informatiques : Pack Office (maîtrise Excel en niveau avancé) et Internet

Capacité d’écoute, de diplomatie, de travail en équipe et de proposition

Autonomie et organisation personnelle, capacité à mener plusieurs activités de front, gestion des priorités et flexibilité

Parfaite maîtrise du français ; maîtrise du sango appréciée.

Motivations :

Adhésion à la mission et aux valeurs du SCCF et de LF, en particulier le respect mutuel et le traitement d’égal à égal avec les partenaires.

Forte motivation pour le développement et l’autonomie d’organisations de la société civile centrafricaine*.***

4. Conditions:

Seul/es les consultant/es indépendant/es dûment enregistré/es ou les employé/es d’une société de conseil peuvent candidater.

Une assurance maladie, une assurance évacuation médicale, une assurance accident et une assurance responsabilité civile sont requises.

Poste basé en République Centrafricaine, à Bangui.

Le/la consultant/e doit de préférence résider à Bangui.

Contrat de 11 à 12 mois avec le SCCF, à raison d’un jour par semaine + 10 jours pour le travail de révision du manuel de procédures et de formation des staffs LF.

Début de la mission le 1er décembre 2023.