Systems Director

**A propos du poste : Il s’**agit d’un poste de remplacement de 24 mois basé à Ouagadougou avec un salaire de grade 5 (48 648 € – 54 053 €) et des conditions de partenariat accompagnées.

Le programme de Concern au Burkina Faso est un programme en pleine expansion qui s’étend maintenant sur deux régions – le Centre-Est et la Boucle de Mouhoun. Grâce au financement d’Irish Aid, de BHA et du Fonds Régional du Sahel, Concern met en œuvre des programmes dans les domaines de la santé et de la nutrition, de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène, de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, ainsi que de la réponse aux situations d’urgence. Vous rendrez compte au CD et assurerez la gestion et le renforcement de tous les systèmes d’appui et la gestion hiérarchique de tout le personnel des systèmes, en travaillant en étroite collaboration avec le personnel du programme.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Votre objectif : En tant que membrede l’équipe de gestion nationale (Country Management Team – CMT), vous dirigez la mise en œuvre efficace des programmes de Concern en gérant les systèmes de support, y compris les fonctions de logistique et d’approvisionnement, les fonctions de ressources humaines, l’administration, l’informatique et la sécurité, et en veillant au respect des procédures, des politiques et des normes de Concern Worldwide et des donateurs.

Vous serez chargé(e) de :

Gestion des systèmes

• Soutenir le respect continu des exigences légales et réglementaires pour le programme national
• Garantir le respect des procédures dans tous les sites grâce à des visites de contrôle et de soutien périodiques et à une surveillance étroite à distance.
• Gérer les systèmes d’information pour contrôler et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience de l’administration, des ressources humaines, des technologies de l’information, des transports et de la logistique.
• Rédaction de tous les contrats externes afin de garantir la cohérence et la clarté et de minimiser les risques pour Concern.
• Conduire ou superviser des évaluations en matière de logistique, d’administration, de ressources humaines, de technologies de l’information et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et mettre en place des systèmes pour tous les nouveaux sites de terrain et de programme.

Gestion de la sécurité

• Agir en tant que point focal de sécurité pour Concern Worldwide et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau local.
• Diriger le groupe focal de sécurité à Ouagadougou et soutenir les groupes focaux de sécurité sur le terrain et s’assurer qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour mener à bien leurs activités.
• Participer aux forums pertinents sur la sécurité, en partageant des informations le cas échéant.
• Révision et mise à jour du plan de gestion de la sécurité de Concern Worldwide et des procédures opérationnelles normalisées requises.
• Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs reçoivent un briefing approfondi de sécurité.
• Mener ou superviser les évaluations de sécurité pour tous les nouveaux sites et toutes les interventions.

Gestion du personnel

• Veiller à ce que Concern Burkina Faso respecte pleinement la législation et les exigences nationales en matière d’emploi, ainsi que les politiques et procédures globales de Concern Worldwide en matière de ressources humaines.
• Veiller à ce que le personnel soit formé au code de conduite Concern et à ses politiques associées, et à ce que les mécanismes permettent de signaler et de réduire les risques d’abus fonctionnent efficacement.
• Assurer la gestion hiérarchique du personnel chargé de la logistique, du transport, des TIC, des ressources humaines et de l’administration à Ouagadougou et fournir un soutien technique au personnel similaire dans d’autres lieux.
• Superviser les procédures de règlement des plaintes et les procédures disciplinaires.
• Gestion des soins de santé pour le personnel international.
• Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs.
• Diriger les processus de révision des salaires et des avantages sociaux et veiller à ce que les résultats soient analysés et partagés avec le CMT et d’autres membres du personnel, le cas échéant.
• Promouvoir l’équilibre entre les hommes et les femmes à tous les niveaux de la main-d’œuvre**.**
• Convenir d’objectifs avec le CMT pour le recrutement et veiller à ce qu’ils soient atteints.
• Veiller à la mise en place d’un système efficace d’évaluation du développement des performances et à l’organisation d’une formation continue à l’intention des responsables hiérarchiques et du personnel.
• Identifier les besoins stratégiques en matière de formation.
• S’assurer que chaque membre de l’équipe des systèmes comprend ce que l’on attend de lui.
• Contrôler et examiner les performances de l’équipe ; donner un retour d’information correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances.
• Participer aux forums RH pertinents, en partageant des informations le cas échéant.

Gestion du budget

• Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations à la CMT.
• Préparer les budgets d’administration et de transport au cours du processus de budgétisation et assurer le suivi des dépenses correspondantes. Identification proactive des questions à discuter avec les titulaires de budget et le CMT.
• Calculer les coûts des systèmes requis et préparer les budgets relatifs au personnel, à l’administration et au transport, ainsi que soutenir l’élaboration du budget des propositions et des demandes de financement.
• Identifier toutes les exigences des systèmes spécifiques aux donateurs afin d’en assurer la conformité

Gestion de bureau

• Veiller à ce que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats soient en place dans tous les locaux de Concern.
• Veiller à ce que les baux des locaux soient gérés activement et les contrats évalués
• Veiller à ce que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales soient gérées de manière proactive.
• Veiller à ce que tous les bureaux et les résidences du personnel international respectent les normes de sécurité, de santé et de sûreté.

Gestion des transports

• Assurer une maintenance rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide.
• Veiller à ce que les rapports de transport et les recommandations à l’intention de la CMT soient précis et opportuns.
• Évaluer régulièrement les besoins en matière de transport du programme national et veiller à ce que des solutions appropriées soient mises en œuvre.
• Veiller à ce que tous les bureaux adhèrent à la politique de gestion des transports et du parc automobile.
• Garantir une trace écrite claire et bien documentée dans les dossiers des systèmes
• Élaboration d’un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et informatique)
• Gestion du registre des immobilisations.
• Veiller à ce que tous les magasins et les actifs soient gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.
• Veiller à ce que les inventaires semestriels et les mises à jour du registre des actifs soient effectués et que les procédures de fin d’année soient achevées et approuvées.
• Assurer la représentation et la participation aux forums logistiques pertinents, en partageant les informations en temps utile.

Passation de marchés et gestion des actifs

• Garantir une acquisition efficace de biens et de services de manière transparente et responsable, en veillant à ce que l’organisation assure un bon rapport qualité-prix et à ce que les fonds des donateurs soient utilisés de manière justifiée.
• Préparer et superviser un plan annuel de passation de marchés pour chaque programme.
• Établir et tenir à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés
• Former, soutenir et contrôler le personnel impliqué dans la passation de marchés
• Diriger les appels d’offres, les contrats et les marchés publics internationaux

Technologie de l’information

• Organiser les demandes d’assistance du personnel informatique sous-régional, régional ou du siège, le cas éché