Termes de référence pour un processus d’accompagnement des OSC partenaires du projet VNPB

« Diagnostic des capacités des structures locales soutenues & processus de consolidation de leurs capacités dans le cadre du projet Vil Nou Pi Bèl (VNPB) »

Mai 2022(pour le descriptif complet des TDR, le lien est ici

Contexte et justification

Dans le cadre du programme « Urbayiti : résilience des populations urbaines de Jérémie, Les Cayes et Port-au-Prince » financé par l’Union Européenne (UE), CARE Haïti, en partenariat avec CBM (Christian Blind Mission), la Mairie de Jérémie, met en œuvre le projet Vil Nou Pi Bèl (VNPB, cofinancé par l’UE et l’AFD (Agence française de développement)), qui vise à augmenter la résilience de la ville de Jérémie et de ses habitant.e.s face aux catastrophes naturelles et renforcer le tissu socio-économique grâce à une prise de conscience des risques, une réhabilitation durable de l’habitat et un accès généralisé aux services de base. Ce projet contribue à améliorer la cohésion sociale de la population de Jérémie grâce à une dynamique participative renforçant le dialogue entre les acteurs publics et les citoyens.

Le pilier Gouvernance locale et Gestion des Risques et Désastres comprend : l’analyse participative de la situation, la compréhension par les habitants de leur environnement, le renforcement de leurs capacités et de leurs moyens d’action mais aussi l’augmentation de la cohésion et de la solidarité, comme facteurs de résilience.

La Direction Départementale de la Protection Civile a été appuyée par le projet pour la création et le renforcement de capacités de Cellules Communautaires de Gestion des Risques de Désastres (CCGRD) dans les sept (7) quartiers de la ville de Jérémie. Ces cellules composées de membres issues de la communauté, des Organisations Communautaires de Base (OCB) ont été mises en place sur la base du volontariat. Leur renforcement a permis une meilleure compréhension du territoire, de son fonctionnement, des risques et des opportunités. Elles ont permis d’activer un système d’alerte précoce et identifier des pistes d’amélioration de l’aménagement urbain. La compréhension des dynamiques sociales, associées à des sensibilisations au civisme et à la préservation de l’environnement, ont permis aux communautés de prendre en considération et de réduire les freins à la cohésion sociale et au bien-vivre ensemble. Cela a facilité notamment la mise en œuvre d’un microprojet de gestion des déchets de manière communautaire ainsi que de micro-projets d’infrastructure.

Les structures qui ont été soutenues dans le cadre du projet sont : 36 OCB regroupées en 5 réseaux, ainsi que 6 OPH (Organisation de Personnes Handicapées). Les activités de renforcement de capacités ont surtout abordé les compétences organisationnelles (gestion de projet et financière, structuration de groupes, gestion des conflits..) mais aussi d’autres thèmes phares du projet tels que l’éducation à l’environnement, et la GRD (Gestion des Risques de Désastres). Des thèmes porteurs pour poursuivre le renforcement des capacités ont déjà été identifiés tels que : techniques d’animation et de participation communautaire, planification locale et développement durable, leadership et civisme, gestion des doléances, les questions de genre et d’éducation citoyenne.

Le Groupe URD, en charge du volet apprentissage et capitalisation du projet VNPB a réalisé une mission d’évaluation en janvier-février 2022. Suite à celle-ci, le consortium du projet (CARE Haïti, Groupe URD et CARE France) s’est accordé sur la nécessité d’actualiser le diagnostic des capacités des structures locales (lot n°1) soutenues au cours du projet VNPB et d’envisager sur cette base une consolidation des compétences acquises par les OSC.

Dans le cadre de ce diagnostic, il s’agira d’identifier les compétences clés qu’il serait souhaitable de consolider d’ici la fin du projet, ainsi que les individus les plus pertinents au sein des structures pour recevoir puis répliquer les compétences acquises. Ce diagnostic doit être appréhendé comme la phase préliminaire pour la mise au point et avant la mise en œuvre d’une série d’activités visant à la consolidation des capacités des OSC (lot n°2).

Au vu de la situation actuelle en Haïti, où s’aggrave une crise à multiples facettes6 (constitutionnelle, politique, socio-économique, sécuritaire, voire humanitaire), le lancement de ce processus d’accompagnement a pour ambition de consolider les capacités des OSC locales, ceci d’ici la clôture de la phase opérationnelle du projet VNPB (fin juillet 2022). Le présent appel vise à identifier une équipe d’experts qui pourra se déployer dans la zone de Jérémie d’ici fin juillet 2022, pour mener à bien le diagnostic ainsi que pour compléter et consolider le socle de compétences déjà acquises par les OSC dans le cadre du projet.

1. Objectif global

L’objectif de cette mission d’accompagnement est de consolider les capacités des structures locales soutenues dans le cadre du projet VNPB (OCB, OPH et réseaux), dans une perspective de renforcement de leurs capacités opérationnelles et organisationnelles ainsi que d’autonomisation de ces structures au-delà de la clôture du projet (août 2022).

2 Objectifs spécifiques

• Actualiser et compléter le diagnostic des capacités des structures soutenues par le projet (à savoir OCB, OPH et réseaux essentiellement) dans le but de fournir des pistes de renforcement de leurs capacités organisationnelles et opérationnelles.

Dans le diagnostic actualisé, sont attendus des pistes d’action concrètes pour la conception et la mise en œuvre d’activités de renforcement des capacités de ces structures.

• Sur la base du diagnostic précédemment cité, offrir une série de sessions de formation et/ou de mentorat pour consolider les compétences organisationnelles de ces structures.

3 Résultats attendus

Pour cette étude, les résultats attendus correspondent à deux lots et sont respectivement:

Lot n°1 : Un diagnostic actualisé des capacités des structures locales soutenues par le projet, incluant une liste de pistes d’action et de recommandations concrètes pour le volet de renforcement de capacités (voir point 2 suivant).

Lot n° 2 : Une série d’activités de formation et/ou de mentorat auprès des structures locales, à mettre en œuvre d’ici fin juillet 2022 (avec l’appui logistique de Care Haïti) ou d’ici novembre 2022 (sans l’appui logistique de Care Haïti).

4 Livrables

Pour le lot n°1 :

1. Un rapport de démarrage, précisant la méthodologie employée pour conduire le diagnostic.

2. Un rapport final de diagnostic d’environ 20 pages sans les annexes et de préférence en 2 versions (l’une en français et l’autre en créole).

3. Un plan d’actions de formation/mentorat détaillé sur la base du diagnostic, qui servira de base comme validation de la phase 2 de l’accompagnement.

4. Les modules de formation et outils d’accompagnement des OCBs en français et créole.

Pour le lot n°2 :

1. Un rapport final d’accompagnement synthétisant les activités menées, les résultats obtenus en termes d’apprentissage et d’acquis, ainsi que des recommandations finales pour l’avenir des structures soutenues. Des bilans individuels et/ou collectifs du programme de consolidation des capacités devront être inclus dans l’analyse finale.

5 Calendrier et plan de travail

Le plan de travail est seulement indicatif. Il sera sujet à modifications selon l’évolution de la situation en Haïti et les propositions d’accompagnement reçues.

Calendrier indicatif de la mission d’accompagnement*

Sélection de la proposition technique: Mi-mai 2022

Phase de démarrage: 2nde quinzaine de mai

Phase de diagnostic / collecte de données: Juin 2022

Phase d’analyse et de rédaction: Juin – Juillet 2022

Démarrage des sessions de renforcement/formation: Juillet – mi-août 2022

Phase de finalisation (écriture et validation des livrables finaux): Août 2022

* Ce calendrier pourra évoluer en fonction de l’évolution de la situation socio-politique et sécuritaire en Haïti, ainsi que du mode d’organisation entre l’équipe opérationnelle (Care Haïti) et celle des consultants (à préciser lors de la phase de démarrage).

6 Profil de l’équipe

Cette mission d’accompagnement devra être conduite par un binôme d’experts expérimentés (haïtien et/ou international), connaissant parfaitement le contexte haïtien, les enjeux de gouvernance locale et d’adaptation aux changements climatiques.

Le Groupe URD priorisera une équipe mixte possédant les compétences et expériences suivantes :

• Qualifications universitaires dans le secteur de l’appui aux sociétés civiles, de l’adaptation aux changements climatiques, de l’environnement ou du développement local.

• Expériences avérées dans les domaines prémentionnés.

• Expériences démontrées en matière de formation et d’accompagnement organisationnel. De préférence dans la zone d’étude.

• Excellentes capacités rédactionnelles.

• Excellentes capacités en présentation (visualisation) des données et communication orale (en français et en créole).

• Capacité à travail dans des environnements de sécurité volatile et à se déplacer sur zone de manière autonome, si besoin.

7 Modalités de soumission et de paiement

Le dossier de manifestation à intérêt doit comporter les éléments suivants :

a) Proposition technique et financière

• Proposition technique précisant les grandes lignes de leur approche et de leur méthodologie, incluant les curriculum vitae des membres de l’équipe

• Un ou deux exemplaires de travaux similaires

• Un ou deux références professionnelles sur des travaux ou accompagnements similaires

• Un chronogramme prévisionnel

• Une offre financière comportant le budget global et les coûts détaillés (honoraires, indemnités, per diem, transports, etc.), datée et signée.

b) Documents administratifs

– Les renseignements concernant la situation juridique de l’entreprise/consultant, et notamment une déclaration sur l’honneur pour justifier que le(s) candidat(s) n’entre(nt) dans aucun des cas des interdictions de soumissionner ;

• Le(s) document(s) relatif(s) aux pouvoirs de la personne habilitée à engager l’entreprise (attestation de déclaration fiscale selon la législation du pays du consultant, délégation de pouvoir, statuts…) ou le groupement.

• La déclaration d’Intégrité signée pour tous les candidats. Cf. Annexe 6 ci jointe.

Les propositions techniques et financières doivent être soumises par mail à [email protected] comme destinataire principal et en copie à [email protected], avant le 23 mai 2022, minuit.

8 Modalités de soumission et de paiement

Le paiement se réalisera en plusieurs tranches suite à la validation des livrables correspondants par le Groupe URD, comme suit :

Pour le lot 1 :

• 1ère tranche à hauteur de 30% au moment de la contractualisation.

• 2ème tranche à hauteur de 20% au rapport de démarrage.

• Dernière tranche à hauteur des 50% restants à la soumission du rapport final de diagnostic et de la proposition du plan d’actions (phase 2).

Pour le lot 2 de renforcement des capacités, l’échéancier de paiements applicable sera le suivant, à savoir :

• 1ère tranche à hauteur de 30% au moment de la validation du plan d’actions détaillé de la phase 2.

• 2ème tranche à hauteur de 30% après réalisation satisfaisante des actions prévues dans le plan de renforcement.

• Dernière tranche à hauteur de 40% restant au rapport final d’accompagnement.

9 Moyens Déplacement :

• Déplacements international et locaux à prévoir, jusqu’à la ville de Jérémie ;

• L’équipe opérationnelle de CARE Haïti basée à Jérémie pourra appuyer la logistique et l’organisation de la mission d’accompagnement jusqu’à fin juillet 2022. Si l’équipe d’accompagnement doit poursuivre ses activités au-delà, elle devra pouvoir les réaliser en toute autonomie.

Séjour :

– Collecte de données d’au moins 6 jours à Jérémie pour le diagnostic (phase 1).

-L’équipe de consultant(e)s pourra être hébergée dans les locaux de CARE Haïti (jusqu’à fin juillet 2022).

Budget :

Le budget disponible pour l’ensemble de cette consultance (2 lots réunis) se situe aux alentours de 22 000 €.

10 Sélection

Le comité de sélection identifiera l’offre la mieux-disante. Les propositions seront évaluées sur la base d’une combinaison des aspects techniques et financiers. La qualité technique des propositions comptera pour 70 % de la note finale, les propositions financières compteront pour 30 %.

Une équipe de consultants ou un organisme prestataire peut candidater à 1 ou aux 2 lots.

La sélection se réalisera dans un premier temps pour l’octroi du lot n°1, puis une décision sera prise pour le lot n°2. Le Groupe URD se réserve le droit de ne pas donner suite à cet appel, ou à l’un ou l’autre des lots.

Les critères principaux de sélection auront trait à:

• Les expériences passées et avérées en diagnostic et renforcement organisationnel,

• La connaissance et l’expérience générale dans le contexte et sur les thématiques mentionnées,

• La qualité des propositions techniques et financières,

• Le calendrier proposé pour l’exécution de la mission d’accompagnement.