Support Servise Team Leader – Tapachula

El Consejo Danés para Refugiados (DRC) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, desplazados internos, repatriados y otras personas en movilidad, además de poblaciones locales vulnerables/comunidades de acogida. Actualmente, DRC busca personas altamente calificadas para el puesto de Support Servise Team Leader**.** Se trata de un contrato de 6 meses (renovables, sujeta a la disponibilidad de fondos y desempeño) cubriendo el estado de Chiapas, basado en Tapachula.

Desde 2020, DRC ha contribuido a la respuesta humanitaria a la crisis de migración mixta en México, y empezando en 2022, ampliará su operación a abordar las personas afectadas por el desplazamiento interno forzado por razones de violencia. Aunque una propuesta legal para prevenir el Desplazamiento forzado y atender a sus efectos permanece pendiente a nivel nacional, varios estados han adoptado marcos legales y definido las responsabilidades para prevenir y responder al desplazamiento interno.

Acerca del Puesto

El Líder de equipo de soporte será responsable de garantizar el correcto funcionamiento de las actividades de soporte en la base. Garantizando el cumplimento de los manuales, políticas y procesos DRC sobre finanzas, logística y recursos humanos. Así mismo, será responsable de supervisar y gestionar los equipos de soporte para garantizar dar una respuesta efectiva al equipo de programas con el propósito de efectuar una correcta implementación de los proyectos.

Responsabilidades:

Finanzas:

• Actualizar el seguimiento del presupuesto mensual (BFU) con las transacciones realizadas, previsiones y compromisos de la base.
• Realizar reuniones mensuales con el encargado de programas para actualizar el seguimiento de presupuesto, brindar sus análisis y recomendaciones e informar en tiempo y forma al jefe de soporte.
• Es responsable de las líneas presupuestarias de soporte.
• Realizar análisis e informes financieros requeridos por la jefatura de soporte.

Contabilidad y Tesorería:

• Preparar, contabilizar y cargar los pagos a bancos y al sistema de proveedores internos o externos.
• Garantizar que la documentación de respaldo para procesar los pagos, que estén acorde a las políticas del donante y cumpla con los requisitos de DRC.
• Garantizar el cumplimiento de procesos y coordinar el cumplimiento en tiempo y forma de auditorías internas y externas.
• Realizar el registro contable en el ERP de todas las transacciones realizadas por DRC México en la base
• Llevar el control de anticipos logísticos y programáticos de la base para asegurar que antes del cierre de cada mes se presenten los reportes correspondientes.
• Dar soporte al equipo de programas para cerrar los reportes de viaje y gastos reembolsables.
• Liderar los reportes financieros correspondientes a las revisiones, intermedias y finales de los proyectos implementados en la base.

Recursos Humanos

• • Responsable de capacitar al equipo de la base para comprender los procesos y políticas del departamento de soporte.
    • Responsable de realizar los reclutamientos del equipo de soporte en la base, así como dar apoyo a los reclutamientos del equipo de programas En conjunto con el oficial de RH de la base en CDMX quien supervisa los procedimientos de recursos humanos basados en la política global de personas, incluido el reclutamiento, desarrollo, desempeño, contratos, bienestar y planificación de personas y medidas disciplinarias.
    • Brindar apoyo al oficial de HR en CDMX para realizar las contrataciones, cierres de contrato, dando un feedback mensual sobre las renovaciones de contratos acorde a la cobertura financiera.
    • Brindar apoyo y soporte a reportes administrativos básicos de la base.

Logistica- Supply

• Supervisar y brindar acompañamiento a las actividades del asistente de soporte – supply para garantizar que los procesos de logística y especialmente de compras se cumplan según las regulaciones de DRC y el donante.
• Realizar un seguimiento semanal de las actividades del asistente de supply y garantizar que este actualice el seguimiento de compras para mantener informado al equipo sobre las solicitudes realizadas.
• Es responsable de revisar la documentación de respaldo para todos los procesos de compras antes de gestionar los pagos a proveedores.
• Velar porque las herramientas de reporte como ser control de inventarios, bitácoras de vehículos y mantenimiento, reportes de contratos por servicios estén actualizados e informa al asistente de supply y a las personas relacionadas el vencimiento de estos en tiempo y forma.

Responsabilidades transversales

• Responsable clave para la supervisión, organización de la gestión de actividades del equipo de soporte.
• Capacidad para llevar a acabo reuniones exitosas y apoyar en la base al jefe de soporte en las diversas actividades del área de soporte.
• En conjunto con el gerente de protección, y el jefe de soporte vela porque la comunicación de información relacionada a temas específicos de soporte se comunique en tiempo y forma al resto del equipo.
• Mantener una comunicación asertiva y de respeto con el resto del personal, brinda soporte y seguimiento al personal de asistente de supply y al conductor de la base.
• Garantizar el cumplimiento de la logística y uso de los vehículos en conjunto con supply.
• Brindar seguimiento al cumplimiento de los procesos y políticas generales de DRC México.
• Mantener reuniones regulares con el Jefe de soporte para dar seguimiento a las activades relacionadas a su puesto, e informa inmediatamente en caso de alguna situación de emergencia que requiera las debidas aprobaciones del equipo de SMT (Senior Management Team )

Experiencia Técnica y Competencias

• Mínimo 3 años de experiencia en puestos de supervisión y en puestos relacionados a las áreas de soporte especialmente en áreas de finanzas y administración.
• Buen manejo de políticas relacionadas a Finanzas y Supply.
• Manejo de presupuestos y seguimiento de estos es indispensable.
• Conocimiento de las regulaciones y políticas de donantes como ECHO, UNHCR son deseables y será considerado como un valor agregado en la selección.
• Iniciativa y capacidad de resolución de conflictos es indispensable.
• Máximo nivel de respeto e integridad en el trato con proveedores.
• Capacidades analíticas.
• Orientación a la resolución de problemas.
• Capacidad de trabajo bajo presión.
• Excelente manejo con herramientas tecnológicas.
• Manejo intermedio en Word, Excel y PowerPoint.

Educación:

Diploma o Título universitario en Administración de Empresas / Logística / Comercio Internacional o su equivalente en experiencia.

Lenguajes:

• Español indispensable
• Dominio del idioma inglés (Indispensable)