Technicien·ne régionale finances et administration

● Zone : Poste basé à Dakar, avec une couverture régionale des cinq (5) pays de la zone d’intervention
● Supervisé(e) : par le Coordonnateur de pôle Afrique
● Durée : CDD de 1 an avec possibilité de renouvellement
● Nombre de postes à pourvoir : 1
● Type de contrat : contrat local de droit sénégalais
● Début prévu : à partir du 15 Mars 2022

Contexte d’intervention :

SUCO est un organisme canadien de coopération internationale fondé en 1961. Nous rassemblons des acteurs et actrices de changement pour améliorer les conditions sociales, économiques et environnementales des femmes, des hommes et des enfants que nous accompagnons au Nicaragua, au Honduras, en Haïti, au Pérou, au Guatemala, au Sénégal, au Burkina Faso, au Bénin, au Togo et en Côte d’Ivoire.
Nous reconnaissons l’importance et l’urgence d’agir sur les enjeux alimentaires et climatiques qui conditionnent l’avenir de l’humanité. Ces enjeux touchent particulièrement les personnes pauvres et marginalisées, notamment les femmes.
Nous soutenons des changements en faveur d’un développement inclusif et de la transition écologique. Nous travaillons avec les acteurs et actrices concernés.es et cherchons à renforcer leur capacité à bien jouer leur rôle. Nous proposons également des opportunités permettant aux citoyens et citoyennes de s’engager positivement et concrètement pour transformer la société.
Nos cibles d’action sont autant d’enjeux cruciaux :
● Systèmes alimentaires viables. Nous soutenons le développement de systèmes alimentaires viables, capables de répondre aux besoins nutritionnels et économiques humains, tout en respectant les écosystèmes.
● Résilience aux changements climatiques. Puisque les populations rurales pauvres sont particulièrement vulnérables, nous travaillons à augmenter leur résilience aux changements climatiques par des solutions concrètes et innovantes.
● Droits et participation des femmes. Par une analyse intersectorielle, nous abordons la réalité des femmes de manière différenciée et nous construisons, avec elles, des solutions adaptées. Nous mettons en place des conditions assurant le respect des droits et la participation des femmes à l’élaboration des solutions et aux bénéfices qui en découlent.

Description du poste :
Sous la supervision hiérarchique du coordonnateur de pôle et fonctionnelle de la responsable des finances et de l’administration du siège à Montréal, et suivant les orientations stratégiques et les procédures de SUCO, la personne technicienne régionale finances-administration appui chacun des bureaux pays de la zone d’intervention afin de garantir l’atteinte des objectifs et obligations en termes de gestion et suivi des budgets, du contrôle des coûts, de la maitrise et mitigation des enjeux/risques budgétaires et financiers, de l’articulation du contrôle interne et du rapportage financier.
Elle est également responsable d’adresser une revue budgétaire des budgets de chaque pays en lien avec le cadre budgétaire global défini par le siège social de SUCO et sous la supervision fonctionnelle et technique du service finances et administration du siège. En outre, la personne technicienne régionale finances-administration devra mettre en place différents mécanismes de suivis et de consolidation du budget de la région, permettant au Coordonnateur de pôle d’avoir une vision budgétaire globale sur l’ensemble des pays et la région.

la personne technicienne régionale finances-administration contribuera à mise à jour et la mise en place des méthodes et procédures devant permettre un contrôle interne efficace et rigoureux, tout en veillant à l’application des procédures comptables, administratives et logistiques, en accord avec les exigences contractuelles d’Affaires mondiales Canada (AMC) et de SUCO.

Responsabilités spécifiques :

Coordination et Gestion globale :
● S’assurer du respect des règles et procédures au niveau de la coordination du pôle et dans les bureaux pays, en matière de gestion financière et budgétaire, des normes reconnues en termes d’administration en lien avec les procédures de SUCO et les cadres législatifs dans les pays du pôle, et les procédures en matière d’approvisionnement.
● Assurer une bonne communication et partage des informations pertinentes avec le siège (département finances et administration, volontariat, etc.), le pôle et les pays en termes d’appui, d’orientations sur les calendriers financiers, la gestion des risques financiers, le contrôle interne, l’appui et l’accompagnement des équipes

Gestion financière et comptable :
● Assurer la consolidation de la comptabilité des programmes en cours, selon des procédures et normes comptables et financières de SUCO.
● Entrer les données financières dans le programme informatique comptable SAGE 300 et préparer les rapports comptables mensuels pour leur révision et approbation par la personne représentante ou la direction de projet, selon le besoin ; Assurer leur transfert au siège social de SUCO à Montréal
● Préparer et vérifier les chèques et les transferts bancaires pour toutes les dépenses des projets et programmes ;
● Assurer le suivi des comptes bancaires et réviser toutes les opérations bancaires ;
● Préparer les demandes de décaissement ainsi que les sorties de fonds ;
● Procéder aux achats et acquisitions en tenant compte et en respect des procédures d’acquisition du cahier de gestion de SUCO
● Vérifier et contrôler la soumission des rapports de dépenses de l’ensemble du personnel de terrain, des partenaires, des stagiaires et des volontaires
● Consolider les données financières issues des bureaux pays dans le programme informatique comptable SAGE 300 et préparer les rapports comptables en vue d’une révision et validation par le service finances et administration du siège à Montréal et le coordonnateur du pôle
● Préparer et vérifier les chèques et les transferts bancaires pour toutes les dépenses relatives au fonctionnement et aux activités spécifiques du pôle
● Assurer le suivi des comptes bancaires et réviser toutes les opérations bancaires en appui aux bureaux pays et selon un chronogramme convenu avec le le service finances et administration du siège à Montréal
● Assurer que les dépenses sont en lien avec les plans d’acquisitions approuvés au niveau régional.
● Vérifier et contrôler la soumission des rapports de dépenses de l’ensemble des bureaux pays de la région et les acheminer au service finances et administration du siège à Montréal
● Contribuer à la préparation des audits annuels et travailler avec les vérificateurs externes afin de faciliter les audits requis pour le projet ;
● Veiller à la bonne conformité des pièces justificatives telle exigée dans le cahier de gestion et procédures de SUCO et puis au respect des paiements des échéances aux fournisseurs.
● Vérifier et valider les procédures d’achat avant d’émettre un chèque et en assurer le suivi ;
● Établir les déclarations et autres obligations fiscales et sociales et procéder aux paiements afférents en respect des échéances requises selon les exigences de chaque pays (Sénégal)
● Contribuer en lien avec le service finances et administration du siège à Montréal à la préparation des rapports financiers et les documents nécessaires pour les bailleurs de fonds et rapports annuels le cas échéant.

Ressources matérielles et logistiques :
● S’assurer de la bonne gestion de tous les biens et équipements et tenir à jour, un inventaire complet de l’ensemble de ces biens et équipements (véhicules, matériel informatique, groupe électrogène, photocopieuses, téléphones, ameublement, etc.) ;
● Coordonner l’achat, la maintenance, l’entretien et la réparation des équipements, véhicules et infrastructures du bureau de la coordination du pôle
● Collaborer avec le siège social de SUCO à Montréal au suivi de l’inventaire des biens et équipements au niveau des bureaux pays

Ressources humaines :
● Assurer un appui en termes de planification et organisation efficaces du travail du personnel administratif et financier dans les pays de la région
● Participer au recrutement du personnel (régulier et temporaire) de son unité lorsque nécessaire ;
● Assurer le respect des politiques et des procédures pour l’ensemble du personnel, en accord avec le Code du travail du Sénégal ;
● Assurer la gestion des dossiers du personnel dont les demandes de congé et maladie, et veiller à ce que les salaires, ainsi que les assurances soient payées mensuellement ainsi que tous autres prélèvements légaux ;

Autres tâches :
● Au besoin, effectuer des déplacements dans les pays de la région
● Effectuer toutes autres tâches connexes préalablement discutées en accord avec le coordonnateur du pôle

Qualification requises et compétences :

● Minimum de trois (3) ans d’expérience prouvée en comptabilité et administration de projet, avec bonne expérience en comptabilité au niveau d’ONG ;
● Une expérience antérieure dans un poste similaire serait une nette valeur ajoutée et un atout
● Bac +4 en gestion financière, comptabilité ou domaines connexes.
● Capacité d’établir des priorités, d’organiser et de réaliser des tâches multiples de manière efficiente, parfois sous pression et avec peu de supervision ;
● Capacité de travail avec divers groupes de personnes dans un environnement d’équipe multiculturelle ;
● Excellente capacité de travailler en équipe ;
● Avoir préalablement travaillé sur plusieurs projets de façon simultanée ;
● Faire preuve de proactivité, d’autonomie, de diplomatie, d’initiative et de discrétion, et de travail en milieu multiculturel ;
● Avoir des bonnes références en termes d’intégrité et d’honnêteté
● Connaissance du système SAGE 300, un atout (ou autre système comptable complexe) et excellente connaissance de MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook et des navigateurs d’internet ;
● Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
● Expérience dans le milieu des organisations de coopération, un atout ;
● Expérience dans la formation, la facilitation et le soutien direct avec les communautés et les organisations de base dans le pays, un atout.