TDR Consultance renforcement de la coordination des projets à Bassikounou

Termes de référence (TdR) pour une mission d’appui à la coordination de la base de Save the Children Espagne en Mauritanie (SCE) de Bassikounou et supervision de la mise en place des activités des projets UNHCR et UNICEF en 2023.

Action

L’objectif général de cette consultance est de contribuer à améliorer et renforcer la coordination et harmonisation de la base SCE de Bassikounou et de ses projets en cours, en mettant en place des actions pour garantir le respect, actualisation et adaptation des procédures, outils et politiques officielles de la mission en Mauritanie; le respect des délais et prérequis des bailleurs au niveau des projets en marche; le respect et aliénation avec le budget et POA 2023; la communication de la base au niveau interne et externe; et le renforcement du bienêtre des employées de la base ; respectant en tout moment les valeurs et normes de SCE et des bailleurs.

1. Contexte de la mission

Save the Children-Espagne (SCE) est présente en Mauritanie depuis 2006 intervenant entre autre dans le domaine de la protection de l’enfant et à partir de 2012, à cause de la détérioration de la situation alimentaire au Sahel, SCE intervient, avec une stratégie intégrée multisectorielle, dans le secteur de la sécurité alimentaire, la lutte contre la malnutrition et le renforcement de la résilience des populations les plus vulnérables.

Actuellement, la base de Save the Children à Bassikounou et celle qui compte avec le plus de professionnels et projets, mais en même temps c’est la base qui compte aussi avec le plus de défis étant donné la complexité du contexte, et particulièrement en ce moment au niveau du camp de Mberra, dû à la détérioration de la situation socio-politique au niveau du Mali.

Ainsi, face à cette situation, SCE vise l’embauche d’un consultant qui puisse aider à améliorer et renforcer la coordination et harmonisation de la base de Bassikounou et de ses projets en cours, en mettant en place des actions pour garantir le respect, actualisation et adaptation des procédures, outils et politiques officielles de la mission en Mauritanie; le respect des délais et prérequis des bailleurs au niveau des projets en marche; le respect et aliénation avec le budget et POA 2023; la communication de la base au niveau interne et externe; et le renforcement du bien-être des employées ; respectant en tout moment les valeurs et normes de SC et des bailleurs.

Les défis identifiés :

• Difficulté pour maintenir une coordination avec la base de Nouakchott et le siège.
• Difficulté pour trouver des profils compétents pour gestion de projets et expertise en éducation et PBS.
• Difficulté pour l’élaboration de rapports et justifications face aux bailleurs.
• Besoin d’assurer la transparence des processus et suivi des prérequis de bailleurs et normes de Save the Children.
• Gestion du bien-être du personnel de la base étant donné la complexité du contexte.
• Besoin d’améliorer le suivi de la sécurité étant donné la détérioration du contexte.

2. Objectifs attendus

2.1 Objectif Global de la mission

L’objectif général de cette consultance est d’aider à améliorer et renforcer la coordination et harmonisation de la base de Bassikounou et de ses projets en cours, en mettant en place des actions pour garantir le respect, actualisation et adaptation des procédures, outils et politiques officielles de la mission en Mauritanie; le respect des délais et prérequis des bailleurs au niveau des projets en marche; le respect et aliénation avec le budget et POA 2023; la communication de la base au niveau interne et externe; et le renforcement du bien être des employées de la base ; respectant en tout moment les valeurs et normes de SCE et des bailleurs.

2.2 Objectifs Spécifique de la mission

1. Garantir et améliorer l’adaptation, actualisation et respect des outils, manuels et procédures officielles de chaque département de la mission au niveau de la base en fonction du contexte.
2. Révision et amélioration du diagnostic et le dimensionnement financier, humain et logistique de la base en fonction des besoins des projets de la base ; et mise en place d’une stratégie pour donner réponse à des possibles changements et de manière efficace,
3. Révision des priorités de l’équipe de la base en fonction des priorités et chronogramme des projets ; et du POA 2023, et proposer un système de coordination en fonction
4. Garantir un plan de communication interne et externe au niveau de la base ; et avec Nouakchott et le siège.
5. Maintenir une étroite collaboration et coopération avec l’équipe de la base et Nouakchott dans l’exécution des activités de projet.
6. Révision des besoins de formation et possible couverture des mêmes en fonction des projets de la base.
7. Supervision et appui lors de l’élaboration des rapports de justification des projets ou documents nécessaires pour le bon déroulement des projets.
8. Identification et proposition de futures opportunités de financement en cours.
9. Identification et maintien de bonnes relations avec les acteurs clés et bénéficiaires en relation aux projets, et stratégie de comment maintenir une bonne relation.
10. Assurer la transparence des processus et suivi des prérequis de bailleurs et normes de Save the Children.
11. Identification des besoins en matière du bien être des employés, et en matière de sécurité, et plan d’action pour les couvrir.
12. Adaptation plan sécurité et suivi.

3. Méthodologie

En vue de l’objectif général de la mission la méthodologie devra être définie par le consultant.e en accord aux procédures internes de l’organisation et POA 2023.

La mission sera conduite, en étroite collaboration avec le Coordinateur Opérations, la Cheffe de mission et autres coordinateurs des autres départements et le siège.

4. Produits et résultats attendus

4.1 Résultats attendus

En étroite collaboration avec l’équipe de Save the Children, le consultant devra assurer:

1. Actualisation et adaptation des outils, manuels et procédures officiels de la mission concernant le suivi et la mise en place des activités des projets de la base actualisés et disponibles sur l’intranet de SCE et pour tout l’équipe.
2. Un diagnostic et le dimensionnement financier, humain et logistique de la base en fonction des besoins des projets de la base révisée; et stratégie pour donner réponse à des possibles changements.
3. Une équipe informée et avec un document par rapport à ses priorités de l’année et un suivi de celui-ci d’un an.
4. Plan de coordination
5. Des formations clés réalisées à l’équipe et documents le justifiant et matériel.
6. Des documents concernant la justification et rapport du projet dûment complétés et acceptés par le bailleur.
7. Une proposition de futures opportunités de financement en cours.
8. Une liste des acteurs clés et bénéficiaires en relation aux projets, et stratégie de comment maintenir une bonne relation.
9. La transparence des processus et suivi des prérequis de bailleurs et normes de Save the Children.
10. Plan et actions de communication interne et externe pour assurer l’harmonie avec Nouakchott et le siège.
11. Plan d’actions de bien être pour les employés à mettre en place.
12. Adaptation du plan d’action et suivi en matière sécurité.

Pendant toute la durée de la prestation, le/a consultant.e devra tenir compte des exigences de contenu exprimées par SC et respecter le calendrier de la mission.

4.2 Livrables attendus et validation

• Rapports et proposals répondant aux exigences de Save the Children et du bailleur.
• Manuels, procédures et outils actualisés et adaptés.
• Liste personnel nécessaire pour le projet et la base.
• Priorités de chaque personne de la base pour l’année.
• Système de communication et coordination au niveau de la base et par rapport à NKC et le siège.
• Actualisation du budget de tous les mois.
• Plan d’action bien Être.
• Liste acteurs clés et bénéficiaires.
• Listes de participation aux formations nécessaires.
• Rapport de tous les mois par rapport au fonctionnement de la base.
• Plan de sécurité adapté ainsi qu’outils-suivi.

5. Organisation et calendrier de réalisation

Le consultant sera le premier responsable de la mission de SCE à Bassikounou. Il travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de la mission Mauritanie de Save the Children et siège.

La mission sera réalisée sur une période de 215 jours et à compter de sa date d’autorisation le 01 décembre 2022. Il est prévu que la consultance se termine le 30 novembre 2023.

L’organisation et le calendrier seront réalisés par le coordinateur opérations et le consultant.

6. Budget et rémunération

L’offre financière proposée par le consultant devra prendre en compte toutes les dépenses afférentes à la réalisation de la mission. Le budget alloué pour cette consultance est 48.642,25 euros.

L’organisation prendra en charge :

• Assurer la coordination entre son équipe et le prestataire pour le bon déroulement de l’activité.
• Mettre à la disposition du prestataire les documents et les outils qui peuvent faciliter le travail à accomplir.
• Assurer les moyens et les gestions logistiques nécessaires pour l’organisation des rencontres et ateliers en Mauritanie dans le cadre de la mise en œuvre de cette activité.
• Donner hébergement à la Guest-House de Bassikounou au prestataire.
• Prendre en charge le perdiem, transport et l’hébergement du prestataire lors des missions de travail requises par la consultance, à l’intérieur du pays en accord à la procédure de compensation de Save the Children-Espagne en Mauritanie et du siège.
• Prendre en charge l’assurance du prestataire pendant la réalisation de la consultance sur le terrain.
• Prendre en charge la communication associée au besoin du travail du prestataire en accord à la procédure de compensation de Save the Children-Espagne en Mauritanie.
• Prendre en charge le coût de 3 billets d’avion du consultant technique pendant l’année 2023, qui auront une destination en dehors de la Mauritanie, pouvant couvrir la Fondation Save the Children-Espagne en Mauritanie jusqu’à 700 euros maximum de chaque billet.
• La Fondation Save the Children-Espagne en Mauritanie couvrira un séjour d’une semaine à Nouakchott 3 fois pendant l’année 2023 (couverture du transport allez et retour Nouakchott-Bassikounou, hébergement à Nouakchott et perdiem) au consultant technique, en accord à la procédure de compensation de la Fondation Save the Children-Espagne en Mauritanie.
• Couvrir le coût de 1 billet d’avion d’aller pour la consultance et un billet d’avion de fin consultance (si le prestataire quitte avant la fin de la consultance, le vol de retour correspondant à la fin de la consultance ne sera pas payé par l’organisation, mais par l’employé).

7. Profil requis de l’Expertise

Qualification

• INDISPENSABLE. Diplôme d’enseignement supérieur/universitaire (minimum BAC+5) en Aide Humanitaire ou Coopération ou Ingénierie.
• INDISPENSABLE. Formation spécialisé en suivi budgétaire et gestion de Projets (Master ou similaire).
• INDISPENSABLE. Connaissances Protection de l’enfance et Bailleurs UNICEF et UNHCR.
• SOUHAITABLE : Connaissances projets VBG et éducation.
• Connaissances des principaux outils informatiques au niveau professionnel (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• INDISPENSABLE maîtrise de français. Souhaitable: maîtrise de l’anglais et langues locales.

Expérience professionnelle spécifique en relation à la mission

• Expérience entre 3 et 5 ans dans des postes similaires.
• Expérience dans la gestion de projets dans des ONGs au niveau de la thématique protection de l’enfance.
• Souhaitable expérience dans la gestion de projets d’urgence.
• Souhaitable expérience dans la gestion de projets VBG et éducation.
• Souhaitable connaissance des bailleurs HCR et UNICEF.
• Expérience dans la zone d’intervention (ou zone similaire) est appréciée.
• Expérience au niveau de la gestion d’équipes d’au moins 2 ans.

8. Lieu de la mission et condition de travail

Zone concernée par cette mission en Mauritanie : Le consultant sera basé à Bassikounou mais pourra être demandé de se déplacer aux différentes bases pour une meilleure analyse du département (Nouakchott, Nouadhibou et Kaédi).

9. Critères d’évaluation d’offres

• Offre financière : 25%
• Pertinence de l’expérience professionnelle : 25%
• Qualification et compétences : 25%
• Avoir une expérience de travail comme Chef de Base : 15%
• Avoir une expérience de travail ou de collaboration avec Save the Children : 10% ;