Supply Chain Manager

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d’assainissement, d’abris, de réhabilitation et d’éducation. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’aux Etats Unis, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d’urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.

L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’Est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni situé à 50 Kms d’Amdjarass dans la région du BET.

Depuis Août 2008, IRC assure la gestion des projets santé des camps de réfugiés de Bredjing et Treguine situé à 7 km de Hadjer Hadid dans la région d’Ouaddaï. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En Mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. L’IRC met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l’IRC s’intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Pour le besoin de ses services, IRC cherche à recruter un(e) Manager Supply Chain (H/F) qui sera affecté(e) à Liwa.

Titre du poste : Manager Supply Chain

Lieu d’affectation : Liwa

Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée

Début du contrat : Aussitôt que possible.

Superviseur direct : Base Manager / Supply Chain Coordinator

Date de clôture : 08 février 2022

CADRE DE TRAVAIL :

Principales responsabilités :

• Sous la supervision du chef de Base, le Manager Supply Chain aura comme responsabilité la gestion de la chaine d’approvisionnement et la supervision de toute l’équipe supply chain de la sous délégation du Lac (Bol, Bagasola et Liwa). Le travail à ce niveau, implique une variété de devoirs où les décisions sont limitées au cours d’action nécessaires pour accomplir les tâches assignées et selon les instructions établies.
• Les procédures standards sont bien définies, fournies par les instructions du superviseur selon les procédures de l’organisation. Les tâches les plus difficiles sont révisées progressivement. L’exactitude du travail individuel s’obtient en relation avec les processus, les services et le travail des autres.
• De manière spécifique, le Manager supply chain, aura pour responsabilités :

Responsabilités spécifiques :

A. Gestion de l’équipe de Supply Chain du site

• Recevoir et orienter les nouveaux staffs Supply Chain du site selon les procédures d’orientations ;
• Elaborer un plan de développement du personnel. Se rassurer que votre personnel comprenne parfaitement la description de ses tâches et qu’il est tenu pour responsable de sa fonction ;
• Se rassurer que tout le personnel ait reçu une formation nécessaire pour bien accomplir ses tâches ;
• Fixer les objectifs et tenir des rencontres régulières avec l’équipe pour évaluer les progrès ;
• Superviser et gérer l’équipe chargée des achats, les magasiniers, et le personnel de transport ;
• Identifier les lacunes en personnel et/ou en compétences du site et veiller à ce que ces lacunes/besoins soient satisfaits ;
• Soutenir le recrutement de tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement du site et superviser le département au quotidien ;
• Apporter un feedback à travers des évaluations de performances de l’équipe Supply Chain ;
• Recommander au coordonnateur terrain en collaboration avec la coordinatrice de supply chain, le niveau du personnel de département Supply chain.

B. Achats

• S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC ainsi que les code de conduite en la matière ;
• S’assurer que tous les projets disposent d’un procurement plan et travailler de commun accord avec les programmes pour sa mise à jour ;
• De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les engagements financiers ;
• Appuyer le Manager de l’approvisionnement pour prioriser un approvisionnement stratégique à travers la mise en place de MPA/MSA afin d’obtenir un meilleur rapport qualité/prix avec les fournisseurs sélectionnés en toute transparence ;
• S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées soient livrées en temps requis, informer les programmes et départements demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
• Veiller à ce que les acheteurs associent les programmes et les départements support dans l’analyse et dans la réception de leurs commandes ;
• S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO …) avant de les soumettre au magasinier pour réception ;
• Travailler avec les programmes et départements supports, et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
• S’assurer que le Procurement Officer travaille pour accepter les PR (purchase Request) dans le système de BVA qui est en ligne et qu’il mette chaque fois à jour le statut de chaque PR ;
• Suivre les paiements avec la finance pour s’assurer que le fournisseur soit payé à temps ;
• Coordonner avec N’Djamena les achats du site et s’assurer qu’ils sont traités et livrés à temps et avec diligence pour le bon fonctionnement du bureau et des activités ;
• Maintenir un système d’archivage des dossiers d’achats et des fournisseurs pour faciliter les audits ;
• S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite sont légalement enregistrés au Tchad et adhèrent aux procédures d’approvisionnement en vigueur ;
• Garantir la mise à jour de la liste des fournisseurs présélectionnés.

C. Gestion des stocks /Réception et expédition des articles

• Veiller à ce que la réception, l’inspection des articles pendant l’enregistrement et l’expédition des biens qui entrent et sortent du stock suivent la méthode FIFO, avec le strict respect des procédures et documents dûment approuvés par les personnes autorisées conformément aux règles en vigueur ;
• Veiller à ce qu’il ait une mise à jour quotidienne de tous les mouvements des stocks dans la base de données du site et que tous les documents de réception et d’expédition soient conformes aux procédures en vigueur ;
• Avant toute réception des biens livrés par les fournisseurs, s’assurer de leur conformité par rapport à la qualité/prix et à la quantité en commun accord avec le programme ou département demandeur ;
• Communiquer efficacement avec les gestionnaires des stocks ordinaires/pharmacies sur les sites lors des mouvements de transactions intersites ;
• Assurer un stockage soigneux des biens selon les standards de l’IRC en vigueur ;
• Veiller à la dégradation des produits dont le stockage est délicat, veiller aux dates de péremption des produits stockés et proposer des solutions au superviseur ;
• Avertir dans les meilleurs délais le programme/département concerné, des risques de rupture de stock des produits consommables sur la base des stocks minimum préconisés ;
• S’assurer des conditions optimales de sécurité des biens dans les magasins ;
• Rendre systématique les inventaires improvisés et le comptage de l’inventaire cyclique de 20% tel que recommandé par les SOPs et partager la situation avec le superviseur ;
• Evaluer les besoins en manutention pour le chargement et le déchargement des biens, assurer la gestion du travail des manutentionnaires et faciliter leur paiement ;

• Maintenir le classement physique et électronique à jour de tous les documents relatifs à la gestion des stocks et des consommables bureautiques.**D.** Gestion des Assets

• Assurer un enregistrement systématique dans la base de données du site de tous les Assets d’IRC et leur étiquetage en collaboration avec le manager asset/stock ;

• Assurer le suivi des mouvements des Assets IRC au niveau du site et leur mise à jour dans la base de données en collaboration avec les gestionnaires des stock/asset de terrain ;

• S’assurer de la présence dans les archives de la documentation d’affectation individuelle des assets, celle de tout mouvement d’un Asset entre les employés, entre les bureaux et entre les sites ;

• Mettre en place un disposal plan selon les politiques en en vigueur pour chaque Asset et le maintenir à jour pour faciliter la prise des décisions des opérations pour le remplacement des assets ;

• Proposer, établir et faire approuver les documents de disposition des Assets par les personnes habilitées ;

• Archiver les rapports sur les incidents qui touchent les assets pour bien documenter le contenu de la colonne observation de la base des données des Assets ;

• Participer à l’inventaire physique de Assets IRC au niveau du site et s’assurer que les politiques y relatives soient suivies par tous ;

• Maintenir le classement (physique et électronique) des assets

E. Gestion de la flotte (transport)

• Assurer le respect des procédures efficaces pour la livraison des marchandises et des fournitures ;
• Justifier le transport de toutes les marchandises ;
• Superviser la gestion du transport et des chauffeurs et s’assurer que ces derniers soient proprement outillés pour leur permettre d’accomplir leurs tâches ;
• Assurer des rapports de maintenance appropriés de la flotte du site ;
• Programmer la maintenance préventive régulière et opportune des véhicules et générateurs du site ;
• Préparer les rapports mensuels relatifs à l’utilisation du carburant, les dépenses pour la maintenance et le kilométrage par véhicule et les soumettre au coordonnateur de terrain et coordinatrice supply chain pour la révision ;
• Maintenir les rapports/autorisations d’octroi de carburant ;
• S’assurer que tous les véhicules de IRC et ceux de location sont bien gardés comme prévu et convenablement conduits selon le standard de IRC ;
• S’assurer que la planification d’utilisation des véhicules de IRC se fait dans la transparence et d’une manière rationnelle ;
• Produire les rapports mensuels sur l’usage du carburant, kilométrage, réparation et coût de maintenance par véhicule et les soumettre au Coordinateur du terrain/Coordinatrice Supply chain ;
• Etablir les contrats de location des véhicules dans les délais et les soumettre au coordinateur de terrain pour approbation ;
• S’assurer que les véhicules IRC soient équipés des moyens de communication, des kits utiles, kits de premier secours et autres pièces d’urgences nécessaires

F. Point focal sécurité

• Surveiller le contexte local et en informer le Manager sécurité et le DDO ;
• Identifier les risques de sûreté et de sécurité pour le personnel, les programmes et les actifs de IRC au niveau du site de terrain ;
• Suggérer des mesures d’atténuation visant à minimiser ces risques ;
• Appuyer l’équipe de sécurité dans la mise en place des plans de gestion de sécurité (SMP) de terrain et des procédures d’urgence pour le site de terrain (hibernation, déménagement) ;
• Gérer et signaler les incidents de sécurité survenus au niveau du site de terrain ;
• Surveiller la présence et l’état des équipements de sécurité sur les sites de IRC.

G. Rapportage

• Produire et transmettre les rapports mensuels revus et approuvés par le Base Manager (rapport consommation carburant, rapport stock et assets, rapport maintenance véhicules, rapport de distribution) au Manager Asset & Stock au plus tard le 2ème jour du mois suivant ;
• Appuyer le Base Manager dans la désignation du comité d’inventaire en fin d’année fiscale et produire les rapports d’inventaires annuels de stock et assets ;
• Réaliser le SCAT au minimum une fois par an et s’assurer de la réalisation du plan d’action ;
• Le Manager supply chain doit efficacement utiliser les outils de gestion mis à sa disposition tels que «BvA», «Scorecard», SCAT, PIT, etc. pour mieux analyser l’état d’avancement des activités et appuyer le coordinateur supply chain dans les prises de décisions.

QUALIFICATIONS

• Avoir un diplôme Master ou Licence en Logistique, Administration, organisation des entreprises ou dans un domaine connexe pertinent ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle au minimum de travail dans les domaines similaires avec les ONG internationales ou agences des Nations Unies ;
• Etre capable de travailler en situation difficile tout en respectant les règles et procédures d’IRC ;
• Avoir une bonne habilité à communiquer et à travailler dans un milieu multiculturel ;
• Etre honnête et de bonne moralité et capable d’assurer une bonne discrétion professionnelle ;
• Etre capable d’entretenir une bonne collaboration avec l’équipe ;
• Une expérience de travail avec les fournisseurs au Tchad au niveau national est un atout ;
• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Bonne maitrise de l’outil informatique Excel et Word
• La maitrise de la langue anglaise serait un atout.

IRC Way :

• Maintenir une approche positive et proactive envers le travail et la communauté bénéficiaire
• Respecter tous les règlements d’IRC.
• Promouvoir les valeurs de l’IRC (IRC Way) par un comportement crédible envers les collègues, les partenaires et clients.
• Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leur dossier de candidature composé d’une lettre de motivation adressée à la directrice Pays, d’un CV actualisé et détaillé, d’une photocopie de la carte d’identité nationale et/ou du passeport et des photocopies (non légalisées) de diplômes et certificats à :

Valeurs de l’IRC

• Intégrité : nous sommes ouverts, honnêtes et dignes de confiance auprès de nos bénéficiaires, partenaires et collègues.**

• Service : notre responsabilité principale envers les individus que nous servons : bénéficiaires

• Responsabilité : nous sommes responsables de notre comportement, de nos actions et de nos résultats.

• Egalité : nous garantissons un traitement équitable ainsi qu’un accès équitable aux opportunités à tous les clients et collègues

Les travailleurs de l’IRC et de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service, l’égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et l’abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l’intégrité fiscale et l’anti-représailles.