VN 2022/032SV Asistente Administrativo y Financiero G4

ABIERTO A CANDIDATOS INTERNOS Y EXTERNOS

Título del puesto: Asistente Administrativo y Financiero

Lugar del puesto: San Salvador

Grado del puesto: Servicios Generales, G4

Tipo de Contrato : Por Plazo Fijo -1 año con posibilidades de extensión

Clausura de la convocatoria: 26.09.2022

Código de referencia: VN2022/032 SV

Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.

La OIM está comprometida con un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. A los efectos de la vacante, los candidatos internos se consideran candidatos primarios

CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL:

Bajo la supervisión directa del Asistente Senior de Gestión de Recursos y la supervisión general del Oficial de Gestión de Recursos Senior (SRMO), el/la Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas todos los procesos administrativos financieros de la Misión.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

1. Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
2. Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago.
3. Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
4. Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Pagos (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.
5. Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
6. Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.
7. Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por el Proyecto, asistiendo a determinados eventos según se requiera.
8. Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).
9. Elaborar las Autorizaciones de Viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.
10. Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipo.
11. Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.
12. Brindar apoyo a la Unidad Financiera de la misión en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos conforme a la normativa de OIM.
13. Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
14. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador Nacional de Proyecto.

EDUCACION Y EXPERIENCIA:

• • Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas, o carreras afines, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.
    – Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa.
    – Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
    – Conocimiento en SAP una ventaja
    – Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería.
    – Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.
    – Experiencia de trabajo con gobiernos locales y líderes comunitarios, iglesias, contrapartes nacionales, así como con Organizaciones No Gubernamentales.
    – Experiencia en proyectos vinculados a población migrante, la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, entre otras será una ventaja.
    – Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas.
    – Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros.
• • Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.

HABILIDADES:

• • Habilidad para trabajar bajo presión
    – Atención a los detalles

IDIOMAS:

Excelente manejo del español, tanto escrito como oral.

Manejo avanzado del inglés, tanto oral como escrito, será considerado una ventaja

COMPETENCIAS:

Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:

Valores

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.

Competencias Centrales – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.
• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al servicio. Es dado/a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados acordados.
• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimiento e innovar.
• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante