Team Assistant & Department Coordinator (m/w/d)

At Align Technology, we believe a great smile can truly transform a person’s life, so we create technology that gives people the confidence to take on whatever’s next. Since April 2020 exocad is part of Align Technology. Exocad is founded in 2010 as a spin-off of the world-famous Fraunhofer Institute for Computer Graphics Research and develops CAD software solutions for digital dental technology. International customers includes well-known companies in the dental industry. You can find more information about exocad on exocad.com.

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Team Assistant & Department Coordinator (m/w/d)

Als „Team Assistant & Department Coordinator“ der Abteilung System Integration unterstützen Sie unsere Spezialisten, Team Manager und Abteilungsleiter bei der täglichen Arbeit. Sie halten diesen den Rücken frei und kümmern sich um die anfallenden täglichen Prozesse und Aufgaben. Der Fokus liegt dabei auf Kalenderorganisation, Vertragswesen sowie der Verwaltung und Verteilung der abteilungsinternen Anfragen. Dabei behalten Sie jederzeit den Überblick und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Dabei sind Sie hochgradig organisiert und anpassungsfähig und sind in der Lage sein, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und gleichzeitig selbstorganisiert zu arbeiten. Auch dass ein Teil Ihrer Arbeit auf Englisch stattfindet ist für Sie ganz normal.

Zu den wesentlichen Aufgaben gehören

• Organisation von internen und externen Terminen
• Verwaltung und Verteilung der abteilungsinternen Emailanfragen / Tickets
• Vertragswesen und Partner-Softwarelizenzmanagement
• Pflege und Überwachung des teaminternen Projektmanagementsystems
• Pflege und Erweiterung der teaminternen Dokumentation
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von QM-Dokumenten, insbesondere PDF-Formulare
• Unterstützung des Onboardings neuer Kollegen besonders innerhalb der Probezeit
• Schreiben von Meetingprotokollen, Informieren abwesender Kollegen
• Planung, Organisation und Durchführung regelmäßiger, teils mehrtägiger Teamevents
• Unterstützung bei der Mitarbeiterweiterbildung (Suche von passenden Angeboten, Buchung usw.)
• Organisation und Durchführung der quartalsweisen Team-Retrospektiven
• Zusammenarbeit besonders mit der HR-Abteilung, der IT-Abteilung, dem allgemeinen Assistenzteam und weiteren Abteilungen

Die persönlichen Anforderungen

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung (ideal: naturwissenschaftliche oder technische Ausbildung/Studium)
• Mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Sehr gute Computerkenntnisse, einschließlich Erfahrung mit der Microsoft Office Suite (insbesondere PowerPoint, Excel, Word) und Adobe Acrobat
• Erfahrung im Projektmanagement
• Technisches Grundverständnis, idealerweise im Bereich der Softwareentwicklung
• selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil und schnelle Auffassungsgabe
• Zuverlässig, vertrauenswürdig und dem Erfolg des Teams verpflichtet
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen und wachstumsorientierten Softwareunternehmen
• Flache Hierarchien und effiziente Entscheidungsprozesse
• Positive Arbeitsatmosphäre, die sowohl individuelle Freiheit als auch Verantwortung fördert
• Ausgeprägter Teamgeist und sehr gutes Arbeitsklima
• Moderne Büros und Arbeitsplätze, Arbeiten mit neuesten Technologien
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice Möglichkeiten (Mo.+Fr.)
• Firmenevents
• Sportmöglichkeiten und Work-Life-Balance
• Kostenfreie Getränke, Obst und Snacks
• Kantine mit eigenem Koch
• Gute Verkehrsanbindungen
• JobTicket, JobRad

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About Align

Align Technology is a publicly traded medical device company that is changing lives through better smiles. Our global team of talented employees develop innovative technology, tools and treatment options to help dental professionals worldwide achieve the clinical results they expect. Our digital ecosystem combines the power of technology to create beautiful smiles through the integration of AI and machine learning, digital imaging and visualization, biomechanics and material science to develop the Invisalign system, the most advanced clear aligner system in the world; iTero Intraoral Scanners and OrthoCAD digital services. Did you know? Align is the world’s largest manufacturer of custom 3D-printed materials.

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