Venezuela – Administrador y Logista (consorcio)

COOPI está buscando un Administrador y Logista (consorcio) en Venezuela

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha apmpliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Caracas, Lara, Carabobo, Anzoátegui, Sucre, Delta Amacuro y Bolivar en protección (GBV, Protección Infantil, Trata y trafico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamineto e higiene) y alimentación escolar.

Descripción del puesto

COOPI está buscando un/a Administrador y Logista en ambito humanitario, que será coordinada por COOPI e implementada en consorcio con CESVI, ACTED, Première Urgence Internationale, Solidarités International y organizaciones locales. La intervención tiene como propósito la respuesta multisectorial, integral y coordinada a las necesidades más urgentes de la población más vulnerable afectada por la compleja crisis en Venezuela a través de la provisión de servicios y asistencia en los sectores de Protección (GBV, VoT), Salud, WASH y Seguridad Alimentaria. Las organizaciones del Consorcio concentrarán sus acciones en siete (7) estados de Venezuela: Distrito Capital, Miranda, Zulia, Falcón, Lara, Sucre, Delta Amacuro y Bolivar. La/el Experta/o en el Area de Administración y Logistica estará a cargo de identificar y coordinar un proceso de fortalecimiento de capacidades de los socios implementadores y del staff local de COOPI. La supervisión será llevada a cabo directamente por la Administración País y por la Coordinadora del Consorcio.

Areas de responsabilidad

Responsabilidades generales

• Identificar las principales necesidades formativas en las areas de Administración y Logistica, tanto de los socios locales, así como del staff local de COOPI;
• Planificar de manera participativa actividades de formación, acompañamiento, supervisión de los socios locales y del staff de COOPI;
• Definir mecanismos de coordinación entre COOPI y sus socios implementadores, para asegurar un follow-up constante y continuo del proceso de fortalecimiento de capacidades;
• Sistematizar buenas practicas que puedan ser replicadas en procesos similares de coordinación entre INGO e socios implementadores locales.

Gestión contable y administrativa del proyecto

• Supervisar la aplicación de los instrumentos necesarios para la correcta ejecución de los procedimientos financieros, contables, administrativos y logísticos;
• Supervisar las modalidades de actualización constante de las herramientas contables, con el fin de permitir el seguimiento y el control de los gastos del proyecto con respecto a la planificación;
• Revisar y apoyar la planificación de los compromisos financieros necesarios para garantizar la ejecución del proyecto, así como la cofinanciación prevista;
• Identificar mecanismos para optimizar los flujos financieros entre la Sede y las cuentas gestionadas por los socios implementadores, asegurando la supervisión de la gestión de las cuentas y las conciliaciones bancarias;
• Apoyar a los socios implementadores y al equipo en la preparación de los informes financieros provisionales y finales;
• De ser necesario apoyar a la Administradora del proyecto, la coordinación regional y la sede central en la preparación de cualquier auditoría interna o externa.

Logistica

• Acompañar la revisión constante del plan de compras y la correcta aplicación de los procedimientos correspondientes;
• En colaboración con la Coordinadora del proyecto, socios implementadores y staff de COOPI, comprobar la correcta gestión administrativo-logística del proyecto;
• Supervisar las modalidades de registro de los bienes propiedad adquiridos con el proyecto, utilizando y/o adaptando las herramientas dedicadas;
• Supervisar y mejorar el archivo de todos los documentos relativos a la adquisición, la garantía, la depreciación y el mantenimiento de los equipos y bienes duraderos en el marco del proyecto, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o a las contrapartes locales.

Formación y apoyo al personal del proyecto

• Fortalecer la estructura de gestión administrativa-logística local, en la oficina de Coordinación nacional y en las bases operativas;
• Colaborar en el proceso de selección del personal administrativo y logístico;
• Supervisar el archivo adecuado de los expedientes del personal local y expatriado.

Otro

• Apoyar la elaboración de presupuestos para posibles nuevas intervenciones complementarias;
• Realizar aquellas tareas inherentes al puesto, que sean solicitadas por la Coordinación de Proyecto y la Administración País.

Perfil deseado

Esenciales

• Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o master) en Ciencias Economicas, Cadenas de Suministro, Gestión de Empresas y/o afines;
• Experiencia de almeno 3 años en funciones administrativas y/o logisticas en ONGs y/o empresas;
• Experiencia en procesos de construcción de capacidades;
• Capacidad para la sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;
• Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización, planificación del trabajo, desarrollo analítico, síntesis), así como de coordinar equipos multidisciplinarios;
• Capacidad de trabajar en emergencias y bajo presión, así como en contextos con elevadas complejidades;
• Actitud y espíritu para el trabajo en equipo, motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;
• Respeto de los principios humanitarios: humanidad, neutralidad, imparcialidad, independencia operativa;
• Sensibilidad hacia el género y la diversidad. Tener experiencia y capacidad para vivir y trabajar en contextos culturales diversos mostrando actitudes culturalmente apropiadas;
• Manejo de herramientas informáticas (sistema operativo Microsoft Windows) y ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Idioma castellano imprescindible y nivel de inglés avanzado;
• Disponibilidad asap.

Deseables

• Conocimiento de los procedimientos y de las herramientas institucionales de COOPI;
• Experiencia previa en proyectos financiados por ECHO;
• Experiencia de trabajo en consorcio y en la supervisión o acompañamiento a socios locales y contrapartes.

COOPI se reserva el derecho de cerrar un reclutamiento antes de la fecha límite del anuncio. Sólo se contactará con los candidatos preseleccionados. Las entrevistas se realizarán de forma continua y la vacante se cerrará cuando se cubra. Gracias por su comprensión.

COOPI Cooperazione Internazionale es una ONG laica e independiente, fundada en Milán en 1965. Lleva a cabo proyectos de desarrollo para contribuir a la lucha contra la pobreza en áreas particularmente degradadas y programas de emergencia para apoyar a las personas afectadas por desastres naturales o conflictos. Actualmente, COOPI está presente en 30 países de África, Oriente Medio, América Latina y Caribe.